Sinds 1 september 2023 is het gebruik van elektronische communicatiemiddelen verplicht voor alle overheidsopdrachten die u plaatst via de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking. Dit betekent dat ook bij deze plaatsingsprocedure de inschrijvers hun offertes moeten indienen via e-Procurement(opent in nieuw venster). U nodigt zelf minimaal drie deelnemers uit om een offerte in te dienen via dit platform.

De deelnemers die u uitnodigt, moeten:

• voldoen aan de verplichtingen inzake de betaling van sociale en fiscale schulden
• zich niet in een van de uitsluitingsgevallen bevinden
• (als dit van toepassing is) over de nodige erkenning beschikken.

U voorziet in een (eventueel beperkt) bestek. Hierin vermeldt u een uiterste tijdstip waarop de deelnemers hun offerte indienen, om de gelijkheid van de inschrijvers te garanderen. Een zitting voor de opening van de offertes moet niet.

Door de beperkte graad van mededinging mag u de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking enkel in specifieke gevallen gebruiken en moet u altijd motiveren waarom u voor deze procedure kiest.

U vindt alle toepassingen in artikel 42 van de wet overheidsopdrachten van 17 juni 2016. Hieronder vindt u een beperkte opsomming met de meest gebruikte toepassingen in de sociale woningbouw en de voorwaarden waaraan u bij iedere toepassing moet voldoen.

Het goed te keuren bedrag is niet hoger dan 143.000 euro

Artikel 90, eerste lid, 1° van het KB plaatsing van 18 april 2017

U mag de onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking gebruiken zonder verdere voorwaarden. U kunt zo kleinere opdrachten op een soepele manier plaatsen.

Op 1 januari 2024 werd het drempelbedrag voor de toepassing van de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking geïndexeerd. Voor de periode 2024-2025 geldt een bedrag van 143.000 euro (exclusief BTW).

Het goed te keuren bedrag is niet hoger dan 100.000 euro voor elk perceel

Artikel 90, eerste lid, 3° van het KB plaatsing van 18 april 2017

De raming van de hele opdracht mag de Europese drempels niet bereiken.

De samengevoegde waarde van alle percelen die u via de onderhandelingsprocedure wil gunnen, mag niet meer bedragen dan 20% van het totale geraamde opdrachtbedrag.

Onvoorzienbare dwingende spoed

De hoogdringendheid van de opdracht vloeit voort uit onvoorzienbare gebeurtenissen. Het is absoluut onmogelijk de termijnen voor andere mogelijke procedures na te leven.

De ingeroepen omstandigheden mogen niet te wijten zijn aan u, als aanbestedende overheid.

U kreeg geen of geen geschikte kandidatuur of offerte via een openbare of niet-openbare procedure.

U mag de oorspronkelijke voorwaarden van de opdracht niet wezenlijk wijzigen.

U kreeg alleen onregelmatige of onaanvaardbare offertes via een openbare of niet-openbare procedure die Europees werd bekend gemaakt.

In deze situatie kan u niet langer een onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking voeren.

Zie de toelichting bij de mededingingsprocedure met onderhandeling.

U kreeg alleen onregelmatige of onaanvaardbare offertes via een openbare of niet-openbare procedure, die niet via een Europese bekendmaking verliep.

In deze situatie kan u niet langer een onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking voeren.

U kunt maar aan één bepaalde opdrachtnemer gunnen.

U kan de opdracht om technische of artistieke redenen of omwille van de bescherming van alleenrechten slechts aan één bepaalde opdrachtnemer gunnen.

Deze toepassing moet u grondig motiveren: u kunt het maar zeer uitzonderlijk inroepen.

Voorbeeld: het toewijzen van een opdracht voor een niet voorziene uitbreiding of verbouwing van een bestaand gebouw aan de architect die het oorspronkelijk gebouw heeft ontworpen.

U gunt een nieuwe opdracht, die een herhaling van soortgelijke werken is, rechtstreeks aan de opdrachtnemer van de oorspronkelijke opdracht.

Deze toepassing komt vaak voor.

