Werkingssubsidie voor een koepelorganisatie amateurkunsten

Het Amateurkunstendecreet bepaalt negen kunstdisciplines. Voor elk van deze disciplines subsidieert de Vlaamse overheid per beleidsperiode telkens één koepelorganisatie voor amateurkunsten. De koepelorganisaties informeren, begeleiden en stimuleren amateurkunstenaars en amateurkunstengroepen over heel Vlaanderen. 

De volgende negen organisaties ontvangen een werkingssubsidie voor de beleidsperiode 2022 tot 2026: 

• BREEDBEELD voor fotografie, film en mediakunst 
• Creatief Schrijven voor schrijven en tekstcreatie 
• Danspunt voor dans  
• Kunstwerkt voor beeldende kunsten  
• Koor&Stem voor vocale muziek  
• Muziekmozaïek voor volksmuziek en jazz 
• OPENDOEK voor theater 
• VLAMO voor instrumentale muziek  
• VI.BE voor lichte muziek  

De koepelorganisaties hebben zes kernopdrachten:  

1. een dienstverlenende werking uitbouwen op maat van de amateurkunstenaar met aandacht voor de verschillende expressievormen en evoluties binnen de kunstdiscipline, waarbij ondersteuning, begeleiding en talentontwikkeling centraal staan;  
2. optreden als expertisecentrum voor de kunstdiscipline door relevante kennis en informatie te verzamelen, te ontwikkelen en te ontsluiten, al dan niet met een documentatiecentrum of bibliotheek, en door aanspreekpunt te zijn voor de kunstdiscipline voor alle relevante actoren; 
3. een internationale werking ontplooien om de internationale uitwisseling van amateurkunstenaars te faciliteren;  
4. samenwerken met de andere gesubsidieerde koepelorganisaties voor amateurkunsten om de werking efficiënt vorm te geven en maximaal kennis en praktijken te delen;  
5. samenwerken met andere sectoren met een focus op de professionele kunsten en het deeltijds kunstonderwijs;  
6. een instrument uitbouwen met specifiek daarvoor toegekende middelen, dat via financiële impulsen groei en ontwikkeling stimuleert bij amateurkunstenaars of amateurkunstengroepen in de kunstdiscipline waarvoor de koepelorganisatie werkingsmiddelen ontvangt. 

Deze zesde kernopdracht is volledig nieuw. Elke koepelorganisatie heeft de opdracht een instrument te ontwikkelen om via (in hoofdzaak) financiële impulsen groei en ontwikkeling te stimuleren bij amateurkunstenaars of amateurkunstengroepen. Voor de uitwerking van dat instrument legt elke koepelorganisatie eigen accenten en houdt ze rekening met de noden en behoeften van de kunstbeoefenaars in die specifieke discipline. 

Benieuwd of je als amateurkunstenaar of amateurkunstengroep in aanmerking komt voor ondersteuning door de koepelorganisaties? Neem dan zeker een kijkje op hun respectieve websites.  

Het Amateurkunstendecreet voorziet ook de mogelijkheid om nieuwe kunstdisciplines te ondersteunen (andere dan de negen die in het decreet bepaald zijn). 

Wil je je kandidaat stellen als koepelorganisatie voor een nieuwe discipline? Dien dan tijdig je aanvraag voor een werkingssubsidie in. Je vindt alle informatie in de onderstaande rubrieken.

Je komt in aanmerking voor deze werkingssubsidie als je aanvraag en je organisatie voldoen aan een aantal ontvankelijkheids- en subsidievoorwaarden.

We gaan eerst na of je aanvraag ontvankelijk is, aan de hand van de volgende criteria: 

• Je aanvraag is tijdig ingediend, is volledig en voldoet aan de vormvereisten.
• Je organisatie is een rechtspersoon zonder winstgevend doel.
• Je organisatie is gevestigd in het Nederlandse taalgebied of in het tweetalige gebied Brussel-Hoofdstad. Uit de activiteiten van je organisatie blijkt dat ze uitsluitend tot de Vlaamse Gemeenschap behoort.

Is je aanvraag ontvankelijk? Dan wordt ze getoetst aan de volgende subsidievoorwaarden:

• Je organisatie heeft een landelijke werking.
• Je organisatie ontplooit een werking die duidelijk gericht is op een van de negen kunstdisciplines die het Amateurkunstendecreet vermeldt, of op een andere kunstdiscipline waarvoor nog geen koepelorganisatie gesubsidieerd wordt.
• Je organisatie kan een werking voor amateurkunsten aantonen van minstens twee jaar. Die periode moet onmiddellijk aansluiten op de subsidieaanvraag. 

Als koepelorganisatie voor amateurkunsten kun je om de vijf jaar een aanvraag voor een werkingssubsidie indienen via KIOSK. De huidige beleidsperiode loopt van 2022 tot en met 2026. De uiterste indiendatum voor subsidieaanvragen voor de volgende beleidsperiode (2027-2031) is 1 december 2025. 

