Bij een opdracht voor werken kunt u de selectiecriteria en het niveau ervan bepalen aan de hand van de categorieën en klassen (zoals bepaald in de wet van 20 maart 1991 houdende regeling van de erkenning van aannemers voor werken). De klasse waarvoor de aannemer erkend moet zijn, bepaalt u dus in functie van het goed te keuren bedrag voor elke deelopdracht en niet in functie van het totale geraamde bedrag van de globale raamovereenkomst.

Pas op het tijdstip van een bestelling binnen de raamovereenkomst zal duidelijk zijn wat de juiste hoeveelheden en omvang van een deelopdracht zijn en dus welke erkenning nodig is. U kunt dus geen deelopdrachten bij de aannemer plaatsen binnen deze raamovereenkomst als die hoger zijn dan zijn erkenning. U kunt dus best bepalen wat het maximumbedrag per deelopdracht kan zijn en u daarop baseren om de vereiste klasse van de aannemer vast te leggen.

U vindt de maximumbedragen per erkenningsklasse op een andere pagina van onze website. Let op: gewijzigde bedragen vanaf 1 juni 2024.

Als aanbesteder moet u erover waken dat de aankondiging en de opdrachtdocumenten (bestek) een maximale hoeveelheid of waarde vastleggen voor de te verrichten werken, leveringen of diensten in uw raamovereenkomst. Doet u dit niet, dan is dat strijdig met het gelijkheids- en het transparantiebeginsel.

De vermelding van de maximale hoeveelheid of de maximale waarde gaat uit van een raming van de deelopdrachten die u zult sluiten op basis van de raamovereenkomst. De verplichting tot raming van de opdracht is een algemeen beginsel voor de plaatsing van overheidsopdrachten (art. 16 wet Overheidsopdrachten). Daardoor vormt de vastgelegde raming de maximumwaarde van de raamovereenkomst, tenzij anders bepaald in de opdrachtdocumenten.

Bij de berekening van de totale geraamde waarde van een raamovereenkomst moet u uitgaan van de geraamde maximale waarde, exclusief btw, van alle voor de totale duur van de raamovereenkomst voorgenomen deelopdrachten (art. 7, § 5, KB Plaatsing).

De maximale hoeveelheid of waarde maken deel uit van de inhoud van de raamovereenkomst. Zodra de gecumuleerde waarde van de specifieke opdrachten de maximale geraamde waarde bereikt, kunt u niets meer afnemen van de raamovereenkomst, ook al is de looptijd nog niet afgelopen. Daarom moet u dan ook de nodige bepalingen opnemen in de opdrachtdocumenten die de gevolgen van het bereiken van deze maximale waarde of hoeveelheid regelen.

Een concreet voorbeeld: stel dat u zes opdrachten wilt bestellen, dan maakt u hiervoor een raming op. Als u alle zes de opdrachten in het eerste jaar van het raamcontract bestelt, zult u de raamovereenkomst niet kunnen verlengen. Als u er bijvoorbeeld slechts drie in het eerste jaar bestelt, zult u de overeenkomst wel kunnen verlengen tot de overige drie ook besteld zijn of tot het vierde jaar is verlopen.

Wonen in Vlaanderen raadt aan om een clausule over afnamegarantie op te nemen. Elke bestelling wordt als een afzonderlijke deelopdracht beschouwd, onafhankelijk van de uitvoering van de andere bestellingen. Aangezien u het aantal uit te voeren deelopdrachten nogal moeilijk op voorhand kunt inschatten, worden er dus geen minimale afnames gegarandeerd.

Alle in de opdrachtdocumenten vermelde hoeveelheden zijn vermoedelijke hoeveelheden en worden slechts bij wijze van inlichtingen verstrekt. In geen geval zal de opdrachtnemer aanspraak kunnen maken op een minimaal aantal opdrachten, noch op een schadevergoeding wegens te weinig of geen opdrachten.

In principe bedraagt de looptijd van een raamovereenkomst maximum vier jaar. Alleen in uitzonderlijke gevallen mag de looptijd meer dan vier jaar bedragen, maar dan moeten de redenen wel duidelijk in de aankondiging van de opdracht staan.

De looptijd is de periode waarin het mogelijk is deelopdrachten te plaatsen. De werking van de raamovereenkomst stopt op het moment dat de uitvoering van de laatste deelopdracht eindigt. Na het verstrijken van de looptijd kunnen kunt u geen deelopdrachten meer gunnen op basis van de raamovereenkomst, ook al werd de maximale hoeveelheid of waarde nog niet bereikt.

U moet de deelopdrachten gunnen binnen de looptijd van de raamovereenkomst. Dat de uitvoering van deze opdrachten de looptijd van de raamovereenkomst overschrijdt, vormt geen probleem, zelfs niet na het verstrijken van de looptijd. Zolang de specifieke opdracht gegund werd binnen de looptijd van de raamovereenkomst, is het in orde.

Eens de raamovereenkomst is afgesloten kunt u deelopdrachten bepalen waarvoor u, voorafgaandelijk aan de uitvoering, een offerte vraagt. Deze offerte maakt u op basis van de eenheidsprijzen van de inschrijving van de raamovereenkomst. De in de offerte opgenomen hoeveelheden krijgen bij de definitieve bestelling per deelopdracht een forfaitair karakter bij de uitvoering.

Voor elke uit te voeren deelopdracht moet u de aannemer op de hoogte brengen van de plaats van uitvoering, de leidend ambtenaar van de deelopdracht en eventueel een summiere beschrijving van de uit te voeren werken (werkorder).

