Toekomst erfgoeddatabanken

In 2019 voerde Delaware in opdracht van het Departement Cultuur, Jeugd en Media een studie uit naar de provinciale platformen voor collectieregistratie (de erfgoeddatabanken). Het onderzoek focuste op collectieregistratie en bevroeg diverse gebruikers in het brede veld: van professionele collectiebeheerders (musea) tot collectiehouders (kerkfabrieken, heemkundige kringen, …).

De studie resulteerde in strategische adviezen in het Plan Integratie Erfgoeddatabanken (Delaware, februari 2019).

Naar aanleiding van de studieopdracht van Delaware (2019) werd een werkgroep opgericht om de strategische adviezen uit het rapport praktisch uit te werken. De 'Taskforce digitale collectieregistratie' is samengesteld uit deelnemers van CJM, FARO, VIAA/PACKED en VKC met vertegenwoordigers voor de erfgoedcellen en musea. De taskforce heeft als opdracht om de doorontwikkeling van de erfgoeddatabanken op een toekomstgerichte en duurzame wijze te begeleiden. Er wordt ingezet op maximale uitwisselbaarheid, waarbij functionaliteiten van de toekomstige oplossingen op mekaar aansluiten. De Taskforce volgt het proces op en stuurt aan waar nodig.

Traject van de taskforce

De studie van Delaware formuleert strategische adviezen, maar gaat niet in op de praktische uitwerking. De taskforce wil eerst een gefundeerd kader ontwikkelen om toekomstige ontwikkelingen en aanbestedingen concreet vorm te geven. Daarom werd binnen de taskforce een grondig vooronderzoek opgestart door FARO, meemoo en VKC , in opdracht van het departement. Dat moest de concrete behoeften, beschikbare opties en knelpunten in kaart brengen om registratieplatformen praktisch uit te werken.

Het vooronderzoek startte eind 2019 en werd in het najaar van 2020 afgerond. De collectiebeherende instellingen en collectiehouders werden daarbij actief betrokken en een paar keer bevraagd. 

_{Vooronderzoek}

Het vooronderzoek werd opgedeeld in 3 opeenvolgende fases. De volgende vragen stonden centraal:

1. Wat verwacht de brede cultureel-erfgoedsector van een erfgoeddatabank en een registratieplatform en wat zijn de concrete behoeften en noden?
2. Hoe ziet de technische infrastructuur van Erfgoedplus.be en Erfgoedinzicht eruit en wat is er nodig om deze systemen op korte en middellange termijn operationeel te houden?
3. Hoe kan een businessmodel worden ontwikkeld op maat van de brede cultureel-erfgoedsector, rekening houdend met de noden van de erfgoedsector en de technische opmerkingen bij de analyse van de huidige erfgoeddatabanken?

In het voor- en najaar werden over heel Vlaanderen 5 focusgroepen samengesteld met vertegenwoordigers van de cultureel-erfgoedsector:

1. een focusgroep ‘Landelijk erkende musea’
2. een focusgroep ‘Lokale en regionaal erkende musea’
3. een focusgroep ‘Archieven en Erfgoedbibliotheken’
4. een focusgroep ‘Kerkfabrieken en erfgoedverenigingen’
5. een focusgroep ‘Cultureel-erfgoedcellen’

_{Resultaten vooronderzoek}

Het vooronderzoek resulteerde in 3 rapporten met conclusies, waarmee de taskforce verder aan de slag kan voor de praktische uitwerking van de erfgoeddatabanken. 

1. Brede veldverkenning en analyse van digitale collectieregistratie - Eindrapport fase 1
2. Technische analyse van de bestaande systemen Erfgoedplus.be en Erfgoedinzicht - Eindrapport fase 2
3. Voorstel tot businessmodel - Eindrapport fase 3

Wat betekent dit traject voor de huidige gebruikers van de Erfgoeddatabanken?

De taskforce neemt geen beslissingen die op korte termijn ingrijpen op de continuïteit van de erfgoeddatabanken. In afwachting van een uitkomst is verlies aan data geen optie. Tijdens het hele traject zet de taskforce maximaal in op het behoud en de toegankelijkheid van collectiegegevens.

Het aanbod van ondersteuning en begeleiding op het vlak van digitale collectieregistratie, -beheer en -ontsluiting blijft operationeel.

De erfgoeddatabanken maken deel uit van het ruimere culturele digitale ecosysteem. Dat ruimer beleidskader wordt geschetst binnen de visienota 'Een Vlaams cultuurbeleid in het digitale tijdperk'. De visienota schetst de technische en functionele specificaties waaraan de digitale infrastructuur moet voldoen om systemen beter op elkaar af te stemmen. De toekomstige werking van de erfgoeddatabanken moet conform deze architectuur vorm krijgen. Alle stappen die gezet worden in de integratie van de erfgoeddatabanken passen binnen de visienota.