Het VLOCA-canvas: bezint eer ge begint

Dat inzicht is meer dan nodig want een digitaliseringsproject op de beslissingstafel leggen, is best spannend. Je voorziet in de inzet van mensen, tijd en budgetten voor de implementatie van een beloftevol idee dat mogelijk tot mooie resultaten leidt. Je wil het management, de externe projectjury en cruciale stakeholders overtuigen van de meerwaarde en de positieve impact, maar ook van de haalbaarheid, de duurzaamheid en het efficiënte gebruik van data en technologie.

Maar hoe pak je alle cruciale vragen aan zonder je te verliezen in de grootsheid van een complexe analyse?

Mieke: “Toen ik voor de stad Mechelen werkte, hanteerden we het business model canvas van Osterwalder bij de begeleiding van start-ups. Dat business model canvas is erg waardevol voor ondernemers die nadenken over hoe ze hun (nieuwe) business rendabel kunnen maken.

Waar het schoentje knelt voor de toepassing van dat model bij overheden, is dat wij niet zozeer op rendabiliteit mikken maar veel meer op maatschappelijke waardecreatie. Dat doen we doorgaans niet alleen maar wel samen met verschillende spelers uit het ecosysteem.

We riepen versterking in van Nils Walravens, Smart Region Officer van VLAIO, en David Suijkerbuijk van Gemeente zonder gemeentehuis, voor een brainstorm over een specifiek canvas op maat van overheden, geïnspireerd op het Osterwalder-canvas. Nils haalde zijn doctoraatsthesis over waardecreatie met apps voor smart cities boven, terwijl David als geen ander weet hoe belangrijk het is om alle succesfactoren en afhankelijkheden in kaart te brengen voor de aanvang van je digitaliseringsproject.”

Mieke: “Bezint eer ge begint … Vooraf stilstaan bij het canvas kan je achteraf veel tijd en geld besparen. Het VLOCA-canvas fungeert als kompas voor een efficiëntere en snellere start van je digitaliseringsproject omdat het verduidelijkt wat je sterke punten zijn en in welke topics of middelen je moet investeren. Bovendien helpt het canvas om de juiste scope en accenten te bepalen zodat je zeker bent dat je project maximaal bijdraagt aan je lokale beleidsdoelstellingen. Het canvas zorgt ook voor een correct begrip en engagement bij alle partijen. Tot slot kan je tijdens de implementatie van je project teruggrijpen naar het canvas als monitoringtool om af te toetsen of je project nog altijd in lijn ligt met je oorspronkelijke doelstelling.”

Mieke: “Ja, want doorheen alle bouwblokken zetten we de bril op van schaalbaarheid, duurzaamheid, interoperabiliteit, veiligheid en inclusie.

We vertrekken uiteraard vanuit je huidige motivatie: ‘wat wil je bereiken met dit specifieke digitaliseringsproject?’ maar we plaatsen dat steeds in een breder perspectief, namelijk:

• Hoe zorgen we ervoor dat je ingevulde VLOCA-canvas een basis vormt waarop jij, binnen je lokale bestuur, kan voortbouwen met het oog op toekomstige uitdagingen en uitbreidingen?
• Hoe zorgen we voor connecteerbare oplossingen, breed inzetbare modellen en nuttige herbruikbare kennis binnen een Vlaamse regio met een verscheidenheid aan lokale besturen die samenwerken en elkaar versterken?

Neem nu het project van de dienstverleningsautomaat waarmee Aalter fysieke documenten en klein materiaal 24/7 ter beschikking stelt van zijn burgers, verenigingen en ondernemers. De automaat is geen finaliteit op zich, dat beseffen ze daar heel goed. Het is een onderdeel van de bredere ambitie om tegemoet te komen aan de wens die leeft binnen onze samenleving om op elke vraag een instant antwoord of oplossing te krijgen. Vanuit die brede ambitie scoor je op veel meer domeinen: je creëert waarde (en enthousiasme) voor zowat alle diensten van je lokale bestuur, je kan organisatiebrede processen invoeren en gezamenlijke middelen mobiliseren.

Dit gaat echt over businessarchitectuur, hoe alle onderdelen van je organisatie samenwerken en functioneren in functie van een gezamenlijke doelstelling. We trekken de mogelijke silo’s open, eerst intern en vervolgens naar het hele ecosysteem.”

Mieke: “Dat klopt helemaal! De Vlaamse overheid streeft naar sterke lokale besturen en ondersteunt hen in diverse vormen. Binnen dat brede Vlaamse aanbod willen wij lokale besturen helpen om met de juiste middelen aan de slag te gaan. Daarom nemen wij graag een centrale functie op tussen de Vlaamse overheden en de lokale besturen. Wij hebben zicht op bestaande initiatieven, bouwstenen, beleidsinstrumenten, kennis en kunnen daarin faciliteren en adviseren.

En zo komen we terug bij het VLOCA-canvas: na de initiële brainstorm aan het einde van de zomer stelden we onze aanpak en handleiding scherp aan de hand van een paar lopende projecten zodat we het canvas binnenkort kunnen inzetten voor nieuwe projecten.”