Organisatie van een circusfestival

Vlaanderen wil met de projectondersteuning voor circusfestivals speelplekken bieden aan circusgezelschappen en -artiesten, en zo circusvoorstellingen tot bij een breed en divers publiek brengen. Het projectmatige karakter van de subsidie moet de festivalorganisator wakker houden voor vernieuwing en dynamiek.

Een gesubsidieerd circusfestival heeft circuspresentatie als kerntaak. Die taak wordt gedefinieerd op pagina 5 van deze memorie van toelichting. Circusvoorstellingen staan centraal in de programmatie en krijgen het grootste aandeel in het festival.

Je moet de projectsubsidie inzetten voor de kosten die rechtstreeks verband houden met de organisatie van je festival. Lees hier meer over bij de veelgestelde vragen.

Een projectsubsidie voor de organisatie van een circusfestival kan je enkel aanvragen als organisatie met rechtspersoonlijkheid met een niet-commercieel karakter en een maatschappelijke zetel in Vlaanderen of Brussel. De meest gekende rechtsvorm is de vzw maar je komt ook in aanmerking als gemeente of coöperatieve rechtsvorm die geen winst uitkeert. De statuten van je organisatie kunnen hierover uitsluitsel bieden.

Je kan deze subsidie niet aanvragen als je organisatie binnen het Circusdecreet al een subsidie ontvangt als circuswerkplaats, circusatelier, circusgezelschap, circuscentrum of voor creatie en spreiding van een circusproductie.

Is het nog niet helemaal duidelijk of je organisatie in aanmerking komt voor een subsidie? Vind het antwoord bij de veelgestelde vragen.

Een subsidieaanvraag voor een circusfestival, toetsen we aan deze kwaliteitscriteria:

1. De profilering en positionering van je festival;
2. de artistieke kwaliteit en de mate waarin circuskunsten in het festivalprogramma zijn opgenomen;
3. het bereik van een breed en divers publiek;
4. de Vlaamse en internationale uitstraling van het festivalprogramma, door onder andere de aanwezigheid van vooral Vlaamse en internationaal gereputeerde circuskunstproducties
5. en de haalbaarheid en concrete uitwerking van je subsidieaanvraag op het vlak van financiering, timing en praktische organisatie.

Een aanvraag dien je in via de webapplicatie KIOSK. Maak gebruik van de velden in KIOSK om een antwoord te formuleren op de decretale criteria. Daarnaast moet je ook een (meerjaren)begroting als apart document opladen in KIOSK.

Ontvankelijkheid

Binnen de 10 dagen na de uiterste indiendatum krijg je een digitaal bericht van de administratie of je dossier al dan niet ontvankelijk werd verklaard. Ze bepaalt dit op basis van deze ontvankelijkheidsvoorwaarden:

1. Je diende je aanvraagdossier tijdig in;
2. je aanvraagdossier is volledig;
3. je subsidieaanvraag is ingediend door een geldig rechtspersoon;
4. je aanvraagdossier is opgesteld in het Nederlands;
5. en je bezorgde het aanvraagdossier aan de administratie via de digitale toepassing KIOSK.
   
    

Beoordeling en advies

Advies

Elke subsidieaanvraag voor een circusfestival leggen we voor aan een externe adviescommissie. De leden van die commissie zijn aangesteld door de bevoegde minister en krijgen een mandaat voor 5 jaar. Je kan maximaal twee opeenvolgende keren het verkregen mandaat vervullen, en de werking van de commissie is geregeld in een huishoudelijk reglement. De administratie (team Sociaal-cultureel en Bovenlokaal) verzorgt het secretariaat van de commissie.

Beslissing

Ten laatste op 1 mei bezorgt de administratie het definitieve advies en een ontwerpbeslissing aan de bevoegde minister, die uiterlijk op 1 juli een beslissing neemt. Die wordt zo snel mogelijk voorgelegd aan de Inspectie van Financiën, die binnen 12 werkdagen haar advies kenbaar maakt. De administratie bezorgt je de uiteindelijke beslissing via KIOSK.

Een verkregen projectsubsidie voor een circusfestival wordt in twee delen uitbetaald:

1. een voorschot van 80% ontvang je na de ondertekening van het toekenningsbesluit;
2. en het saldo van maximaal 20% wordt uitbetaald nadat de administratie je inhoudelijke en financiële eindverslag heeft gecontroleerd en goedgekeurd.

Voor een meerjarige subsidie moet je elk jaar, uiterlijk op 1 maart, ook een tussentijds verslag van het afgelopen jaar indienen. 

Afrekeningsdossier

Ten laatste twee maanden na de afgesproken einddatum van je gesubsidieerde project, dien je via KIOSK een afrekeningsdossier in dat bestaat uit een inhoudelijk en een financieel luik. Gebruik dit afrekeningssjabloon voor het financiële luik. 

Voor projecten met een meerjarige subsidie, dien je jaarlijks, uiterlijk op 1 maart, een inhoudelijk en financieel verslag in van het voorbije jaar. Je kan alleen kosten in rekening brengen die je maakte in de looptijd van het gesubsidieerde project. Kijk voor meer informatie tussen de veelgestelde vragen.

 

Toezicht en controle

Je hebt een voorschot pas definitief verworven (en het saldo wordt pas betaald) wanneer de administratie heeft vastgesteld dat je de subsidievoorwaarden hebt nageleefd en de subsidie aangewend voor de doeleinden waarvoor ze werd verleend.

Het Circuscentrum, het steunpunt voor de circussector, kan je informatie bezorgen voor de situering van je aanvraag binnen de mogelijkheden van het Circusdecreet. Het Circuscentrum organiseert (thematische) infosessies en kan je gericht doorverwijzen – naar bijvoorbeeld het Cultuurloket.

Let op! Maatwerk zoals aanvraagdossiers nalezen, begrotingen maken en contracten of statuten opstellen, behoort niet tot de opdracht van het steunpunt.