Binnen de week na ontvangst van het werkorder moet de leidend ambtenaar van uw woonmaatschappij met de aannemer op plaatsbezoek gaan. Op dit voorafgaand overleg kunt u de praktische, administratieve en technische punten bespreken.

Daarnaast kunt u ook de uitvoeringstermijn per deelopdracht bepalen in punt 1.16 van het VM/B 2017 deel 1 voor raamovereenkomsten(Word bestand opent in nieuw venster). Deze kunt u bepalen in functie van de aard en grootte van de deelopdracht.

De voorwaarden die u bij de gunning van de raamovereenkomst vastlegde, mag u niet meer wijzigen bij de gunning van de deelopdrachten.

Voor raamovereenkomsten wordt de borgtocht in principe per gesloten deelopdracht gesteld (artikel 25, §1, KB Uitvoering). Bij een raamovereenkomst met één opdrachtnemer kunt u er in de opdrachtdocumenten ook voor kiezen om een globale borgstelling op te leggen van 3 procent van het geraamde bedrag van de raamovereenkomst. Of u kunt een lager percentage vastleggen door een bepaling in die zin op te nemen in de opdrachtdocumenten.

Let op: voor opdrachten waarvan het bedrag lager is dan 50.000 euro mag u in principe geen borgtocht eisen. Voor raamovereenkomsten moet u het maximumbedrag in aanmerking nemen om te bepalen of de drempel van 50.000 euro bereikt is en niet het bedrag van de deelopdracht(en). Een raamovereenkomst voor een totaalbedrag van bijvoorbeeld 55.000 euro maar waarvan de deelopdrachten minder bedragen dan 50.000 euro, zal dus niet vallen onder deze uitzondering voor de drempel van 50.000 euro.

Bij een raamovereenkomst is prijsherziening van toepassing wanneer het maximumbedrag 120.000 euro overschrijdt.

U sluit de raamovereenkomst af met één opdrachtnemer, via de voorwaarden die in de raamovereenkomst zijn vastgelegd. Dit is de soort opdracht die traditioneel een ‘deelopdracht’ wordt genoemd.

Als u niet alle voorwaarden in de opdracht van de raamovereenkomst vastgelegd hebt, kunt u een vervollediging vragen bij de plaatsing van de deelopdrachten. U vraagt dan aan de opdrachtnemer om zijn initiële offerte te vervolledigen. Deze vervollediging kan enkel voor de voorwaarden die niet vastgelegd waren bij de gunning van de oorspronkelijke raamovereenkomst.

Ook bij een raamovereenkomst met meerdere opdrachtnemers is er een verschil tussen de raamovereenkomst waarvan alle voorwaarden zijn bepaald (volledige raamovereenkomst) en de raamovereenkomst waarvan nog niet alle voorwaarden zijn bepaald (onvolledige raamovereenkomst).

Onvolledige raamovereenkomst met meerdere opdrachtnemers

U kunt bij een onvolledige raamovereenkomst met meerdere opdrachtnemers individuele opdrachten pas gunnen na de organisatie van een minicompetitie tussen de deelnemers.

Bij een mini-competitie worden de verschillende deelnemers opnieuw in mededinging gesteld voor elke concrete opdracht binnen de raamovereenkomst. Hierbij raadpleegt de aanbesteder schriftelijk alle deelnemers die in staat zijn de opdracht uit te voeren.

Dit impliceert dat de aanbesteder een op de concrete opdracht toegeschreven selectie kan doorvoeren. De concrete opdracht wordt gegund aan die inschrijver die de beste offerte heeft ingediend.

De gehanteerde gunningscriteria zijn in beginsel dezelfde als deze die gelden voor de gunning van de raamovereenkomst als geheel. Het is hierbij wel mogelijk om de voor de raamovereenkomst gehanteerde gunningscriteria eventueel verder te preciseren of aan te vullen op maat van de concrete opdracht (bijvoorbeeld een nadere invulling van beoordelingselementen). De aanbesteder kan ook in de opdrachtdocumenten voor de raamovereenkomst alternatieve gunningscriteria opnemen voor de beoordeling van de offertes binnen een minicompetitie.

Volledige raamovereenkomst met meerdere opdrachtnemers

U hebt de keuze tussen twee manieren om opdrachten toe te wijzen:

• de opdracht direct toewijzen, zonder minicompetitie.
• een gemengd systeem: u kiest per opdracht of u ze direct toewijst of dat u een minicompetitie organiseert.

Direct toewijzen zonder minicompetitie

U plaatst de opdrachten zonder de deelnemers opnieuw in mededinging te stellen. U moet daarom in de opdrachtdocumenten vastleggen hoe u voor de toewijzing van de individuele opdrachten zal kiezen tussen de opdrachtnemers.

Voorbeelden van systemen om de opdrachten onder de opdrachtnemers te verdelen:

• Toewijzing via watervalsysteem
  U vraagt aan de best gerangschikte deelnemer of hij de opdracht kan uitvoeren. Als dit niet het geval zou zijn (bijvoorbeeld doordat er onvoldoende personeel beschikbaar is), stelt u de vraag aan de tweede gerangschikte deelnemer.
• Toewijzing via degressief percentage
  U kunt de opdrachten verdelen onder de verschillende deelnemers via een degressief percentage. U moet hierbij altijd de beginselen van transparantie en gelijke behandeling respecteren.

Gemengd systeem

U kiest per opdracht of u al dan niet een minicompetitie wil organiseren. Als u van dit gemengd systeem gebruik wil maken, moeten de opdrachtdocumenten volgende informatie bevatten:

• de mogelijkheid om dit systeem toe te passen;
• de objectieve criteria die bepalen of opdracht direct toegewezen wordt dan wel een minicompetitie plaatsvindt.