1 Administratief Medewerker Vilvoorde (C1)

Als administratief medewerker ondersteun je de sector Transport en Logistiek in Vilvoorde. Ben je stipt, klantvriendelijk en hou je ervan om bezoekers met een glimlach te verwelkomen? Dan word jij misschien onze nieuwe collega!

• Je staat in voor een gevarieerde waaier aan administratieve taken, waaronder de tijdige en correcte registratie van gegevens via verschillende toepassingen, het opmaken van documenten en attesten volgens de procedures en richtlijnen, het bewaken en verbeteren van de kwaliteit van de klantendossiers, het bestellen van kantoormateriaal en het reserveren van lokalen en laptops.
• Je doet samen met je collega’s de onthaalpermanentie en bent zo het eerste aanspreekpunt voor bezoekers (collega’s, werkzoekenden, werkgevers, postbode, leveranciers) om hen te ontvangen en wegwijs te maken.
• Je informeert klanten (zowel telefonisch als face-to-face) over onze dienstverlening en de startdata van opleidingen. Waar mogelijk volg je vragen of klachten zelf op en waar nodig verwijs je hen correct door naar de juiste persoon. Daarnaast help je werkzoekenden bij het gebruik van de kiosken, de zelfbedieningspc’s en de telefoon naar de Servicelijn.
• Je ondersteunt de cursistenadministratie door contracten op te maken, premies te berekenen, de aanwezigheidslijsten en onkostennota’s op te volgen, de partners te ondersteunen bij de planning van de opleidingen en door lokalen en werkmateriaal te reserveren.

Veel variatie én veel verantwoordelijkheden dus, maar geen nood: je komt terecht in een team van 19 fijne collega’s die je met veel plezier wegwijs maken in al je taken. Je kan met je vragen ook altijd terecht bij je teamleider en we voorzien een opleidings- en ondersteuningsplan op maat om jou klaar te stomen voor de functie.

DEELNEMINGSVOORWAARDEN

Hieronder lees je aan welke voorwaarden je moet voldoen op uiterste indieningsdatum: 

1. Je hebt een diploma secundair onderwijs.

Als je het gevraagde diploma niet hebt, kun je toch deelnemen onder bepaalde voorwaarden:

• Ofwel heb je op het moment van jouw sollicitatie een geldig toegangsbewijs van de VDAB voor deze functie;
• Ofwel heb je op het moment van jouw sollicitatie een ervaringsbewijs voor deze functie;
• Ofwel heb je op het moment van jouw sollicitatie een bewijs van beroepskwalificatie dat overeenstemt met het niveau van de vacature.

Als je je diploma in het buitenland behaalde, moet je bij aanwerving een attest van de Vlaamse overheid voorleggen waaruit blijkt dat je diploma gelijkwaardig verklaard is met het vereiste niveau. Je kunt dat attest aanvragen bij NARIC-Vlaanderen: http://naricvlaanderen.be/.

Behaalde je het vereiste diploma niet in het Nederlands of heb je geen diploma dat overeenkomt met het niveau van de functie (omdat je in aanmerking komt op basis van een toegangsbewijs of ervaringsbewijs)? Toon dan bij je aanwerving aan dat je geslaagd bent voor een taalexamen “artikel 7” bij www.werkenvoor.be. 

Je kunt deelnemen via externe mobiliteit  als je als contractueel of vastbenoemd personeelslid (buiten proeftijd) bij een externe overheid werkt in een functie van hetzelfde niveau als die van de vacature. Onder externe overheid wordt begrepen:

• Federale overheid;
• Diensten van andere gemeenschappen en gewesten;
• Entiteiten en raden die niet behoren tot de Diensten van de Vlaamse overheid (zoals VRT, Vlaams Parlement);
• Lokale besturen (gemeenten, provincies, OCMW’s);
• Onderwijssector.

Je wordt, na een succesvolle selectieprocedure, aangeworven met een arbeidsovereenkomst van bepaalde duur.

Werk je al bij de Vlaamse overheid?

