Internationale, landelijke en bovenlokale cultureel-erfgoedprojecten

• Wat
• Voor wie
• Voorwaarden
• Criteria
• Indiendata
• Hoe aanvragen
• Beoordeling van je aanvraag
• Toekenning en uitbetaling
• Gebruik logo Vlaamse Gemeenschap
• Wijziging timing project of fundamentele wijziging inhoudelijk plan
• Verantwoording
• Toezicht
• Meer info en hulp

Projectsubsidies worden toegekend voor:

• het uitvoeren van een of meer functies (= basistaken van de cultureel-erfgoedwerking);
• het aanbieden van een dienstverlenende rol.

De basistaken van cultureel-erfgoedwerking:

• herkennen en verzamelen: het benoemen, in kaart brengen, registreren, documenteren, waarderen, verwerven, selecteren en herbestemmen van cultureel erfgoed;
• behouden en borgen: het verzekeren van het voortbestaan van cultureel erfgoed door het in adequate omstandigheden te bewaren, te conserveren, te restaureren, te actualiseren, te borgen en door te geven;
• onderzoeken: het onderzoeken van cultureel erfgoed en van cultureelerfgoedwerking of het stimuleren en faciliteren ervan;
• presenteren en toeleiden: het delen van cultureel erfgoed met erfgoedgemeenschappen, met het grote publiek of met specifieke doelgroepen via presentatie, toeleiding, educatie en door het beschikbaar te maken voor raadpleging en gebruik;
• participeren: het actief betrekken van de maatschappij, in het bijzonder van erfgoedgemeenschappen, bij cultureelerfgoedwerking.

Je kunt de projectsubsidie aanvragen voor bijvoorbeeld tentoonstellingen, waarderingstrajecten, initiatieven rond behoud en beheer, onderzoek en participatieve trajecten. Ook voor eenmalige publicaties kan je een aanvraag indienen. Bij projectsubsidies voor een dienstverlenende rol ligt de focus op het ontwikkelen en delen van expertise met de sector.

Een aanvraag voor projectsubsidies heeft een maximale looptijd van 3 jaar.

Organisaties die aangeduid zijn als cultureel-erfgoedinstelling, komen alleen in aanmerking voor een projectsubsidie voor projecten met een internationale schaalgrootte, reikwijdte en relevantie.

Ontvankelijkheidsvoorwaarden

Om in aanmerking te komen moet een organisatie:

• beschikken over een rechtspersoonlijkheid zonder winstgevend doel of  over een publiekrechtelijke rechtspersoonlijkheid;
• gevestigd zijn in Vlaanderen of een Nederlandstalige organisatie zijn gevestigd in Brussel;
• voldoen aan een van de volgende voorwaarden:
  • beschikken over een kwaliteitslabel of een werkingssubsidie ontvangen op basis van het Cultureelerfgoeddecreet;
  • samenwerken met een organisatie die een werkingssubsidie ontvangt op basis van het Cultureelerfgoeddecreet;
• tijdig en volledig een aanvraag indienen.

Bijkomende subsidiëringsvoorwaarden

• Het project heeft in hoofdzaak betrekking op cultureel-erfgoedwerking.
• Het project heeft een landelijke of internationale schaalgrootte, reikwijdte en relevantie. Een bovenlokale schaalgrootte, reikwijdte en relevantie volstaan als:
  • het project niet in aanmerking komt voor subsidiëring op basis van andere regelgeving voor de ondersteuning van bovenlokale cultuurprojecten;
  • de aanvrager een van de volgende organisaties is:
    
    a) een collectiebeherende cultureel-erfgoedorganisatie met een kwaliteitslabel, die niet ingedeeld is of ingedeeld is bij het bovenlokale niveau;
    
    b) een bestuur dat een werkingssubsidie ontvangt voor een dienstverlenende rol op bovenlokaal niveau.
• Het project overstijgt de structurele werking van de organisatie.
• Het project heeft geen betrekking op een van de volgende initiatieven:
  • de aankoop of restauratie van cultureel erfgoed;
  • academisch onderzoek dat niet vertrekt vanuit de eigen cultureelerfgoed werking;
  • een dienstverlenende rol die wordt opgenomen door een cultureelerfgoed organisatie die op basis van dit decreet een werkingssubsidie ontvangt;
  • het bouwen, verbouwen of aankopen van infrastructuur.

