Hoe registreer ik in de registratietool?

Ben je een medewerker van een gemeentelijke vrijetijdsdienst? We helpen je graag met de organisatie aan onze bevraging. Dat kan in drie stappen.

 

1. CONTACTEER DE MEDEWERKERS VAN VRIJE TIJD

Je werkt voor de registratie het beste samen met de medewerkers van de diverse gemeentediensten in de beleidsvelden cultuur, jeugd en sport. De cultuurbeleidsmedewerker dient de lokale bibliothecaris en de directeur van de cultuurhuizen te betrekken.



 

2. BEPAAL WIE WELKE GEBRUIKERSROL OPNEEMT VOOR REGISTRATIE

De registratietool geeft toegang aan drie gebruikersrollen. Samen met jouw collega’s ga je na wie een bepaalde rol opneemt. Er zijn twee primaire rollen: (1) een invoerder, en (2) een coördinator. De rollen kunnen aan meerdere personen worden toegewezen. Je kan slechts één rol opnemen.

Een invoerder is een lokale cultuur-, jeugd-, sport-, of vrijetijdsambtenaar die data invoert in de velden van de registratietool. Er zijn acht rubrieken met een aantal vragen. De invoerder moet zijn ingevoerde data opslaan. De data kunnen daarna nog steeds aangepast worden.

Een coördinator is een lokale cultuur-, jeugd-, sport-, of vrijetijdsambtenaar die ook het afdelingshoofd kan zijn, of de directeur van de gemeentelijke vrijetijdsdienst. De coördinator controleert de data die door de invoerders werden ingevoerd en past die eventueel aan. De coördinator bevestigt de data op een aparte overzichtspagina. Eens bevestigd kunnen de data niet meer worden aangepast, tenzij je een tegenbericht krijgt van het projectteam van de lokale vrijetijdsmonitor.

Naast deze twee rollen, voorziet de vrijetijdsmonitor nog een derde, secundaire rol; de rol van raadpleger. Die is er bijvoorbeeld voor de schepen, de algemeen directeur of een andere betrokkene, zoals de bibliothecaris of de directeur van een cultuurhuis. Een raadpleger kan noch data invoeren, noch data bevestigen. Hij of zij kan de invoer vanuit die rol wel mee opvolgen in de registratietool.

 

3. CONTACTEER DE BEHEERDER VAN HET VO-GEBRUIKERSBEHEER

De registratietool is een afgeschermde applicatie van de Vlaamse overheid waar u inlogt met een digitale sleutel, bv. eID, token of een toepassing zoals ItsMe. Dat is nodig om op een veilige manier data te kunnen invoeren.

Een digitale sleutel verkrijg je op basis van jouw rijksregisternummer. De lokale vrijetijdsmonitor onthoudt dat nummer zelf niet. Het laat de eindgebruiker enkel toe om via het toegangs- en gebruikersbeheer van de Vlaamse overheid (VO-gebruikersbeheer) een beveiligde toegang en specifieke rechten te verkrijgen.

Enkel de beheerder van het VO-gebruikersbeheer in jouw stad of gemeente kan een bepaalde gebruikersrol aan je toekennen. Het VO-gebruikersbeheer is de hoofdbeheerder van alle beveiligde applicaties van de Vlaamse overheid. Die gunt aan enkele medewerkers van de lokale besturen het recht om voor de eigen diensten specifieke gebruikersrollen toe te kennen. Meestal is dit de algemeen directeur van de gemeente, of iemand van de IT-afdeling. 

Bezorg hem of haar jouw rijksregisternummer, samen met de gewenste rol voor de registratietool. Je krijgt pas toegang tot de registratietool van zodra de lokale beheerder het specifieke recht CJM Vrijetijdsmonitor Gebruiker heeft toegekend.

Stuur een mailtje naar vrijetijdsmonitor@vlaanderen.be als je niet weet wie de lokale beheerder in jouw gemeente is.

Nu kan je aan de slag! 

Klik door naar de registratietool om de gegevens voor jouw stad of gemeente in te voeren. Raadpleeg op de welkomstpagina de handleiding of bekijk er het instructiefilmpje voor meer toelichting. Bedankt voor je inzet!