Tussenkomsten voor internationale uitwisseling (reis- en verblijfskosten)

• Wat
• Voor wie
• Welke kosten
• Ontvankelijkheidsvoorwaarden
• Criteria
• Indiendata
• Hoe aanvragen
• Beoordeling van je aanvraag
• Steunvermelding
• Verantwoording
• Toezicht
• Meer info en hulp

Een tussenkomst voor internationale uitwisseling dient als financiële ondersteuning voor cultureel-erfgoedorganisaties waarvan één of meer medewerkers werk- of leerervaring in het buitenland opzoekt.

Met een tussenkomst wordt het mogelijk gemaakt om in een internationale context kennis en expertise uit te wisselen en te ‘leren op de werkvloer’. De uitwisseling komt de competenties ten goede van medewerkers, zoals onderzoekers, curatoren, publiekswerkers, en restauratoren, en versterkt de cultureel-erfgoedorganisatie.

Medewerkers van cultureel-erfgoedorganisaties kunnen bijvoorbeeld op de subsidie beroep doen voor kennisontwikkeling, om zich in te werken in internationale ontwikkelingen en om nieuwe inzichten op te doen in het buitenland. De subsidie kan ook gebruikt worden om op internationaal niveau aan expertise- en kennisdeling of netwerking te doen.

Aanvragen in het kader van academisch onderzoek komen niet in aanmerking voor een tussenkomst.

Ook het bijwonen van internationale conferenties of netwerkmomenten komt niet in aanmerking. Het is de basisverantwoordelijkheid van de erkende of gesubsidieerde cultureel-erfgoedorganisatie als werkgever om dat soort initiatieven mogelijk te maken voor haar personeel. Als er sprake is van een actieve bijdrage, bijvoorbeeld als spreker op een studiedag, kan wel een tussenkomst gevraagd worden.

Elke cultureel-erfgoedorganisatie die gesubsidieerd wordt of beschikt over een kwaliteitslabel op basis van het Cultureelerfgoeddecreet, kan een aanvraag indienen.

De persoon waarvoor een tussenkomst wordt aangevraagd, is structureel tewerkgesteld bij de aanvragende organisatie. Een aanvraag kan ingediend worden voor meerdere erfgoedprofessionals tegelijk.

De volgende uitgaven komen geheel of gedeeltelijk in aanmerking:

• reiskosten, dat zijn de kosten voor het vervoer van personen;
• verblijfkosten, dat zijn de kosten voor overnachtingen;
• inschrijvingskosten.

De volgende kosten komen niet in aanmerking:

• reiskosten die niet onmiddellijk verband houden met het initiatief;
• onkosten- of dagvergoedingen;
• maaltijden, met uitzondering van het ontbijt indien dat inbegrepen is in de verblijfskost;
• loonkosten.

Een organisatie kan hoogstens drie aanvragen per jaar indienen, met een maximum subsidiebedrag van 7.000 euro per aanvraag.

Cultureel-erfgoedorganisaties die een tussenkomst voor internationale uitwisseling aanvragen, moeten: 

• beschikken over een rechtspersoonlijkheid zonder winstgevend doel of over een publiekrechtelijke rechtspersoonlijkheid;
• gevestigd zijn in Vlaanderen of een Nederlandstalige organisatie zijn gevestigd in Brussel;
• een werkingssubsidie ontvangen op basis van het Cultureelerfgoeddecreet of beschikt over een kwaliteitslabel op basis van dit decreet;
• de personen waarvoor een tussenkomst wordt aangevraagd, structureel tewerkstellen;
• tijdig en volledig een aanvraag indienen.

Aanvragen voor tussenkomst voor internationale uitwisseling worden beoordeeld op basis van volgende criteria: 

• de meerwaarde voor de cultureel-erfgoedorganisatie op het vlak van competentieontwikkeling en netwerking met betrekking tot cultureel-erfgoedwerking;
• de wijze waarop de opgedane kennis en ervaring binnen de eigen cultureel-erfgoedorganisatie en met het cultureel-erfgoedveld gedeeld zullen worden;
• de redelijkheid van de begrote kosten.

Een aanvraag moet minstens twee maanden voor de start van het initiatief ingediend worden.

Als je de aanvraag minder dan twee maanden voor de start van het initiatief indient, moet je daar een adequate motivering voor geven.

Je kan een tussenkomst voor internationale uitwisseling aanvragen via de webapplicatie KIOSK.

Een aanvraag bevat:

• een beschrijving van de locaties waar de internationale uitwisseling plaatsvindt;
• een beschrijving van de meerwaarde op het vlak van competentieontwikkeling en netwerking en de wijze waarop de opgedane kennis en ervaring gedeeld zullen worden;
• een overzicht van de verwachte kosten en opbrengsten;
• bijkomende informatie die opgevraagd wordt in KIOSK.

Elke aanvraag wordt beoordeeld op basis van de voorwaarden en de criteria. De administratie bundelt op maandelijkse basis alle ontvangen aanvragen, maakt een ontwerp van beslissing op en bezorgt dit aan de minister van Cultuur.

De minister van Cultuur neemt een beslissing over de tussenkomsten in de maand die volgt op de maand waarin de aanvraag werd ingediend. Maximum vijftien dagen na de beslissing van de minister brengt de administratie jou hiervan op de hoogte.

Elke gesubsidieerde organisatie is ertoe gehouden het logo van de Vlaamse Gemeenschap te vermelden bij alle publieke communicatie in het kader van het project door de standaardlogo's en de bijbehorende tekst en baselines te gebruiken.

Organisaties die een tussenkomst voor internationale uitwisseling ontvangen, moeten uiterlijk een maand na afloop van de internationale uitwisseling een verantwoording indienen via KIOSK.

De financiële verantwoording bestaat uit een overzicht van de uitgaven van het verblijf.

De functionele verantwoording bevat een beschrijving van de activiteiten tijdens het verblijf in het buitenland.

Het Departement, Cultuur, Jeugd en Media oefent toezicht uit op de tussenkomst voor internationale uitwisseling. Ze gaat na of de toegekende subsidie gebruikt werd in overeenstemming met de doelstellingen en de financiële richtlijnen. Als er bij het toezicht ernstige tekortkomingen worden vastgesteld, kan een deel van of van de volledige toegekende projectsubsidie worden ingehouden of teruggevorderd.

FARO, Vlaams steunpunt voor cultureel erfgoed, kan jou helpen om je subsidieaanvraag correct op te stellen.