Hieronder lees je aan welke voorwaarden je als personeelslid van de diensten van de Vlaamse overheid moet voldoen op uiterste indieningsdatum om te kunnen solliciteren via tijdelijke horizontale mobiliteit of tijdelijke bevordering:

Vind een nieuwe uitdaging binnen de Vlaamse overheid via horizontale mobiliteit 

1. Je werkt binnen de diensten van de Vlaamse overheid in een functie die overeenstemt met dezelfde of een hogere rang als die van de vacante functie. 

Na een succesvolle selectieprocedure neem je de functie contractueel op, tenzij je als ambtenaar bij de diensten van de Vlaamse overheid bent tewerkgesteld via een selectieprocedure die werd gepubliceerd vóór 1 juni 2024. In dat geval krijg je ambtshalve verlof voor deze tijdelijke contractuele functie.

Groei verder binnen de Vlaamse overheid via bevordering naar hoger niveau 

Voor een bevordering hoger niveau tot de graad van medewerker (C):

• Je werkt binnen de diensten van de Vlaamse overheid in een graad van niveau D.  
• Je hebt op de uiterste indieningsdatum over 4 jaar relevante beroepservaring  m.b.t. administratieve ondersteuning. 
• Je laatste functioneringsevaluatie mag geen onvoldoende zijn.

Na een succesvolle selectieprocedure neem je de functie contractueel op, tenzij je als ambtenaar bij de diensten van de Vlaamse overheid bent tewerkgesteld via een selectieprocedure die werd gepubliceerd vóór 1 juni 2024. In dat geval krijg je ambtshalve verlof voor deze tijdelijke contractuele functie. 

Neem voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden contact op met de selectieverantwoordelijke.

KENNIS EN VAARDIGHEDEN

Ook deze kennis en vaardigheden heb je nodig om te starten in deze functie:

• Je bent in staat om snel nieuwe kennis te verwerven;
• Je wil de digitale geletterdheid van klanten helpen versterken;
• Je beschikt over een positieve ingesteldheid.

BIJKOMENDE VERWACHTINGEN

Je bent flexibel ingesteld en houdt van afwisseling;

Je spreekt en begrijpt vlot Nederlands.

• Je komt terecht in een organisatie waar je een bijdrage kunt leveren aan de maatschappij. Samen anticiperen we op evoluties en behoeften die actueel zijn in de samenleving.
• Je krijgt een contract van onbepaalde duur.
• Je primaire standplaats is Vilvoorde (Mechelsesteenweg 321).
• Je krijgt een salaris op basis van vastgelegde salarisschalen. Er zijn verschillende factoren die het salaris bepalen. Neem een kijkje op de salarissimulator(opent in nieuw venster) en gebruik de onderstaande info:
  • niveau van de functie: C
  • rang: C1
  • graad: medewerker
    Bekijk het selectiereglement in de bijlage voor alle informatie over de mogelijkheden rond externe mobiliteit, horizontale mobiliteit en bevordering.
• Je salaris wordt beïnvloed door je werkervaring en je gezinssituatie. Beoordeelt de lijnmanager je werkervaring als relevant voor de functie, dan kan deze meetellen bij de berekening van je loon.
• Bij de Vlaamse overheid geniet je van allerlei voordelen. Benieuwd? Neem zeker een kijkje op onze website(opent in nieuw venster).
• Als werknemer van de Vlaamse overheid heb je via de PlusPas(opent in nieuw venster) toegang tot heel wat interessante kortingen, leuke voordelen en speciale aanbiedingen (bv. Corporate Benefits).
• Je kunt verschillende bijscholingen, vormingen of opleidingen volgen binnen de Vlaamse overheid. Daarnaast ga je zelf aan de slag om je loopbaan in eigen handen te nemen. Hiervoor reiken we met veel plezier verschillende tools aan.
• De balans tussen werk en privé is voor ons belangrijk. Je hebt 35 dagen vakantie per jaar en je bent ook vrij tussen Kerstmis en Nieuwjaar.
  Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid?
  www.vlaanderen.be/werken-voor-vlaanderen(opent in nieuw venster)