Voorwaarden voor de oorspronkelijke opdracht

De oorspronkelijke opdracht is gegund via een van de volgende procedures:

• openbare procedure
• niet-openbare procedure
• mededingingsprocedure met onderhandeling
• vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking
• concurrentiegerichte dialoog
• innovatiepartnerschap

In het bestek van de oorspronkelijke opdracht staat de mogelijkheid tot herhaling (dit kan in het eerste deel van het bijzonder bestek VM/B 2013/2017). U moet altijd het maximumplafond van de herhalingsopdracht bepalen en vastleggen in het bestek (bv. herhaling tot een maximum van 20 woningen).

Bij de opmaak van de raming van de oorspronkelijke opdracht hield u rekening met de mogelijkheid tot herhaling.

Voorwaarden voor de herhalingsopdracht(en)

Het offertebedrag van de herhalingsopdracht:

• is voor minstens 90% gebaseerd op eenheidsprijzen van de oorspronkelijke opdracht
• is maximaal 1,65 keer het offertebedrag van de oorspronkelijke opdracht.

Een herhalingsopdracht gebeurt via de gunning van een onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking. U maakt dus een gunningsbeslissing op. De oorspronkelijke opdrachtnemer mag weigeren om de herhalingsopdracht uit te voeren.

U moet de herhaling bestellen binnen de drie jaar na de sluiting van de oorspronkelijke opdracht (dit is het versturen van de bestelbrief). Er staat geen limiet op het aantal herhalingen.

De inschrijver voegt een verklaring bij zijn offerte waarin hij bepaalt welke datum hij als basis zal nemen voor de prijsherziening van de herhalingsopdracht. Hij heeft het recht de datum van de opening van de offertes van de basisopdracht te nemen, maar hij kan ook een tegemoetkoming doen door een latere datum te kiezen.

Voor het opstellen van deze door de aannemer in te vullen verklaring kan u zich baseren op het modeldocument van Wonen in Vlaanderen(Word bestand opent in nieuw venster).

Artikel 95 van het KB plaatsing van 18 april 2017

U kunt de opdracht van een onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking sluiten op drie mogelijke manieren:

1. Briefwisseling volgens de handelsgebruiken.
2. U brengt de opdrachtnemer op de hoogte van de goedkeuring van zijn offerte, eventueel gewijzigd na onderhandelingen. U verstuurt deze informatie verplicht via fax, e-mail of via een ander elektronisch middel, met een bevestiging via een aangetekende zending op dezelfde dag.
3. Beide partijen ondertekenen een overeenkomst.

Voor opdrachten onder de Europese drempels zal u ook een vereenvoudigde aankondiging van gegunde opdracht moeten publiceren, uiterlijk 30 dagen na de sluiting. Deze vereenvoudigde aankondiging is een vereenvoudigde versie van de al bestaande aankondiging van gegunde opdracht en vindt u op het e-Procurement platform.

De mededingingsprocedure met onderhandeling is een tweestapsprocedure, net zoals een niet-openbare procedure.

Fase 1:

• Bekendmaking van de opdracht is enkel een oproep om kandidaatstellingen in te dienen tegen een bepaalde datum.
• Selectiefase: U gaat na of de kandidaten over de nodige betrouwbaarheid en geschiktheid beschikken.

Fase 2:

• Alleen de geselecteerde kandidaten ontvangen een uitnodiging om een offerte in te dienen.
• Opgelet: Het minimum aantal geselecteerden mag niet kleiner zijn dan drie en moet in elk geval voldoende zijn om de concurrentie te kunnen laten spelen (artikel 79, § 2 van de wet overheidsopdrachten van 17 juni 2016).

U mag de mededingingsprocedure met onderhandeling enkel in specifieke gevallen gebruiken. U motiveert altijd waarom u voor deze procedure kiest.

U vindt alle toepassingen in artikel 38 § 1 van de wet overheidsopdrachten van 17 juni 2016. Hieronder vindt u een beperkte opsomming met de meest gebruikte toepassingen in de sociale woningbouw en de voorwaarden waaraan u bij iedere toepassing moet voldoen.

De raming ligt lager dan 750.000 euro (opdrachten van werken) of lager dan de Europese drempels (leveringen en diensten)

U mag de mededingingsprocedure met onderhandeling gebruiken zonder verdere voorwaarden.

