Tussenkomsten in de kosten voor een initiatief met buitenlandse actoren

• Wat
• Voor wie
• De voorwaarden
• Een tussenkomst aanvragen
• Subsidiabele kosten
• Beoordeling van je aanvraag
• Beslissing en uitbetaling
• Na toekenning
• Je verantwoording indienen
• De regelgeving 

Met de tussenkomsten in de kosten voor een initiatief met buitenlandse actoren wil de Vlaamse overheid initiatieven ondersteunen die een meerwaarde bieden aan de internationale uitstraling van de sociaal-culturele sector.

De tussenkomst bedraagt maximaal 15.000 euro. 

Een aanvraag kan ingediend worden door:

• een sociaal-culturele volwassenenorganisatie waaraan een werkingssubsidie is toegekend op basis van het decreet;
• een afdeling of een aangesloten organisatie van een sociaal-culturele volwassenenorganisatie waaraan een werkingssubsidie is toegekend;
• het steunpunt voor sociaal-cultureel werk. 

Je komt in aanmerking voor deze tussenkomst als je aanvraag en je organisatie voldoen aan een aantal ontvankelijkheids- en subsidievoorwaarden.

We gaan eerst na of je aanvraag ontvankelijk is, aan de hand van de volgende criteria:

• je aanvraag is tijdig ingediend, is volledig en voldoet aan de vormvereisten;
• je dient de aanvraag in als rechtspersoon zonder winstgevend doel (bv. een vzw) of als natuurlijk persoon voor een feitelijke vereniging (die een afdeling of een aangesloten organisatie is van een sociaal-culturele volwassenenorganisatie waaraan een subsidie is toegekend op basis van het decreet);
• je bent gevestigd in het Nederlandse taalgebied of in het tweetalige gebied Brussel-Hoofdstad. Uit je activiteiten blijkt dat je uitsluitend tot de Vlaamse Gemeenschap behoort;
• je hebt in hetzelfde begrotingsjaar maximaal één tussenkomst ontvangen (Je kunt in hetzelfde jaar dus maximaal twee tussenkomsten krijgen).

Wil je een tussenkomst aanvragen voor een feitelijke vereniging? Duid dan een vertegenwoordiger van je vereniging aan die de aanvraag indient als natuurlijk persoon. 
Opgelet! Die persoon is dan ook verantwoordelijk voor de aanvraag, de eventueel toegekende subsidie en de verantwoording. Wanneer je indient als afdeling of lidvereniging vermeld dan in de aanvraag de naam van de sociaal-culturele volwassenenorganisatie waartoe je behoort.

De tussenkomst kan worden aangevraagd voor:

• deelname aan een buitenlands initiatief dat plaatsvindt in het buitenland;
• deelname van een delegatie uit het buitenland aan een binnenlands initiatief met internationale uitstraling;
• deelname van een delegatie uit het buitenland aan een overleg in het binnenland, over een initiatief met internationale uitstraling binnen een Europees subsidieprogramma.

Aanvragen in het kader van academisch onderzoek komen niet in aanmerking voor een tussenkomst. 

Er zijn geen vaste indiendata, maar je moet wel rekening houden met volgende:

• Je kan een aanvraag voor een tegemoetkoming uiterlijk drie maanden voor de startdatum van het initiatief indienen.
• Dien je aanvraag in via KIOSK. De begroting maak je op aan de hand van dit sjabloon.

Met de tussenkomst kun je alleen de volgende kosten vergoeden (de zogenaamde subsidiabele kosten):  

• vervoerskosten 
• verblijfskosten  
• maaltijdkosten 
• inschrijvingsgeld

Opgelet! Je moet minimaal 25% van de subsidiabele kosten financieren met andere middelen dan de gevraagde tussenkomst. 

De beoordeling van de aanvraag gebeurt door het Departement Cultuur, Jeugd en Media, aan de hand van de volgende beoordelingscriteria:

• de meerwaarde van het initiatief voor de deelnemers en hun praktijk;
• de meerwaarde van het initiatief voor de internationale uitstraling van het sociaal-cultureel volwassenenwerk;
• de transparantie en redelijkheid van de planning en de begroting;
• de inspanningen die de aanvrager levert om de ecologische voetafdruk van de reis te beperken. 

Het departement beslist over de toekenning en het bedrag van de tussenkomst, ten laatste twee maanden na de eerste dag van de maand waarin de aanvraag is ingediend. 

Een voorbeeld om deze deadline toe te lichten: 

• Je dient je aanvraag in op 1 april: het departement beslist uiterlijk op 1 juni.
• Je dient je aanvraag in op 15 april: het departement beslist uiterlijk op 1 juni. 
• Je dient je aanvraag in op 30 april: het departement beslist uiterlijk op 1 juni. 

Heb je een tussenkomst ontvangen? Dan moet je je aan de volgende subsidievereisten houden: 

• Bij alle publieke communicatie over de gesubsidieerde werking of activiteit gebruik je het standaardlogo van de Vlaamse overheid voor subsidiëring. Zo toon je dat je wordt ondersteund door de Vlaamse overheid.
• Bij de uitvoering van de gesubsidieerde activiteiten erken je het belang van het Nederlands.
• Je financiert minimaal 25% van de subsidiabele kosten met andere middelen dan de toegekende tussenkomst (zie hoger).
• Je dient tijdig een functionele verantwoording (een inhoudelijk verslag) en financiële verantwoording in (zie onderstaande rubriek). 

Toezicht door het departement

Als je een tussenkomst ontvangt, moet je daarover verantwoording afleggen. Op basis van die verantwoording oefent het departement toezicht uit op de aanwending van de tussenkomst. Tijdens het toezicht controleren we of de subsidievereisten zijn nageleefd en de tussenkomst is gebruikt voor het doel waarvoor ze is verleend.

Wanneer en hoe?

Dien je verantwoording ten laatste drie maanden na afloop van je deelname aan het buitenlandse initiatief in via KIOSK. Je ontvangt daarvoor tijdig een e-mail vanuit KIOSK, met vermelding van de uiterste indiendatum.  

De verantwoording bestaat uit: 

• een inhoudelijk verslag van de uitvoering van het project, met een toelichting bij eventuele afwijkingen ten opzichte van de aanvraag. Daarvoor beantwoord je enkele vragen in KIOSK;
• een financiële afrekening: een overzicht van de kosten en opbrengsten van de uitvoering van het project met een specificering van alle vermelde kosten- en opbrengstenrekeningen en een toelichting per post. Daarvoor gebruik je een afrekeningssjabloon. 

• Decreet over de subsidiëring van het sociaal-cultureel volwassenenwerk (B.S.14/04/2023)
• Besluit van de Vlaamse Regering tot uitvoering van het decreet van 10 maart 2023 over de subsidiëring van het sociaal-cultureel volwassenenwerk (B.S.14/11/2023)