Tussenkomst in de kosten voor deelname aan een buitenlands initiatief

Over deze tussenkomst

Met deze tussenkomst in de kosten wil de Vlaamse overheid amateurkunstenaars en amateurkunstengroepen de kans geven internationale ervaringen op te doen en de Vlaamse amateurkunsten meer zichtbaar maken in het buitenland.

Je kunt een tussenkomst aanvragen voor deelname aan een buitenlands initiatief, bijvoorbeeld een buitenlandse wedstrijd, festival, lezing, stage, conferentie, enzovoort. Ook buitenlandse initiatieven die op meerdere locaties plaatsvinden (bijvoorbeeld een buitenlandse tournee) komen in aanmerking voor deze subsidie.

De tussenkomst bedraagt maximaal 20.000 euro voor amateurkunstengroepen en maximaal 2.500 euro voor individuele amateurkunstenaars.

Ontvangt je organisatie een werkingssubsidie als koepelorganisatie voor amateurkunsten? Dan kom je niet in aanmerking voor deze tussenkomst.

De voorwaarden

Je komt in aanmerking voor deze tussenkomst als je aanvraag en je organisatie voldoen aan een aantal ontvankelijkheids- en subsidievoorwaarden.

We gaan eerst na of je aanvraag ontvankelijk is, aan de hand van de volgende criteria:

Je aanvraag is tijdig ingediend, is volledig en voldoet aan de vormvereisten.
Je dient de aanvraag in als rechtspersoon zonder winstgevend doel (bv. een vzw), als feitelijke vereniging of als natuurlijk persoon.
Je bent gevestigd in het Nederlandse taalgebied of in het tweetalige gebied Brussel-Hoofdstad. Uit je activiteiten blijkt dat je uitsluitend tot de Vlaamse Gemeenschap behoort.
Je hebt in hetzelfde begrotingsjaar maximaal één tussenkomst ontvangen (Je kunt in hetzelfde jaar dus maximaal twee tussenkomsten krijgen).
Het initiatief vindt plaats in het buitenland.
Je organisatie krijgt geen werkingssubsidie als koepelorganisatie voor amateurkunsten.

Wil je een tussenkomst aanvragen voor een feitelijke vereniging? Duid dan een vertegenwoordiger van je vereniging aan die de aanvraag indient als natuurlijk persoon.
Opgelet! Die persoon is dan ook verantwoordelijk voor de aanvraag, de eventueel toegekende subsidie en de verantwoording.

Is je aanvraag ontvankelijk? Dan wordt ze getoetst aan de volgende subsidievoorwaarden:

Je bent een amateurkunstenaar of amateurkunstengroep.
Het buitenlandse initiatief situeert zich in het culturele domein.
Je deelname in het buitenland duurt maximaal één jaar.

Als subsidieaanvrager moet je ook voldoen aan de Europese regels rond staatssteun. Daarom wordt je aanvraag ook getoetst aan enkele subsidievoorwaarden die hun oorsprong vinden in de Algemene Groepsvrijstellingsverordening van de Europese Unie.

Er loopt tegen je organisatie geen bevel tot terugvordering door een eerder besluit van de Europese Commissie waarbij de steun onrechtmatig en onverenigbaar is verklaard met de interne markt.
Je organisatie is geen onderneming in moeilijkheden.
De toekenning van de subsidie leidt niet tot een schending van het Unierecht.

Een tussenkomst aanvragen

Dien je aanvraag in via KIOSK. Er zijn geen vaste indiendata, maar je moet wel rekening houden met de volgende termijnen:

Dien je aanvraag ten laatste 3 maanden voor de startdatum van het initiatief in.
Je kunt je aanvraag niet vroeger dan 12 maanden voor de startdatum indienen.

Inhoud van je aanvraag

Je aanvraag bevat de volgende elementen:

een situering van jezelf of je organisatie binnen de amateurkunsten;
een beschrijving van het buitenlandse initiatief;
een beschrijving van je inspanningen om de ecologische voetafdruk van de reis te beperken;
de start- en einddatum van je deelname aan het buitenlandse initiatief;
een begroting met raming van alle kosten en opbrengsten. Daarbij duid je ook de andere middelen dan de gevraagde tussenkomst en de subsidiabele kosten afzonderlijk aan. Gebruik hiervoor dit sjabloon.
een deelnemerslijst met het aantal personen die betrokken zijn bij het buitenlandse initiatief. Deze informatie noteer je ook in het sjabloon voor de begroting.
het gevraagde subsidiebedrag;
eventueel bijkomende informatie die door het departement wordt gevraagd.

In KIOSK krijg je instructies om je aanvraag correct en volledig in te dienen. Je moet er een aantal vragen beantwoorden en een begroting opladen aan de hand van het sjabloon.

