Circusateliers

• Wat
• Voor wie
• Functies en criteria
• Hoe en wanneer aanvragen
• Beoordeling van je aanvraag
• Uitbetaling
• Na toekenning
• Meer info of hulp nodig?

Vlaanderen wil circusateliers structureel ondersteunen om een degelijke circuseducatieve werking te ontplooien en te bestendigen, maar ook om de aandacht voor sociaal circus te verstevigen. Een gesubsidieerd circusatelier heeft circuseducatie als kerntaak maar kan ook inzetten op creatie, productie, presentatie (door productiegroepen) en participatie (sociaal circus). Al die functies worden gedefinieerd op pagina 5 van deze memorie van toelichting. De betekenis van circuseducatie vind je in artikel 2, §1 van het uitvoeringsbesluit bij het Circusdecreet van 1 maart 2019.

De structurele subsidie voor een circusatelier wordt ingezet voor de werking van de gesubsidieerde organisatie: voor een kern van ingeschreven personeelsleden en de werkelijke activiteiten. 

Een structurele subsidie als circusatelier kan je enkel aanvragen als organisatie met rechtspersoonlijkheid met een niet-commercieel karakter en een maatschappelijke zetel in Vlaanderen of Brussel. De meest gekende rechtsvorm is de vzw maar je komt ook in aanmerking als gemeente of coöperatieve rechtsvorm die geen winst uitkeert. De statuten van je organisatie kunnen hierover uitsluitsel bieden. Als circusatelier kom je enkel in aanmerking voor subsidiëring als je jaarlijks minimum 10.000 deelnemersuren realiseert – en dat kan aantonen. Op pagina 12 van de leidraad vind je hierover meer uitleg. 

Je kan deze subsidie niet aanvragen als je organisatie binnen het Circusdecreet al een subsidie ontvangt als circuswerkplaats, circusgezelschap, circuscentrum, voor de organisatie van een festival of voor creatie en spreiding.

Is het nog niet helemaal duidelijk of je organisatie in aanmerking komt voor een subsidie? Vind het antwoord bij de veelgestelde vragen. 

Een subsidieaanvraag voor een circusatelier, toetsen we aan deze kwaliteitscriteria:

1. de profilering, positionering en uitstraling van je organisatie, zowel landelijk als internationaal;
2. je langetermijnvisie;
3. de kwaliteit van je educatieve aanbod;
4. het bereik van een breed en divers publiek;
5. de haalbaarheid en concrete uitwerking van je subsidieaanvraag op het vlak van financiering, timing en praktische organisatie. 

Een subsidieaanvraag voor een circusatelier bestaat uit een beleidsplan met een inhoudelijk en financieel luik. Een aanvraag dien je in via de webapplicatie KIOSK. Je kan er je beleidsplan als PDF opladen, in een vorm die je zelf kan kiezen. Voor de opmaak van het plan, kan je wel deze leidraad volgen.

Voor de begroting (het financiële luik) moet je deze begrotingssjabloon gebruiken en in KIOSK opladen. Lees zeker ook de handleiding bij de begroting.

Voor het aantonen van je 10.000 deelnemersuren gebruik je deze sjabloon. 

Opgelet! 

• Je moet de gerealiseerde deelnemersuren kunnen aantonen aan de hand van aanwezigheidslijsten. De administratie kan die aanwezigheidslijsten opvragen in het kader van de toekenning van en het toezicht op de subsidie. Het is de bedoeling dat je die lijsten gedurende de hele beleidsperiode elk jaar bijhoudt.
• Als je voor een circuseducatieve activiteit samenwerkt met partners, mogen zij instaan voor de registratie van de deelnemers en de uren. De partners kunnen eventueel ook gebruik maken van een verklaring op eer.
• Lees zeker de toelichting bij de verwerking van persoonsgegevens n.a.v. de registratie van de deelnemers en de aanwezigheidslijsten.  

Ontvankelijkheid

Binnen de 10 dagen na de uiterste indiendatum krijg je een digitaal bericht van de administratie of je dossier al dan niet ontvankelijk werd verklaard. Ze bepaalt dit op basis van deze ontvankelijkheidsvoorwaarden:

1. je diende je aanvraagdossier tijdig in;
2. je aanvraagdossier is volledig (en bevat een document dat je 10.000 deelnemersuren aantoont);
3. je subsidieaanvraag is ingediend door een geldig rechtspersoon;
4. je aanvraagdossier is opgesteld in het Nederlands;
5. je bezorgde het aanvraagdossier aan de administratie via de digitale toepassing KIOSK.

Beoordeling en advies

Advies

Elke subsidieaanvraag voor een circusatelier leggen we voor aan een externe adviescommissie. De leden van die commissie zijn aangesteld door de bevoegde minister en krijgen een mandaat voor 5 jaar. Je kan maximaal twee opeenvolgende keren het verkregen mandaat vervullen, en de werking van de commissie is geregeld in een huishoudelijk reglement. De administratie (team Sociaal-cultureel en Bovenlokaal) verzorgt het secretariaat van de commissie.

