Internationale projecten die cofinanciering vereisen

• Wat
• Voor wie
• Voorwaarden
• Criteria
• Indiendata
• Hoe aanvragen
• Beoordeling van je aanvraag
• Subsidiebedrag
• Toekenning en uitbetaling
• Gebruik logo Vlaamse Gemeenschap
• Verantwoording
• Toezicht
• Meer info en hulp

Met projectsubsidies voor internationale projecten die cofinanciering vereisen, stimuleert de Vlaamse Gemeenschap de deelname van cultureel-erfgoedorganisaties uit Vlaanderen aan grootschalige internationale initiatieven.

Internationale instanties leggen soms op dat organisaties die intekenen op internationale projecten een gedeelte van de projectkost zelf financieren. Voor sommige Europese digitaliseringsprojecten legt de EU bijvoorbeeld op dat de helft van de kost gedragen moet worden op basis van cofinanciering. 

Veel cultureel-erfgoedorganisaties zijn echter niet in staat om die cofinanciering te realiseren binnen hun werkingsmiddelen. Door subsidies te voorzien voor dergelijke cofinanciering stimuleert de Vlaamse Gemeenschap dat cultureel-erfgoedorganisaties deelnemen aan internationale projecten. Dat resulteert tegelijk in extra middelen voor het cultureel-erfgoedveld in Vlaanderen door de inbreng van de internationale instanties. 

Enkel een organisatie die een werkingssubsidie ontvangt op basis van het Cultureelerfgoeddecreet kan subsidies voor cofinanciering aanvragen. De subsidie voor het realiseren van de cofinanciering kan pas aangevraagd worden nadat een aanvraag ingediend werd bij een internationale instantie. 

Indien meer dan één gesubsidieerde cultureel-erfgoedorganisatie uit Vlaanderen of Brussel deel uitmaken van hetzelfde projectconsortium, dan wordt per project één aanvraag ingediend door één van de organisaties. De verschillende betrokken organisaties kunnen geen afzonderlijke aanvraag indienen. De organisatie die de cofinanciering aanvraagt en coördineert, stort in het geval van een toekenning, het aandeel van de andere organisatie(s) door.

Organisaties die een aanvraag willen indienen, moeten:

• beschikken over een rechtspersoonlijkheid zonder winstgevend doel of over een publiekrechtelijke rechtspersoonlijkheid;
• gevestigd zijn in Vlaanderen of een Nederlandstalige organisatie zijn gevestigd in Brussel;
• een werkingssubsidie ontvangen op basis van het Cultureelerfgoeddecreet;
• participeren in een aanvraag die bij een internationale instantie of organisatie ingediend is.
• tijdig en volledig een aanvraag indienen.

Subsidieaanvragen voor internationale projecten die cofinanciering vereisen, worden beoordeeld op basis van volgende criteria:

• de meerwaarde van het project voor het cultureelerfgoedveld;
• de kwaliteit van het inhoudelijke concept, de concrete uitwerking van het project en de haalbaarheid ervan;
• de duurzame verankering van de resultaten;
• de beoordeling door de internationale instantie of organisatie, indien van toepassing;
• de wijze waarop er invulling wordt gegeven aan de strategische visienota Cultureel Erfgoed;
• de haalbaarheid en het realiteitsgehalte van de begroting. De noodzaak voor een projectsubsidie wordt aangetoond in de begroting, rekening houdend met de eigen ontvangsten uit het project;
• de mate waarin de aanvrager of de partners zelf bijdragen tot de vereiste cofinanciering en financiering die de internationale instantie of organisatie ter beschikking stelt.

Je kunt tweemaal per jaar een aanvraag indienen:

• Dien je een aanvraag ten laatste op 15 september in, dan start de cofinanciering tussen januari en juni van het volgende jaar.
• Dien je een aanvraag ten laatste op 15 maart in, dan start de cofinanciering tussen juli en december van hetzelfde jaar.

Je kunt een projectsubsidie, aanvragen via de webapplicatie KIOSK.

Bekijk de veelgestelde vragen voor je aan de aanvraag begint.

Binnen de vijftien dagen na de uiterlijke indiendatum ontvang je een bericht met de melding of je aanvraag ontvankelijk is.

Vervolgens onderzoekt de administratie of de aanvrager voldoet aan de subsidiëringsvoorwaarden, toetst de aanvraag aan de criteria en stelt een ontwerp van beslissing op. Ze laat zich daarin bijstaan door meerdere externe experten.

De minister van Cultuur neemt een beslissing op basis van het ontwerp van beslissing van de administratie. Die beslissing wordt uiterlijk genomen vier maanden na de indiendatum:

• op 15 juli, voor aanvragen ingediend tegen 15 maart;
• op 15 januari, voor aanvragen ingediend tegen 15 september van het voorgaande jaar.

Maximum vijftien dagen na de beslissing van de minister brengt de administratie jou daarvan op de hoogte.

Zodra de definitieve overeenkomst met de internationale instantie over de uitvoering van het project gesloten wordt, bezorg je die ondertekende overeenkomst, een definitieve begroting en het definitief projectplan aan het Departement Cultuur, Jeugd en Media. Op basis daarvan wordt een definitief subsidiebedrag bepaald en neemt de minister een definitieve beslissing over de toekenning van de projectsubsidie en de hoogte ervan. Het bedrag kan nooit hoger liggen dan het maximale bedrag dat eerder toegekend werd.

Voor de internationale projecten die cofinanciering vereisen wordt de beslissing genomen onder voorbehoud van definitieve goedkeuring van het project door de internationale instantie die de cofinanciering vereist. Als de internationale instantie de subsidiëring van het internationale project tussentijds stopzet of vermindert, wordt de projectsubsidie ook tussentijds stopgezet of evenredig verminderd.

De uitbetaling van de subsidie wordt afgestemd op de timing zoals deze door de aanvrager met de internationale instantie overeengekomen werd. Het beschikbaar stellen van een volgend voorschot of het saldo van de subsidie gebeurt in functie van een evaluatie door de internationale instantie. Het gaat voor elk project om maatwerk.

Eens de werkingssubsidie is toegekend, moet je het logo van de Vlaamse Gemeenschap vermelden in al je communicatie.

De organisatie waaraan een projectsubsidie werd toegekend, bezorgt de verantwoording uiterlijk drie maanden na de beëindiging van het project, zoals voorzien in de aanvraag. 

De verantwoording bestaat uit:

• een inhoudelijk verslag over de uitvoering van het project waarbij eventuele afwijkingen ten opzichte van de aanvraag of de oorspronkelijke projectplanning, worden toegelicht; 
• een financiële verantwoording die bestaat uit: 
  • een overzicht van de kosten en opbrengsten van het project; 
  • bewijsstukken voor de besteding van de projectsubsidie. 

De verantwoording van de projectsubsidie gebeurt via KIOSK.

Het Departement Cultuur, Jeugd en Media oefent toezicht uit op basis van de verantwoording.

Bij het toezicht gaat het departement na of: 

• de doelstellingen waarvoor de projectsubsidie is toegekend, zoals beschreven in de aanvraag, of, in voorkomend geval, in de aangepaste projectplanning, rekening houdend met de beslissing van de minister, gerealiseerd zijn; 
• de projectsubsidie is aangewend in overeenstemming met de doelstellingen van het project;
• de subsidievereiste van vermelding van het logo van de Vlaamse overheid is nageleefd. 

FARO, Vlaams steunpunt voor cultureel erfgoed, kan jou helpen om je subsidieaanvraag correct op te stellen.