In stappen naar een efficiënter wervings- en selectieproces
Zoals veel gemeenten heeft Duffel het moeilijk om kandidaten te vinden, vooral voor technische en leidinggevende functies. De gemeente stapte in het ondersteuningsaanbod ‘Duurzaam werkgeverschap’ omdat de sollicitatieprocedure vaak te lang duurt en de dienst HR en Loopbaanbeheer een beperkte capaciteit heeft. Het resultaat: een vernieuwd wervings- en selectieproces.
Deskundige HR en loopbaanbeheer Laura Truyts: “We zien de laatste jaren maar een kleine instroom van kandidaten en die haken vaak af omdat de selectie te lang duurt. We hadden onze rechtspositieregeling al aangepast. Daar zaten mogelijkheden in om de procedure hier en daar te verbeteren, maar we voelden dat we het hele proces onder de loep moesten nemen.”
Kandidaten haken vaak af omdat de selectie te lang duurt.
Rollen en verantwoordelijkheden uitgeklaard
“Onder andere de rollen en verantwoordelijkheden van iedereen in het wervings- en selectieproces waren niet helemaal duidelijk”, pikt beleidscoördinator Organisatie Sophie van Eupen in. “We hebben ons op de taakverdeling gefocust omdat we een middelgrote gemeente zijn. Alle betrokkenen weten nu wat hun verantwoordelijkheden zijn en wat belangrijk is voor hun rol. Taken zoals het functieprofiel en een extern jurylid contacteren, horen nu bijvoorbeeld duidelijk tot de verantwoordelijkheid van de leidinggevenden.”
Veel verbetering mogelijk in kleine dingen
“Soms was het ook onduidelijk hoe we de zaken moesten aanpakken. Door dat hele proces met de ondersteuningspartner van het Agentschap Binnenlands Bestuur (ABB) te bekijken en met alle mensen die bij aanwervingen betrokken worden rond de tafel te zitten, merkten we dat iedereen het proces wat anders zag. Zo vonden we ook de hiaten: verschillende stappen in ons proces zijn niet duidelijk genoeg of ontbreken. We kwamen ook tot de conclusie dat veel van de onduidelijkheden in kleine dingen zaten.”
Belang van kandidaatbeleving
Laura Truyts: “Dankzij het ondersteuningsaanbod weten we nu ook hoe belangrijk kandidaatbeleving is om mensen aan ons te binden. Daarom zullen we vanaf nu alle kandidaten meteen opbellen. Zo kunnen ze al vragen stellen en vormen we voor het interview al een beeld van hen. Op onze website komt er op termijn ook een pagina die kandidaten duidelijk maakt wat voor een gemeente Duffel is en waar Duffel voor staat als je hier werkt.”
Prioriteiten en stappen vastgelegd
Sophie van Eupen: “Hoe we aan de slag gaan? Eerst laten we de visienota die we nu hebben door het management goedkeuren. We legden alle verbeterpunten in een stappenplan vast, bepaalden hoe prioritair ze zijn en splitsten ze op in korte, middellange en lange termijn. Op korte termijn voeren we de kleine verbeteringen zo snel mogelijk door. Om bijvoorbeeld de selectieprocedures zo kort mogelijk te houden, leggen we vanaf nu samen met de jury de data van de sollicitatiegesprekken en de selectietechnieken al vast voor we de vacatures plaatsen.”
“Die kleine veranderingen zullen al een grote impact hebben, want daarmee is al 30% van het werk gedaan. Op middellange termijn is een van onze doelen om onze communicatiedienst in te schakelen om onze vacatures te plaatsen. We hebben ook nice to haves, ambities die we op lange termijn willen verwezenlijken. De ondersteuningspartner van het ABB raadt ons bijvoorbeeld aan om data van het selectieproces te verzamelen. Dat is nieuw voor ons. Die databank willen we langzaam opbouwen.”
Bekijk werving en selectie als 1 groot proces.