U kreeg alleen onregelmatige of onaanvaardbare offertes via een openbare of niet-openbare procedure

De opdracht werd Europees bekend gemaakt

U mag de oorspronkelijke voorwaarden van de opdracht niet wezenlijk wijzigen. Beperkte wijzigingen of aanvullingen mogen wel.

U nodigt alle inschrijvers uit die voldoen aan de eisen van toegangsrecht en kwalitatieve selectie en die een formeel regelmatige offerte indienden, om deel te nemen aan de procedure. Andere deelnemers mag u dus niet uitnodigen. U moet geen aankondiging van de opdracht bekendmaken.

Als u niet alle inschrijvers die voldoen aan de eisen van toegangsrecht en kwalitatieve selectie en die een formeel regelmatige offerte indienden wenst uit te nodigen, bent u wel verplicht een aankondiging van de opdracht bekend te maken.

De opdracht werd niet Europees bekend gemaakt

U mag de oorspronkelijke voorwaarden van de opdracht niet wezenlijk wijzigen. Beperkte wijzigingen of aanvullingen mogen wel.

U nodigt alle inschrijvers uit die voldoen aan de eisen van toegangsrecht en kwalitatieve selectie en die een formeel regelmatige offerte indienden. Maar, u mag ook andere deelnemers uitnodigen die aan deze eisen voldoen en die bij de oorspronkelijke procedure geen offerte indienden. Zo kunt u de mededinging verruimen. U moet geen aankondiging van de opdracht bekendmaken.

Als u niet alle inschrijvers die voldoen aan de eisen van toegangsrecht en kwalitatieve selectie en die een formeel regelmatige offerte indienden wenst uit te nodigen, bent u wel verplicht een aankondiging van de opdracht bekend te maken.

Er is geen onmiddellijk beschikbare oplossing om in uw behoefte te voorzien

Dit toepassingsgeval biedt erg veel flexibiliteit. U moet enkel aantonen dat er geen onmiddellijk beschikbare oplossingen bestaan om in uw behoefte te voorzien.

De opdracht bevat ontwerp- of innovatieve oplossingen

Het verschil met het vorige toepassingsgeval is dat er hier geen aanpasbare oplossing bestaat.

De opdracht kan verschillende aspecten omvatten. Het kan dus gaan om het ontwerp én de uitvoering ervan.

U kan de opdracht niet gunnen zonder onderhandelingen

U kan de opdracht niet gunnen zonder voorafgaande onderhandelingen omwille van specifieke omstandigheden. Deze omstandigheden hebben te maken met de aard, de complexiteit, de juridische en financiële voorwaarden of de risico’s verbonden aan de opdracht.

U kan de technische specificaties van de opdracht niet voldoende nauwkeurig omschrijven

U kan de technische specificaties niet voldoende nauwkeurig vaststellen op basis van een norm, Europese technische beoordelingen, een gemeenschappelijke technische specificatie of een technisch referentiekader (zie artikel 2, 45° tot 48° van de wet overheidsopdrachten van 17 juni 2016 voor de definitie van deze begrippen).

De opdracht wordt voorbehouden voor sociale werkplaatsen, sociale inschakelingsondernemingen, …

De geraamde waarde van de opdracht moet lager liggen dan de Europese drempel.

Dit staat ook in artikel 15 van de wet overheidsopdrachten van 17 juni 2016.

De sluiting van de opdracht gebeurt op dezelfde manier als bij een onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking.

Deze procedure gebeurt in één stap: na de bekendmaking kunnen geïnteresseerden onmiddellijk een offerte indienen. Dit verschilt van de mededingingsprocedure met onderhandeling.

Artikel 41 van de wet overheidsopdrachten van 17 juni 2016

U kunt de vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking toepassen:

• voor opdrachten van werken met een geraamde waarde lager dan 750.000 euro
• voor opdrachten van leveringen en diensten met een geraamde waarde lager dan de Europese drempels.

U kunt de opdracht van een vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking sluiten op twee manieren:

• u brengt de opdrachtnemer op de hoogte van de goedkeuring van zijn offerte, eventueel gewijzigd na onderhandelingen. U verstuurt deze informatie verplicht via fax, e-mail of via een ander elektronisch middel, met een bevestiging via een aangetekende zending op dezelfde dag.
• beide partijen ondertekenen een overeenkomst.