Je subsidieaanvraag bevat de volgende elementen:

aanvraag voor een decretaal bepaalde kunstdiscipline: 

1. een beleidsplan met een inhoudelijk en een zakelijk deel;
2. een realistische meerjarenbegroting met een gedetailleerde raming van de inkomsten en uitgaven van minstens het eerste werkjaar van de beleidsperiode;
3. een verdeling van het gevraagde subsidiebedrag over de kernopdrachten en de overheadkosten; 
4. informatie over de omvang en de resultaten van de werking, aan de hand van kerngegevens en cijfers over financiën, personeel en werking;
5. een zelfevaluatie van de uitvoering van de beheersovereenkomst van de lopende beleidsperiode;
6. het gevraagde subsidiebedrag op jaarbasis voor de aangevraagde beleidsperiode;
7. eventueel bijkomende informatie die door het departement wordt gevraagd. 

aanvraag voor een nieuwe, niet-decretaal bepaalde kunstdiscipline:

1. een beleidsplan met een inhoudelijk en een zakelijk deel;
2. een beschrijving van de manier waarop je organisatie in de twee jaar voorafgaand aan de aanvraag een landelijke werking heeft ontplooid voor die andere kunstdiscipline; 
3. een motivering van de nood, onderbouwd met kwantitatieve gegevens, om binnen de Vlaamse amateurkunsten een werking op te zetten voor die andere kunstdiscipline;
4. een realistische meerjarenbegroting met een gedetailleerde raming van de inkomsten en uitgaven van minstens het eerste werkjaar van de beleidsperiode;
5. een verdeling van het gevraagde subsidiebedrag over de kernopdrachten en de overheadkosten; 
6. het gevraagde subsidiebedrag op jaarbasis voor de beleidsperiode;
7. eventueel bijkomende informatie die door het departement worden opgevraagd. 

In KIOSK krijg je instructies om je aanvraag correct en volledig in te dienen.

Een beoordelingscommissie - samengesteld uit externe experten en een interne expert van het departement - beoordeelt je aanvraag op basis van:

• de subsidievoorwaarden (zie hoger); 
• het beleidsplan;
• de beoordelingscriteria;
• een gesprek met je organisatie;
• indien van toepassing: de behoefte binnen de Vlaamse amateurkunsten om een werking op te zetten voor een nieuwe, niet-decretaal bepaalde kunstdiscipline.

De beoordelingscriteria zijn: 

1. de manier waarop je organisatie haar kernopdrachten opneemt;
2. de bijdrage van je organisatie aan de beeldvorming van de kunstdiscipline en de brede amateurkunstensector;
3. de manier waarop je organisatie bijdraagt aan verbinding, inclusie en diversiteit;
4. de manier waarop je organisatie vrijwilligers betrekt in haar werking en haar vrijwilligersbeleid vormgeeft;
5. de manier waarop je organisatie het zakelijke beleid voert door middel van een transparant en realistisch financieel meerjarenbeleid, de afstemming met het inhoudelijke beleid en de toepassing van de principes van goed bestuur (zie Bestuurscode Cultuur);
6. de mate waarin je organisatie rekening heeft gehouden met de evaluatie van de uitvoering van de beheersovereenkomst van de lopende beleidsperiode.

De beoordelingscommissie formuleert daarna een advies over de toekenning en het bedrag van de werkingssubsidie. Het departement stelt op basis van dat advies een ontwerp van beslissing op voor de Vlaamse minister van Cultuur. 

De Vlaamse Regering beslist uiterlijk op 1 juli van het laatste jaar van de lopende beleidsperiode over de toekenning en het bedrag van de werkingssubsidie. Daarna sluit ze een beheersovereenkomst met je organisatie.  

De werkingssubsidie wordt jaarlijks op de volgende manier uitbetaald:

• een voorschot van 45% van het toegekende subsidiebedrag voor het werkjaar, dat betaalbaar is vanaf 1 februari; ; 
• een voorschot van 45% van het toegekende subsidiebedrag voor het werkjaar, dat betaalbaar is vanaf 1 juli;
• een saldo van maximaal 10% van het toegekende subsidiebedrag voor het werkjaar na toezicht door het departement op de aanwending van de subsidie. 

Heeft je organisatie een werkingssubsidie ontvangen? Dan moet ze zich aan de volgende subsidievereisten houden: 

• Bij alle publieke communicatie over de gesubsidieerde werking of activiteit gebruik je het standaardlogo van de Vlaamse overheid voor subsidiëring. Zo toon je dat je wordt ondersteund door de Vlaamse overheid.
• Bij de uitvoering van de gesubsidieerde activiteiten erken je het belang van het Nederlands.
• Je dient tijdig een functionele verantwoording (inhoudelijk voortgangsrapport) en een financiële verantwoording in (zie onderstaande rubriek).
• Je bezorgt tijdig alle nuttige en noodzakelijke gegevens over de werking in de gevraagde vorm.
• Je organisatie leeft de principes van goed bestuur na, die opgenomen zijn in de Bestuurscode Cultuur.
• Je organisatie voert een boekhouding volgens het genormaliseerde boekhoudkundige stelsel en organiseert die zo dat er financiële controle op de aanwending van de subsidies mogelijk is.

Toezicht door het departement

Als je een werkingssubsidie ontvangt, moet je daarover verantwoording afleggen. Op basis van die verantwoording oefent het departement toezicht uit op de aanwending van de subsidie. Tijdens het toezicht controleren we of de subsidievereisten zijn nageleefd en de subsidie is gebruikt voor het doel waarvoor ze is verleend. 

Als na de controle blijkt dat je de subsidie volledig hebt kunnen verantwoorden, ontvang je het saldo van 10%. 
 

Wanneer en hoe?

• In de overgangsperiode 2024-2026 moet je organisatie jaarlijks uiterlijk op 15 maart een inhoudelijk voortgangsrapport en financieel verslag indienen via KIOSK.  
   
• Vanaf de start van de nieuwe beleidsperiode (2027-2031) moet je organisatie jaarlijks uiterlijk op 31 maart een financieel verslag indienen via KIOSK. 
  In het derde jaar van de beleidsperiode moet je bijkomend ook een inhoudelijk voortgangsrapport indienen. In dat jaar komen medewerkers van ons departement samen met externe experten op bezoek bij je organisatie om de werking en de uitvoering van de beheersovereenkomst te evalueren.  

Je ontvangt telkens tijdig een e-mail vanuit KIOSK, met vermelding van de uiterste indiendatum.