Subsidiabele kosten

Met de tussenkomst kun je alleen de volgende kosten vergoeden (de zogenaamde subsidiabele kosten):

vervoerskosten
verblijfskosten
maaltijdkosten
transportkosten van goederen
inschrijvingsgeld

Opgelet! Je moet minimaal 25% van de subsidiabele kosten financieren met andere middelen dan de gevraagde tussenkomst.

Deelnemerslijst

We willen zicht krijgen op het aantal deelnemers aan het buitenlandse initiatief. In het sjabloon van de begroting vul je het aantal deelnemers in.

Maak een onderscheid tussen:

actieve deelnemers: alle actief deelnemende amateurkunstenaars van de amateurkunstengroep;
artistieke begeleiders: bijvoorbeeld een dirigent, choreograaf, enzovoort;
technische begeleiders: bijvoorbeeld een geluidstechnicus, lichttechnicus, enzovoort;
omkaderende begeleiders: bijvoorbeeld een mantelzorger, jeugdbegeleider, monitor, enzovoort;
overige deelnemers: alle personen die geen van de bovenstaande rollen uitvoeren.

Gebruik de toelichtingsvelden in het sjabloon om meer informatie te geven over de soorten deelnemers.

Opgelet! De kosten van de overige deelnemers komen niet in aanmerking als subsidiabele kosten.

Beoordeling van je aanvraag

Het departement toetst je aanvraag aan de subsidievoorwaarden (zie hoger) en beoordeelt ze op basis van de volgende criteria:

de meerwaarde van het buitenlandse initiatief voor de deelnemer of deelnemers en hun praktijk;
de meerwaarde van het buitenlandse initiatief voor de internationale uitstraling van de Vlaamse amateurkunsten;
de transparantie en redelijkheid van de planning en de begroting;
de inspanningen om de ecologische voetafdruk van de reis te beperken.

Opgelet! Als je aanvraag niet voldoet aan de subsidievoorwaarden, resulteert de beoordeling in een negatieve beslissing.

Beslissing en uitbetaling

Het departement beslist over de toekenning en het bedrag van de tussenkomst, ten laatste twee maanden na de eerste dag van de maand waarin de aanvraag is ingediend.

Een voorbeeld om deze deadline toe te lichten:

Je dient je aanvraag in op 1 april: het departement beslist uiterlijk op 1 juni.
Je dient je aanvraag in op 15 april: het departement beslist uiterlijk op 1 juni.
Je dient je aanvraag in op 30 april: het departement beslist uiterlijk op 1 juni.

De tussenkomst wordt op de volgende manier uitbetaald:

een voorschot van 90% van het bedrag van de tussenkomst, na ondertekening van het subsidiebesluit;
een saldo van maximaal 10% na toezicht door het departement op de aanwending van de tussenkomst.

Is de tussenkomst kleiner dan of gelijk is aan 15.000 euro? Dan ontvang je meteen het volledige bedrag.

Na toekenning

Heb je een tussenkomst ontvangen? Dan moet je je aan de volgende subsidievereisten houden:

Bij alle publieke communicatie over de gesubsidieerde werking of activiteit gebruik je het standaardlogo van de Vlaamse overheid voor subsidiëring. Zo toon je dat je wordt ondersteund door de Vlaamse overheid.
Bij de uitvoering van de gesubsidieerde activiteiten erken je het belang van het Nederlands.
Je financiert minimaal 25% van de subsidiabele kosten met andere middelen dan de toegekende tussenkomst (zie hoger).
Je dient tijdig een functionele verantwoording (een inhoudelijk verslag) en financiële verantwoording in (zie onderstaande rubriek).

Je verantwoording indienen

Toezicht door het departement

Als je een tussenkomst ontvangt, moet je daarover verantwoording afleggen. Op basis van die verantwoording oefent het departement toezicht uit op de aanwending van de tussenkomst. Tijdens het toezicht controleren we of de subsidievereisten zijn nageleefd en de tussenkomst is gebruikt voor het doel waarvoor ze is verleend.

Als na de controle blijkt dat je de tussenkomt volledig hebt kunnen verantwoorden, ontvang je het saldo van 10%.

Wanneer en hoe?

Dien je verantwoording ten laatste drie maanden na afloop van je deelname aan het buitenlandse initiatief in via KIOSK. Je ontvangt daarvoor tijdig een e-mail vanuit KIOSK, met vermelding van de uiterste indiendatum.

De verantwoording bestaat uit:

een inhoudelijk verslag van de uitvoering van het project, met een toelichting bij eventuele afwijkingen ten opzichte van de aanvraag. Daarvoor beantwoord je enkele vragen in KIOSK;
een financiële afrekening: een overzicht van de kosten en opbrengsten van de uitvoering van het project met een specificering van alle vermelde kosten- en opbrengstenrekeningen en een toelichting per post. Daarvoor gebruik je een afrekeningssjabloon.