Tussenkomsten voor internationale uitwisseling (reis- en verblijfskosten)

• Wat
• Voor wie
• Welke kosten
• Ontvankelijkheidsvoorwaarden
• Criteria
• Indiendata
• Hoe aanvragen
• Beoordeling van je aanvraag
• Steunvermelding
• Verantwoording
• Toezicht
• Meer info en hulp

Een tussenkomst voor internationale uitwisseling dient als financiële ondersteuning voor cultureel-erfgoedorganisaties waarvan één of meerdere medewerkers voor een langere periode werk- en leerervaring in het buitenland opzoeken.

Medewerkers van cultureel-erfgoedorganisaties kunnen op de subsidie beroep doen om zich te herbronnen, zich in te werken in internationale ontwikkelingen, en om nieuwe inzichten op te doen buiten de werking van de eigen organisatie.

Eenmalige en kortstondige deelnames aan bv. internationale conferenties of netwerkmomenten komen niet in aanmerking. Dat behoort tot de basisverantwoordelijkheid van de werkgever (in dit geval de gesubsidieerde cultureel-erfgoedorganisaties) ten opzichte van zijn personeel. 

De Vlaamse overheid wil met de tussenkomsten voor internationale uitwisseling een bijdrage leveren aan de competentieontwikkeling en het vakmanschap van diverse cultureel-erfgoedwerkers zoals onderzoekers, curatoren, publiekswerkers, en restauratoren.

Een cultureel-erfgoedorganisatie die binnen het Cultureelerfgoeddecreet gesubsidieerd wordt of beschikt over een kwaliteitslabel op basis van het Cultureelerfgoeddecreet, kan een aanvraag indienen.

De personen waarvoor een tussenkomst wordt aangevraagd, zijn structureel tewerkgesteld bij de aanvragende organisatie. Een aanvraag kan ingediend worden voor meerdere

erfgoedprofessionals tegelijk.

Aanvragen in het kader van academisch onderzoek komen niet in aanmerking voor een tussenkomst.

De volgende uitgaven komen geheel of gedeeltelijk in aanmerking:

• reiskosten, dat zijn de kosten voor het vervoer van personen;
• verblijfkosten, dat zijn de kosten voor overnachtingen;
• inschrijvingskosten.

De volgende kosten komen niet in aanmerking:

• reiskosten die niet onmiddellijk verband houden met het initiatief;
• kosten- of dagvergoedingen;
• maaltijden, met uitzondering van het ontbijt indien dit inbegrepen is in de verblijfskost;
• loonkosten.

Een organisatie kan hoogstens drie aanvragen per jaar indienen, met een maximum subsidiebedrag van 7.000 euro per aanvraag.

Cultureel-erfgoedorganisaties die een tussenkomst voor internationale uitwisseling aanvragen, moeten: 

• beschikken over een rechtspersoonlijkheid zonder winstgevend doel of over een publiekrechtelijke rechtspersoonlijkheid;
• gevestigd zijn in Vlaanderen of een Nederlandstalige organisatie zijn gevestigd in Brussel;
• een werkingssubsidie ontvangen op basis van het Cultureelerfgoeddecreet of beschikt over een kwaliteitslabel op basis van dit decreet;
• de personen waarvoor een tussenkomst wordt aangevraagd, structureel tewerkstellen;
• tijdig en volledig een aanvraag indienen.

Aanvragen voor tussenkomst voor internationale uitwisseling worden beoordeeld op basis van volgende criteria: 

• de meerwaarde voor de cultureel-erfgoedorganisatie op het vlak van competentieontwikkeling en netwerking met betrekking tot cultureel-erfgoedwerking;
• de wijze waarop de opgedane kennis en ervaring binnen de eigen cultureel-erfgoedorganisatie en met het cultureel-erfgoedveld gedeeld zullen worden;
• de redelijkheid van de begrote kosten.

Een aanvraag voor een tussenkomst voor internationale uitwisseling moet minstens twee maanden voor de start van het initiatief ingediend worden (tenzij gemotiveerde uitzonderingen).

Je kan een tussenkomst voor internationale uitwisseling aanvragen via de webapplicatie KIOSK.

Een aanvraag bevat:

• een beschrijving van de locaties waar de internationale uitwisseling plaatsvindt;
• een beschrijving van de meerwaarde op het vlak van competentieontwikkeling en netwerking en de wijze waarop de opgedane kennis en ervaring gedeeld zullen worden;
• een overzicht van de verwachte kosten en opbrengsten;
• bijkomende informatie die opgevraagd wordt in KIOSK.

Elke aanvraag wordt beoordeeld op basis van de voorwaarden en de criteria. De administratie bundelt op maandelijkse basis alle ontvangen aanvragen, maakt een ontwerp van beslissing op en bezorgt dit aan de minister van Cultuur.

De minister van Cultuur neemt een beslissing over de tussenkomsten in de maand die volgt op de maand waarin de aanvraag werd ingediend. Maximum vijftien dagen na de beslissing van de minister brengt de administratie jou hiervan op de hoogte.

Elke gesubsidieerde organisatie is ertoe gehouden het logo van de Vlaamse Gemeenschap te vermelden bij alle publieke communicatie in het kader van het project door de standaardlogo's en de bijbehorende tekst en baselines te gebruiken.

Organisaties die een tussenkomst voor internationale uitwisseling ontvangen, moeten uiterlijk één maand na afloop van het verblijf een verantwoording indienen via KIOSK.

De financiële verantwoording bestaat uit een overzicht van de uitgaven van het verblijf.

De functionele verantwoording bevat een beschrijving van de activiteiten tijdens het verblijf in het buitenland.

Het Departement, Cultuur, Jeugd en Media oefent toezicht uit op de tussenkomst voor internationale uitwisseling. Ze gaat na of de toegekende subsidie gebruikt werd in overeenstemming met de doelstellingen en de financiële richtlijnen. Als er bij het toezicht ernstige tekortkomingen worden vastgesteld, kan een deel van of van de volledige toegekende projectsubsidie worden ingehouden of teruggevorderd.

FARO, Vlaams steunpunt voor cultureel erfgoed, kan jou helpen om je subsidieaanvraag correct op te stellen.