Verwerking persoonsgegevens

Dit document bevat het algemeen beleid op het vlak van gegevensverwerking en bescherming van:

Departement Cultuur, Jeugd en Media 

Bezoekadres:

Departement Cultuur, Jeugd en Media

Marie-Elisabeth Belpairegebouw

Simon Bolivarlaan 17

1000 Brussel

Postadres:

Departement Cultuur, Jeugd en Media

Koning Albert II laan 15 bus 266

1210 Brussel

Jouw persoonsgegevens worden verwerkt door DCJM. Dit is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerkingen van jouw persoonsgegevens die in dit document worden omschreven en toegelicht. Uitgangspunt daarbij is dat DCJM enkel persoonsgegevens verwerkt en laat verwerken voor zover dit kadert binnen de taken die aan het departement zijn toebedeeld. Bovendien gebeurt dit steeds in overeenstemming met de bepalingen zoals die zijn voorgeschreven door de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), desgevallend aangevuld door federale en Vlaamse regelgeving over de bescherming bij de verwerking van persoonsgegevens.

Voor informatie en algemene vragen over de manier waarop DCJM jouw persoonsgegevens verwerkt, kan je steeds terecht bij de functionaris voor gegevensbescherming (DPO) van DCJM, via de functionaris voor gegevensverwerking. Daar kan je ook steeds terecht met opmerkingen en suggesties en om de rechten die de regelgeving jou toekent, uit te oefenen.

DCJM verzamelt en verwerkt gegevens over jou wanneer je met DCJM contact opneemt in het kader van de diensten die DCJM verleent en een (van die) dienst(en) aanvraagt. Het is ook mogelijk dat jouw gegevens worden verwerkt wanneer je contact opneemt voor een algemene vraag.

Daarnaast kan het voorkomen dat de wet of decreetgever een regeling uitwerkt die aan DCJM de opdracht geeft om je ambtshalve, zonder dat je een aanvraag moet indienen, een voordeel toe te kennen. Dit vereist wel dat DCJM weet dat je voor dat voordeel in aanmerking komt. In sommige gevallen kan de regeling ertoe leiden dat je ambtshalve een nadeel wordt toegekend, zoals het opleggen van een boete. Ook dan zal DCJM moeten nagaan of ze die regeling op je moet toepassen en dus jouw gegevens verwerken.

De gegevens die we over jou verwerken, zijn persoonsgegevens. Dit betekent dat die gegevens toelaten om je te identificeren of nog, om een band te leggen met jou als natuurlijke persoon.

Welke gegevens wij verwerken, is afhankelijk van de concrete diensten die wij aanbieden en verlenen. Normalerwijze gaat het daarbij om identificatiegegevens (zodat wij weten wie je bent) en om allerhande gegevens die van belang zijn om op de dienst aanspraak te kunnen maken.

De persoonsgegevens die wij nodig hebben, verkrijgen wij op twee manieren.

1. Eerst en vooral zijn er gegevens die wij rechtstreeks bij jou opvragen, via het invullen van een aanvraagformulier of het bijvoegen van diverse documenten die in de regelgeving worden opgesomd. Daarnaast zijn er gegevens die wij op een andere manier verkrijgen, namelijk door ze te raadplegen en op te vragen bij andere overheidsdiensten die er al over beschikken.
2. Als er gegevens over jou worden opgevraagd bij andere overheidsdiensten, gebeurt dit telkens met toepassing van de beginselen over de bescherming bij de verwerking van persoonsgegevens die van toepassing zijn bij de mededeling van persoonsgegevens, zoals ze in voorkomend geval op federaal of Vlaams niveau verder zijn of worden gespecificeerd. Persoonsgegevens worden opgevraagd uit de kruispuntdatabank persoonsgegevens volgens de richtlijnen van het decreet van 18 juli 2008 betreffende het elektronische bestuurlijke gegevensverkeer.

Als wij gegevens uitwisselen met een andere Vlaamse overheidsdienst, dan sluiten we volgens het decreet van 18 juli 2008 een protocol af.

Bekijk het overzicht met de afgesloten protocollen.

DCJM verwerkt jouw persoonsgegevens in het kader van de publieke diensten die je bij ons aanvraagt of waarvoor je ons contacteert. Daartoe is vereist dat wij over persoonsgegevens beschikken. Het gaat in het bijzonder om de taken die DCJM aanbiedt op basis van de regelgeving die het departement heeft opricht of de verstrekking van die diensten heeft toebedeeld. Het volledig overzicht van de taken.

De doeleinden waarvoor DCJM jouw persoonsgegevens verwerkt, zijn de taken van algemeen belang waarmee DCJM is belast. Als overheidsdienst kan en mag DCJM jouw persoonsgegevens enkel verwerken in het algemeen belang, zoals dit door de wet en decreetgever is omschreven. De regelgeving die ons taken van algemeen belang toekent. 

In sommige gevallen kan het ook zijn dat de verwerking wordt opgelegd door de wet of decreetgever. Dan vormt die wettelijke verplichting de basis voor de verwerking. Die regelgeving kan je hier vinden :

• Kunstendecreet
• Cultureel Erfgoeddecreet
• ...

Algemene regel is dat jouw persoonsgegevens maar zolang (mogen) worden bewaard als noodzakelijk is om de diensten te verlenen waarvoor ze noodzakelijk zijn. Dat betekent praktisch dat zolang je gebruik maakt van diensten die DCJM aanbiedt, jouw persoonsgegevens worden verwerkt. Zij worden ook nadien nog bewaard, gedurende de termijn tijdens dewelke DCJM kan worden aangesproken voor de verleende diensten. Die termijn wordt per taak bepaald in het informatiebeheersplan van DCJM (opent een XLSX-formulier). Na verloop van die verjaringstermijn worden de gegevens in beginsel gewist, tenzij beslist wordt dat er een algemeen belang (historisch, cultureel of ander) is om ze verder te bewaren.

