Subsidie toegekend

Logo

Vermeld bij alle publieke communicatie in het kader van de cultureelerfgoedwerking de steun van de Vlaamse Gemeenschap. Gebruik daarvoor het logo van de Vlaamse overheid.

Informatie delen

Licht het Departement Cultuur, Jeugd en Media zo vroeg mogelijk in bij ontwikkelingen.

Openbaarmaking

Maak de resultaten van je gesubsidieerde activiteiten bekend via je website.

Uitbetaling

De werkingssubsidie wordt in drie delen uitbetaald:

1. een eerste voorschot van 45% vanaf 1 februari;
2. een tweede voorschot van 45% vanaf 1 juli;
3. het saldo van 10% na de uitvoering van het jaarlijkse toezicht in het volgende jaar.

Reserve

Tijdens de beleidsperiode kan een gesubsidieerde organisatie een reserve aanleggen ten laste van de subsidie.

Volgende regels gelden voor reservevorming:

1. Maximaal 20% van het op jaarbasis toegewezen subsidiebedrag mag worden aangewend voor de aanleg van reserves.
   De totale gecumuleerde reserves kunnen maximaal 50% van het subsidiebedrag van de laatst gesubsidieerde werkingsperiode bedragen.
2. Reserves die ten laste van een subsidie aangelegd zijn, mogen alleen worden aangewend voor de doelstelling waarvoor de initiële subsidie is toegekend.
3. Reserves die ten laste van een subsidie zijn aangelegd, worden teruggevorderd op het einde of bij de vervroegde stopzetting van de gesubsidieerde activiteit.
4. Een sociaal passief aanleggen ten laste van een subsidie mag alleen als er daarvoor in een rechtsgrond is voorzien in een decreet of reglementaire bepaling.

Jaarlijkse verantwoording

Bezorg ons jaarlijks uiterlijk op 1 april een verantwoording over het voorafgaande jaar. Je dient de documenten in via KIOSK.

De jaarlijkse verantwoording bestaat uit volgende onderdelen:

1. een functionele verantwoording waarin gerapporteerd wordt over de doelstellingen waarvoor de werkingssubsidie is toegekend. Gebruik vrijblijvend het sjabloon voor het inhoudelijk verslag.

2. een financiële verantwoording die bestaat uit:

• de jaarrekening, die bestaat uit de balans, de resultatenrekening en de toelichting, van de rechtspersoon. De jaarrekening wordt opgesteld conform de standaardmodellen die de Nationale Bank van België ter beschikking stelt;
• het verslag van een erkende accountant of bedrijfsrevisor die niet betrokken is bij de dagelijkse werking van de organisatie, met commentaar bij de waarheidsgetrouwe weergave van de balans en de resultatenrekening;

OF

als de werkingssubsidie is toegekend aan een bestuur of aan een cultureelerfgoedorganisatie die een onderdeel is van een bestuur, kan de financiële verantwoording bestaan uit:

• een overzicht van de kosten en de opbrengsten;
• het verslag van de persoon die door het bestuur belast is met het financieel toezicht, met commentaar bij de waarheidsgetrouwe weergave van het overzicht van de kosten en de opbrengsten;

3. een overzicht van de individuele bezoldigingen, waarin de totale loonkost per werknemer vermeld wordt. Gebruik vrijblijvend het formulier ‘Verantwoording personeel’.  

Organisaties met een bovenlokale dienstverlenende rol (cultureel-erfgoedconvenants) gebruiken het verplichte formulier ‘Verantwoording personeel en inhoudelijke kosten’. Daarin wordt een overzicht van de individuele bezoldigingen en de inhoudelijke kosten van het cultureel-erfgoedconvenant opgenomen. 

4. een formulier met beleidsrelevante gegevens. Gebruik het verplichte formulier ‘Beleidsrelevante gegevens’ (nieuwe versie beschikbaar vanaf 16 december 2024).

5. een formulier publieksbereik (enkel voor musea, archieven, en erfgoedbibliotheken). Gebruik het verplichte formulier ‘Publieksbereik’ (beschikbaar vanaf 16 december 2024).

Jaarlijks toezicht

Op basis van de jaarlijkse verantwoording oefent het departement jaarlijks toezicht uit op de aanwending van de werkingssubsidie.

Evaluatie

Het departement voert twee keer een evaluatie uit:

1. een tussentijdse evaluatie;
2. een eindevaluatie.

De tussentijdse evaluatie omvat een zakelijk-beheersmatige evaluatie en een inhoudelijke evaluatie van de doelstellingen en aandachtspunten.

• Bij de zakelijk-beheersmatige evaluatie wordt het engagement om te voldoen aan de principes van goed bestuur getoetst.
• De inhoudelijke evaluatie betreft een globale inschatting over de mate waarin de doelstellingen werden uitgevoerd.

De tussentijdse evaluatie gebeurt mede op basis van een zelfevaluatie door de organisatie. Het departement geeft daarover tijdig instructies. De bevindingen van de tussentijdse evaluatie worden meegedeeld uiterlijk zes maanden voor het indienen van een aanvraag voor een werkingssubsidie voor de volgende beleidsperiode.

De eindevaluatie wordt uitgevoerd na het indienen van de jaarlijkse verantwoording voor het laatste jaar van de beleidsperiode.