Aandachtspunten voor KIOSK-gebruikers
De ingebruikname van de nieuwe versie van KIOSK ligt inmiddels al enkele maanden achter ons. Het Departement Cultuur, Jeugd en Media lijst hieronder nog enkele aandachtspunten voor de gebruikers van KIOSK op.
Controleer de contactpersoon en het e-mailadres in elk dossier
Bij het indienen van een nieuw dossier in KIOSK is het verplicht om zowel een contactpersoon als een e-mailadres op te geven.
- We contacteren deze contactpersoon als er problemen met of vragen over het dossier zijn.
- We versturen alle communicatie die verband houdt met dit dossier enkel naar dit e-mailadres.
Bij dossiers die al werden aangemaakt vóór 27 april 2021, werden de contactpersoon en het e-mailadres automatisch ingevuld met de gegevens waarover we beschikten. Controleer in je bestaande dossiers dus zeker of deze gegevens nog kloppen. Je kunt voor elk dossier een andere contactpersoon opgeven en deze op elk moment wijzigen.
Gedurende de volledige doorlooptijd van het dossier moet je er als aanvrager voor zorgen dat de gegevens actueel zijn. Je bent als aanvrager verantwoordelijk voor de correcte gegevens in elk dossier.
Stel je gebruikersrechten tijdig in
Het aanmelden bij KIOSK gebeurt sinds 27 april 2021 met een Belgische eID of een andere digitale sleutel.
Omdat het niet mogelijk was om automatisch te migreren van een minder sterke authenticatie (login + paswoord) naar de nieuwe versie van KIOSK met een sterke authenticatie (eID of een andere digitale sleutel), moet elke aanvrager de gebruikersrechten voor zijn vertegenwoordiger(s) opnieuw toekennen.
Heb je dit nog niet gedaan? Breng dit dan zo snel mogelijk in orde! Zo mis je zeker geen belangrijke deadlines.
Dien je een dossier in voor een buitenlandse organisatie of een buitenlandse persoon of ben je niet in het bezit van een Belgische e-ID? Dan log je in met een login en wachtwoord via deze url.
Kun je je dossier niet tijdig indienen door een probleem met gebruikersrechten of mandaten?
Wanneer je vaststelt dat je een dossier niet tijdig kan indienen, omdat je gebruikersrechten of mandaten niet tijdig ingesteld werden (om welke reden dan ook), is het belangrijk om dit ten laatste 7 kalenderdagen vóór de uiterste indiendatum aan ons te melden. Je doet dit door een e-mail te sturen naar kiosk@vlaanderen.be of door het formulier op de contactpagina in KIOSK in te vullen.
Tot 31 augustus 2021 krijg je in zo’n geval enkele dagen uitstel. Vanaf 1 september 2021 krijg je enkel nog uitstel van indienen als je het probleem uiterlijk 14 kalenderdagen vóór de uiterste indiendatum meldt.
| TIP: Start zo vroeg mogelijk met het opmaken van je dossier, zodat je problemen met mandaten of rechten tijdig detecteert en dien je dossier ruim voor de deadline in. |
Kun je je dossier niet tijdig indienen door een technisch probleem?
Wanneer je vaststelt dat je een dossier niet tijdig kunt indienen, omwille van wat een technisch probleem lijkt, is het belangrijk om dit uiterlijk op de uiterste indiendatum te melden. Je doet dit door een e-mail te sturen naar kiosk@vlaanderen.be of door het formulier op de contactpagina in KIOSK in te vullen.
We geven je enkele dagen uitstel als de melding gegrond is (dus als er effectief een probleem was met de beschikbaarheid of de werking van onze toepassingen). Dit principe gold vroeger al en dat blijft zo.
| TIP: Start zo vroeg mogelijk met het opmaken van je dossier, zodat we een eventueel technisch probleem tijdig kunnen oplossen. Dien je dossier ruim voor de deadline in. |