Als aanvrager van een subsidie voor een circusatelier, word je door de beoordelingscommissie uitgenodigd voor een gesprek waarin je elementen van je ingediende dossier kan verduidelijken. De commissie houdt in haar advies rekening met de extra informatie uit die hoorzitting.

Uiterlijk 1 juli 2025 bezorgt de administratie je via digitale weg een preadvies, geformuleerd door de bevoegde commissie. Je hebt dan de mogelijkheid om binnen de 10 werkdagen digitaal een schriftelijke reactie te bezorgen op eventuele feitelijke onjuistheden in dat preadvies. Je kan die onjuistheden weerleggen op basis van het ingediende dossier – je kan in geen geval nieuwe elementen aanbrengen. Na de behandeling van de reacties, formuleert de commissie een definitief advies waarin ze motiveert waarom ze zich wel, niet of slechts gedeeltelijk aansluit bij jouw standpunt als aanvrager.

Beslissing

Ten laatste op 1 september 2025 bezorgt de administratie het definitieve advies en een ontwerpbeslissing aan de bevoegde minister, die uiterlijk 1 oktober 2025  een beslissing neemt. Die wordt zo snel mogelijk voorgelegd aan de Inspectie van Financiën die binnen 12 werkdagen haar advies kenbaar maakt. De administratie bezorgt je de uiteindelijke beslissing via KIOSK. 

Een verkregen subsidie voor een circusatelier wordt per werkjaar zo uitbetaald:

1. een eerste voorschot van 45% wordt vanaf 1 februari betaald;
2. een tweede voorschot van 45% wordt vanaf 1 juli betaald;
3. en een saldo van maximaal 10% wordt betaald in het jaar dat volgt op het gesubsidieerde werkjaar, na nazicht van het jaarlijks in te dienen werkingsverslag.

Het kan zijn dat je subsidie jaarlijks geïndexeerd wordt – zie artikel 23, §3 van het Circusdecreet van 1 maart 2019. 

Werkingsverslag

Uiterlijk op 1 april na afloop van elk werkjaar, dien je een werkingsverslag in over het voorbije jaar. 

Een werkingsverslag bestaat uit:

1. een inhoudelijk luik;
2. een financieel luik;
3. een verslag van een bedrijfsrevisor (lid van het Instituut van de Bedrijfsrevisoren), of een verslag van een externe accountant die geen andere opdrachten vervult voor je gesubsidieerde organisatie.

Je dient dit afrekeningsdossier in via KIOSK.

Meer informatie over het invullen van de sjablonen vind je in leidraad voor de verantwoording van een Werkingssubsidie Circusdecreet. Bij het financiële sjabloon is ook nog een definitielijst beschikbaar.

Toezicht en controle

De administratie kan deelnemerslijsten opvragen om de realisatie van de vereiste deelnemersuren te controleren. Meer info daarover vind je in de rubriek 'Hoe en wanneer aanvragen'.

Je hebt een voorschot pas definitief verworven (en het saldo wordt pas betaald) wanneer de administratie heeft vastgesteld dat je de subsidievoorwaarden hebt nageleefd en de subsidie aangewend voor de doeleinden waarvoor ze werd verleend. 

Je krijgt als gesubsidieerde organisatie een schriftelijke melding van de administratie wanneer ze meent dat je niet aan de subsidiëringsvoorwaarden hebt voldaan. Je kan dan eventuele bezwaren kenbaar maken met een bezwaarschrift. Op basis daarvan deelt de administratie je haar beslissing mee. Als gesubsidieerd circusatelier kan je binnen de 6 weken nog een gemotiveerd bezwaar indienen bij de minister. Nog eens 6 weken later brengt de administratie je op de hoogte van de beslissing van de minister.

De administratie houdt ook toezicht op de aangelegde reserves van je gesubsidieerde organisatie. Die moeten voldoen aan de voorwaarden uit de Vlaamse Codex Overheidsfinanciën van 29 maart 2019. Voor de concrete bepalingen over reservevorming ga je naar de leidraad voor de verantwoording van je werkingssubsidie. Je vindt die leidraad hoger op deze pagina onder ‘Werkingsverslag’.

Het Circuscentrum, het steunpunt voor de circussector, kan je informatie bezorgen voor de situering van je aanvraag binnen de mogelijkheden van het Circusdecreet. Het Circuscentrum organiseert (thematische) infosessies en kan je gericht doorverwijzen – naar bijvoorbeeld het Cultuurloket.

Let op! Maatwerk zoals aanvraagdossiers nalezen, begrotingen maken en contracten of statuten opstellen, behoort niet tot de opdracht van het steunpunt.