Artikel 6 van het KB plaatsing van 18 april 2017

Voordat u een overheidsopdracht opstart of lanceert, moet u de waarde ervan ramen. De raming bepaalt namelijk de regels die gelden tijdens het verdere verloop van de opdracht.

Voorbeeld: De geraamde waarde van een opdracht ligt boven de Europese drempel, dus gelden de regels van de Europese bekendmaking. Blijft de uiteindelijk gekozen offerte onder de drempel? Dan zal de gunningsprocedure toch verder volgens het Europese regime verlopen (bv. welke wachttermijn en verhaalprocedures van toepassing zijn). Dit geldt ook omgekeerd.

Belangrijk: Het geraamde opdrachtbedrag valt onder de geheimhouding, ook al staan er vakjes hiervoor in het bekendmakingsmodel. Dit is van belang om te vermijden dat de inschrijvers voor hun prijszetting door de raming beïnvloed zouden worden.

Uitzondering: waarop heeft de raming geen invloed?

De raming heeft geen invloed op de regels die gelden bij opdrachten die via de ‘goed te keuren uitgave’ (of het bedrag van de gekozen offerte) gegund worden.

Dit is onder meer het geval bij de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking die wordt gevoerd volgens artikel 42, § 1, 1°, a) van de wet overheidsopdrachten van 17 juni 2016. Ligt het bedrag van de gekozen offerte hoger dan de drempel voor een onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking? Dan kan de opdracht niet worden geplaatst. In dit geval moet u overstappen naar een openbare procedure of onderhandelen met de inschrijver(s) om een lagere prijs te bedingen die wel onder de drempel blijft.

Artikel 7 van het KB plaatsing van 18 april 2017

De raming moet gebeuren als de bekendmaking verzonden wordt of, als er geen bekendmaking nodig is, als de opdracht gestart wordt. Deze timing moet ervoor zorgen dat de raming zo accuraat en actueel mogelijk is.

De raming moet uitgaan van de volledige duur en waarde van de opdracht. De raming moet daarom de volgende elementen bevatten:

• alle vereiste en toegestane opties
• alle percelen
• alle herhalingen, volgens artikel 42, § 1, 2° van de wet overheidsopdrachten van 17 juni 2016
• alle gedeelten, volgens artikel 57 van de wet overheidsopdrachten van 17 juni 2016
• alle verlengingen, volgens artikel 57 van de wet overheidsopdrachten van 17 juni 2016
• al het prijzengeld en de vergoedingen aan de deelnemers aan de opdracht
• eventueel de herzieningsbepalingen

Belangrijk: u mag nooit de Belgische of Europese bekendmakingsregels proberen te ontduiken door een bepaalde ramingsmethode te kiezen of door de opdracht op te splitsen in kleinere opdrachten. Het opsplitsen in kleinere opdrachten op zich is niet verboden, maar u moet al deze kleinere opdrachten samen ramen en ze dan allemaal Belgisch of Europees bekendmaken.

Voor de berekening van de waarde van een raamovereenkomst gaat u uit van de geraamde maximale waarde van alle opdrachten die u wil plaatsen tijdens de totale duur van de raamovereenkomst.

Bovenop deze algemene regels bestaan er ook specifieke regels om de raming bij opdrachten van werken, leveringen en diensten te berekenen.

Artikel 7 § 7 van het KB plaatsing van 18 april 2017

De raming van een opdracht van werken omvat:

• de waarde van alle geplande werken;
• de waarde van de leveringen en diensten die nodig zijn om de werken uit te voeren en die u ter beschikking stelt van de aannemer.

Artikel 81 van de wet overheidsopdrachten van 17 juni 2016

U gunt de opdracht aan de inschrijver met de economisch meest voordelige offerte. U bepaalt in de opdrachtdocumenten op basis van welke criteria u de opdracht wenst te gunnen:

• op basis van de prijs
• op basis van de kosten
• op basis van de beste prijs-kwaliteitsverhouding. In dit geval is de prijs een van de gunningscriteria, naast criteria die te maken hebben met het voorwerp van de opdracht (kwalitatieve, milieu- en/of sociale aspecten). Mogelijke criteria zijn:
  • kwaliteit, waaronder technische verdienste, esthetische en functionele kenmerken, toegankelijkheid, geschiktheid van het ontwerp voor alle gebruikers, sociale, milieu- en innovatieve kenmerken, de handel en de voorwaarden waaronder deze plaatsvindt;
  • de organisatie, de kwalificatie en de ervaring van het personeel voor de uitvoering van de opdracht, wanneer de kwaliteit van dat personeel invloed kan hebben op het niveau van de uitvoering van de opdracht;
  • klantenservice en technische bijstand, alsook leveringsvoorwaarden zoals de leveringsdatum, de leveringswijze en de leverings- of uitvoeringstermijn.

Bij Europese opdrachten die worden gegund op basis van verschillende gunningscriteria, moet u in de opdrachtdocumenten het relatieve gewicht vermelden dat u aan elk van de gunningscriteria geeft.

U kunt vrij kiezen of u de opdracht plaatst volgens een openbare of een niet-openbare procedure.

Openbare procedure

De openbare procedure verloopt in één fase: de opdracht wordt bekendgemaakt en de offertes worden ingediend tegen de zitting voor de opening van de offertes.

Het voordeel van de openbare procedure is de tijdswinst: de offertes worden maar in één stap beoordeeld.

Niet-openbare procedure

De niet-openbare procedure is een tweestapsprocedure.

Fase 1:

• Bekendmaking van de opdracht is enkel een oproep om kandidaatstellingen in te dienen tegen een bepaalde datum.
• Selectiefase: U gaat na of de kandidaten over de nodige betrouwbaarheid en geschiktheid beschikken.

Fase 2:

• Alleen de geselecteerde kandidaten ontvangen een uitnodiging om een offerte in te dienen.
• Opgelet: het minimum aantal geselecteerden mag niet kleiner zijn dan vijf en moet in elk geval voldoende zijn om de concurrentie te kunnen laten spelen (zie artikel 79 van de wet overheidsopdrachten van 17 juni 2016).

Verwacht u veel offertes? Dan kiest u beter een niet-openbare procedure. U beoordeelt dan eerst de kandidaatstellingen, waardoor u het aantal inschrijvers (en dus de te onderzoeken offertes) beperkt.

U kunt alleen een opdracht van beperkte waarde via aanvaarde factuur voeren als de raming van de opdracht niet hoger is dan 30.000 euro.

U moet kunnen aantonen dat u de voorwaarden van verschillende deelnemers hebt geraadpleegd en vergeleken. Dit hoeft niet door het vragen van offertes, maar kan bijvoorbeeld ook door het raadplegen van prijzen via online catalogi.

Als u een opdracht van beperkte waarde via aanvaarde factuur voert, zijn er de volgende aandachtspunten:

• Favoritisme is niet toegelaten: u mag zich niet altijd tot dezelfde deelnemer richten.
• U mag een opdracht niet opsplitsen in kleinere delen om kunstmatig onder de drempel van 30.000 euro te blijven.

U sluit de opdracht via een ‘aanvaarde factuur’. De factuur geldt dus als bewijs dat de opdracht is gesloten. Andere documenten zijn niet vereist.