Bij de bewaring wordt een onderscheid gemaakt tussen de periode waarin jouw dossier actief is en de periode waarin het passief wordt. Jouw dossier is actief zolang je van de verleende dienst gebruik maakt. Nadien wordt het passief, wat concreet betekent dat er nog slechts een beperkt aantal medewerkers van de bevoegde dienst toegang heeft tot jouw gegevens.

Jouw gegevens worden hoofdzakelijk intern verwerkt, door diensten en medewerkers van DCJM. Analoge poststukken die naar DCJM  worden gestuurd, worden ingescand en digitaal aan de geadresseerde bezorgd. Zo kan de Vlaamse overheid alle dossiers volledig digitaal behandelen. Poststukken met de vermelding ‘vertrouwelijk’ worden niet ingescand, maar ongeopend aan de geadresseerde bezorgd.

Het is mogelijk dat wij voor bepaalde punctuele diensten een beroep doen op derden die dan optreden als verwerkers. Een overzicht van de verwerkers waar wij een beroep op doen, kan je bekomen op verzoek. In dat geval is het mogelijk dat jouw gegevens ook aan deze verwerkers worden bezorgd, maar dan enkel om hen toe te laten ons de betreffende dienst te verlenen en steeds onder controle van DCJM. 

Soms zijn wij ook verplicht om gegevens over je door te geven. Dat is met name het geval wanneer wij hiertoe wettelijk of decretaal worden verplicht of wanneer overheidsinstanties het recht hebben bij ons gegevens op te vragen. Ook kan het voorkomen dat een andere overheidsinstantie een machtiging heeft gekregen om bij ons gegevens over je op te vragen.

Tot slot is het mogelijk dat andere overheidsdiensten bij ons gegevens over je opvragen.

Jouw gegevens worden in beginsel niet doorgegeven naar derde landen of internationale organisaties, dit zijn landen of organisaties die gevestigd zijn buiten het grondgebied van de Europese Economische Ruimte (Europese Unie + IJsland, Noorwegen en Liechtenstein). Dat is wel mogelijk in de mate dat DCJM beroep doet op een cloud service provider. In dat geval neemt DCJM alle mogelijke maatregelen om ervoor te zorgen dat jouw gegevens op eenzelfde manier worden beschermd als overeenkomstig de Europese, federale en Vlaamse regelgeving.

Om te weten wat DCJM daartoe onderneemt, kan je contact opnemen met de functionaris voor gegevensbescherming.

Waar de verwerking gebaseerd is op/zijn grondslag vindt in het algemeen belang, kan je jouw te allen tijde verzetten tegen het gebruik van jouw gegevens door DCJM. je moet er wel rekening mee houden dat als door jouw verzet DCJM jouw gegevens niet mag of kan verwerken, het niet mogelijk zal zijn om jou de dienst of het voordeel waar je aanspraak op maakt, te verlenen.

Daarnaast kan je steeds de gegevens die wij over je verwerken, inkijken en, indien nodig, laten verbeteren. Daartoe volstaat het dit aan te vragen bij de functionaris voor gegevensbescherming, met een bewijs van jouw identiteit. Dat bewijs vragen wij om te verhinderen dat jouw gegevens worden meegedeeld aan iemand die daar geen recht op heeft en dus omwille van jouw bescherming.

Ben je van mening dat jouw gegevens niet langer relevant zijn voor de verwerking en dus dienen te worden gewist, kan je dat eveneens langs diezelfde weg aanvragen.

Indien je het niet eens bent met de manier waarop DCJM jouw gegevens verwerkt, kan je verschillende acties ondernemen. Je kan hierover de functionaris voor gegevensbescherming aanspreken. Daarnaast kan je ook steeds een klacht indienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit, de Vlaamse Toezichtscommissie of  de Gegevensbeschermingsautoriteit.

Lees het Informatieveiligheidsbeleid.

Jouw persoonsgegevens worden door het Departement Cultuur, Jeugd en Media verwerkt voor de vervulling van de taken van algemeen belang die aan het departement zijn toegekend of om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op het departement rust. Indien je niet wil dat wij jouw gegevens verwerken, kan je je hiertegen verzetten via de functionaris voor gegevensbescherming. Hou er wel rekening mee dat het dan mogelijk is dat wij je de gevraagde dienst niet kunnen verstrekken. Via datzelfde adres kan je ook altijd vragen welke gegevens wij over je verwerken en ze desgevallend laten verbeteren of wissen. Daarbij is het mogelijk dat wij je vragen om jouw identiteit te bewijzen zodat wij zeker zijn dat wij de gegevens aan de juiste persoon bezorgen en/of op een verzoek van de juiste persoon reageren. Als je vragen hebt over de manier waarop wij jouw gegevens verwerken, kan je je  wenden tot de functionaris voor gegevensbescherming.

Ben je het niet eens met de manier waarop wij jouw gegevens verwerken, kan je je wenden tot de  Vlaamse Toezichtcommissie (Koning Albert II-laan 15, 1210 Brussel).

Ons beleid op het vlak van gegevensverwerking vind je op onze website over verwerking van persoonsgegevens.

DCJM behoudt zich het recht voor om dit beleid te wijzigen en aan te passen. Wijzigingen en aanpassingen zullen steeds via de website aan gebruikers worden gemeld.

Deze tekst is gebaseerd op het ontwerp van dr. Dirk De Bot / DPS4U.