Gedaan met laden. U bevindt zich op: Hoe begin je er aan? Lokaal bestuur of Vlaamse overheidsdienst

Hoe begin je er aan?

Bereid een aansluiting op het Verenigingsloket voor via onderstaand stappenplan zodat zowel zowel medewerkers, beleidsmensen als verenigingen betrokken zijn en de doelstellingen en bijhorende meerwaarde voor iedereen duidelijk zijn.

  • Stap 1
    • Vul een interesseformulier(opent in nieuw venster) in en geef aan in welk kwartaal je wil aansluiten op het Verenigingsloket.
    • Voeg eventueel al extra gegevens toe om de aansluiting zo efficiënt mogelijk voor te bereiden, zoals bijvoorbeeld:
      • de ingebruikname van een nieuwe website of CRM-systeem
      • invoering van een nieuw subsidiereglement voor verenigingen
      • deelname aan een gemeente-zonder-gemeentehuis-traject, …
      • samenwerking met een bepaalde softwareleverancier
    • Geef aan of je een kennismakingsgesprek wil
  • Stap 2

    • Dit is de interne coördinator voor de aansluiting en behoudt het overzicht

    • Hij/zij vormt de verbinding tussen alle betrokken medewerkers en diensten, en moet dus intern kunnen rekenen op collega’s om het project mee te ondersteunen.

    • Idealiter is dit ook de contactpersoon van de externe partijen die bij het project betrokken worden zoals softwareleveranciers.

  • Stap 3
    • Maak een duidelijk beeld van
      • het huidige digitale landschap: ICT-tools en softwaretoepassingen, koppelingen tussen toepassingen onderling en met Vlaamse bouwstenen…
      • de ambitie om de dienstverlening aan verenigingen te optimaliseren: wat wil je bereiken

    • Verzamel eerst informatie over:

      • de dienstverlening aan verenigingen: wat bieden de verschillende diensten aan? Wat kan al digitaal aangevraagd en opgevolgd worden?

      • de softwarepakketten en tools die je organisatie gebruikt bij ondersteuning aan verenigingen: zaalreservatiesystemen, evenementenloket, CRM, website, e-loket, dossiersysteem, documentenbeheer…

      • verenigingsdata: welke info over verenigingen en hun contactpersonen is er verzameld door de verschillende diensten en waar worden deze bewaard (Excel, CRM, dossiers…)?

    • Evalueer op basis van bovenstaande informatie samen met het aansluitingsteam tijdens een kennismakingssessie wat de beste pistes zijn voor een aansluiting.

    De bestaande quickscan van Mijn Burgerprofiel is aangepast zodat deze ook kan worden gebruikt voor het Verenigingsloket. Op basis van deze screening kan je ‘quick wins’ identificeren in je dienstverlening voor verenigingen.

    Naar de quickscan opent in nieuw venster
  • Stap 4
    • Bepaal je ambities en doelstellingen m.b.t. verenigingen om de aansluiting op het Verenigingsloket praktisch vorm te geven.
    • Dit zijn de vier doelstellingen die een logisch geheel vormen, maar daarom niet allemaal tegelijkertijd moeten worden uitgevoerd. Evalueer dus eerst welke doelstellingen belangrijk zijn voor jouw organisatie in de huidige situatie.
      1. verenigingsgegevens verzamelen, updaten en hergebruiken
      2. verenigingen laten aanmelden op je applicaties
      3. diensten en producten beschikbaar maken voor verenigingen
      4. verenigingen hun dossiers laten opvolgen

    Meer informatie en details over de vier doelstellingen voor verenigingen en hoe deze te implementeren

    Naar de vier doelstellingen
  • Stap 5
    • Informeer en betrek collega’s van alle beleidsthema’s want veel diensten komen in aanraking met verenigingen:

      • rechtstreekse dienstverlening aan verenigingen en beheer verenigingsdata (dienst sport, omgeving, cultuur, vrije tijd, OCMW, …)

      • onrechtstreekse dienstverlening en beheer verenigingsdata (financiële dienst, communicatiedienst …)

    • Een verandertraject kan stapsgewijs verlopen waarbij één dienst eerst het initiatief neemt, later gevolgd door andere. Belangrijk is dat dit door het beleid gesteund wordt: dat is een voorwaarde voor een succesvolle aanpak die organisatiebreed gedragen wordt en op lange termijn voordelen oplevert.

    Aansluitingsdeadline: 2027

    Elke Vlaamse overheidsinstantie (lokale besturen én departementen) die werkt met verenigingen is verplicht om tegen 2027 aan te sluiten op het Verenigingsregister(opent in nieuw venster) (dit volgt uit de aanpassing van het e-govdecreet in de zomer 2023).

    Als een aansluiting op het Verenigingsloket en/of -register deze beleidsperiode niet meer lukt, is het aangeraden om dit alvast te voorzien voor de volgende legislatuur. Neem deze aansluiting dus mee op in je beleidsplan en Beleids- en Beheerscyclus (BBC)!

  • Stap 6

    Heb je alle stappen doorlopen? Dan kan je nu starten met de effectieve aansluiting. Er is één aansluitingsformulier per softwareapplicatie. Neem hiervoor contact op via verenigingsloket@vlaanderen.be(opent in uw e-mail applicatie).