Een aanvraag voor projectsubsidies wordt beoordeeld op basis van volgende criteria:

• de meerwaarde van het project voor het cultureel-erfgoedveld;
• de kwaliteit van het inhoudelijke concept, de concrete uitwerking van het project en de haalbaarheid ervan;
• de samenwerking met andere relevante actoren;
• de duurzame verankering van de resultaten;
• de wijze waarop er invulling wordt gegeven aan de strategische visienota Cultureel Erfgoed;
• de haalbaarheid en het realiteitsgehalte van de begroting. De noodzaak voor een projectsubsidie wordt aangetoond in de begroting, rekening houdend met de eigen ontvangsten uit het project.

Je kunt tweemaal per jaar een aanvraag indienen:

• Voor een project dat start in de eerste jaarhelft, is de uiterste indiendatum 15 september van het jaar dat voorafgaat.
• Voor een project dat start in de tweede jaarhelft, is de uiterste indiendatum 15 maart van hetzelfde jaar.

Je kunt een projectsubsidie aanvragen via de webapplicatie KIOSK.

Bekijk de veelgestelde vragen (versie 30.01.2024) voor je aan de aanvraag begint.

Binnen de vijftien dagen na de uiterlijke indiendatum ontvang je een bericht met de melding of je aanvraag ontvankelijk is.

Vervolgens onderzoekt de administratie of de aanvrager voldoet aan de subsidiëringsvoorwaarden, toetst de aanvraag aan de criteria en stelt een ontwerp van beslissing op. Ze laat zich daarin bijstaan door meerdere externe experten.

De minister van Cultuur neemt een beslissing op basis van het ontwerp van beslissing van de administratie. Die beslissing wordt uiterlijk genomen vier maanden na de indiendatum:

• op 15 juli, voor aanvragen ingediend tegen 15 maart
• op 15 januari, voor aanvragen ingediend tegen 15 september van het voorgaande jaar.

Maximum vijftien dagen na de beslissing van de minister brengt de administratie jou daarvan op de hoogte.

De projectsubsidie wordt in verschillende schijven uitbetaald:

• Het voorschot van 90% wordt uitbetaald kort na de beslissing.
• Het saldo van 10% wordt uitbetaald na de controle van de verantwoording.

Eens de werkingssubsidie is toegekend, moet je het logo van de Vlaamse Gemeenschap vermelden in al je communicatie.

• Nadat het project wordt toegekend, houden de aanvragers zich aan de vooropgestelde begin- en einddata die vermeld staan in het besluit. Als het project niet binnen deze timing kan gerealiseerd worden, is het mogelijk om uitstel te vragen. Bezorg het formulier ten laatste één maand voor de vooropgestelde einddatum.
  
   
• Het is mogelijk dat de aanvrager andere accenten legt dan initieel voorzien in de projectplanning. Dergelijke wijzigingen kunnen enkel op voorwaarde dat er niet afgeweken wordt van de oorspronkelijke doelstellingen van het project. Bij vragen hierover neem je contact op via het KIOSK-contactformulier.
  
   
• Significante wijzigingen in de uitvoering van een project moeten vooraf en zo snel mogelijk ter goedkeuring aan het Departement Cultuur, Jeugd en Media voorgelegd worden. Bezorg het formulier ten laatste één maand voor de geplande wijziging. 

Organisaties moeten een verantwoording indienen via KIOSK.

De verantwoording bestaat uit:

• een inhoudelijk verslag over de uitvoering van het project. Eventuele afwijkingen ten opzichte van de aanvraag, of in voorkomend geval van de aangepaste projectplanning, worden daarbij toegelicht; 

• een financiële verantwoording die bestaat uit: 
  
  a) een overzicht van de kosten en opbrengsten van het project; 
  
  b) bewijsstukken voor de besteding van de projectsubsidie; 

• een lijst met beleidsrelevante gegevens, indien voorzien in het model van eindverslag.

De organisatie waaraan een projectsubsidie werd toegekend, bezorgt de verantwoording aan de administratie, uiterlijk drie maanden nadat het project beëindigd is.

Het Departement Cultuur, Jeugd en Media oefent toezicht uit op basis van de verantwoording.

Bij het toezicht gaat het departement na of: 

• de doelstellingen waarvoor de projectsubsidie is toegekend, zoals beschreven in de aanvraag, of, in voorkomend geval, in de aangepaste projectplanning, rekening houdend met de beslissing van de minister, gerealiseerd zijn; 
• de projectsubsidie is aangewend in overeenstemming met de doelstellingen van het project;
•  de subsidievereiste is nageleefd.

Als het departement vaststelt dat er onvoldoende kosten zijn, wordt een deel van de subsidie ingehouden.

FARO, Vlaams steunpunt voor cultureel erfgoed kan jou helpen om je subsidieaanvraag correct op te stellen.