Verenigingsinformatie met overheden delen en hergebruiken zorgt voor meerwaarde bij vereniging én betrokken overheden door:

• Efficiëntie: door informatie te delen, hebben alle overheden toegang tot betere gegevens en wordt het onderhoud eenvoudiger.

• Automatisch hergebruik: bekende verenigingsgegevens kunnen direct worden hergebruikt zonder extra navraag (bijvoorbeeld bij het aanmaken van een dossier).

• Directe updates: nieuwe informatie van verenigingen is meteen beschikbaar voor alle overheden.

• Minder administratie: niet langer verenigingen periodiek bevragen aangezien updates automatisch worden gedeeld door alle overheidsinstanties.

• Transparantie: verenigingen kunnen de gegevens die de overheid over hen bewaart altijd bekijken en aanpassen.

• Kwaliteitscontrole: meerdere instanties controleren de gegevens, wat de kwaliteit verbetert.

• Juridische correctheid: de data-uitwisseling verloopt op een juridisch correcte manier

Heb je (nog) geen systemen (bv. CRM-toepassing) om verenigingsdata te beheren? Doe dan toch alvast de volgende voorbereiding:

• Verzamel en uniformiseer de verenigingsdata die nu vaak verspreid zitten over verschillende diensten en softwarepakketten
• Gebruik hiervoor een Excel-bestand op basis van het datamodel van het Verenigingsregister(opent in nieuw venster).
• Info en achtergrond bij de migratie-excel(opent in nieuw venster) van het Verenigingsregister

Drie basisopties om aan te sluiten:

1. Publieke verenigingsgegevens raadplegen via Publieke API

   • Wat? Toegang tot en hergebruik van algemene verenigingsgegevens zoals naam, beschrijving, adres en contactinfo.
   • Hoe? Door een koppeling met de publieke API voor geautomatiseerd raadplegen en hergebruiken op je website en andere applicaties.
   • Voor wie? Iedereen, zonder inloggen via het Verenigingsloket en eventueel je eigen applicaties
   • Mogelijke toepassingen? Digitale verengingsgids op je website, overzicht verenigingen volgens thema

2. Niet-publieke verenigingsgegevens raadplegen via MAGDA-aansluiting:

   • Wat? Toegang tot beschermde gegevens zoals contactinfo van vertegenwoordigers en bankrekeningnummers.
   • Hoe? Dien een aansluitingsdossier in bij MAGDA en gebruik de niet-publieke API.
   • Voor wie? Lokale overheden en Vlaamse entiteiten voor dienstverlening aan verenigingen
   • Mogelijke toepassingen? Automatisch invullen aanvraagformulieren, opzoeken niet-publieke gegevens vanuit lokale ICT-systemen of CRM, ...
   • Belangrijk: Stuur correcties ook door naar het Verenigingsregister.

3. Niet-publieke verenigingsgegevens beheren via MAGDA-aansluiting:

   • Wat? Beheer en actualiseer verenigingsgegevens (ook van vertegenwoordigers) door alle overheden die ervan gebruik maken (decentraal beheer)
   • Hoe? Verzamel wijzigingen en stuur deze via MAGDA’s niet-publieke API
   • Waarom? Voorkom veroudering van gegevens en bevorder gezamenlijk beheer
   • Mogelijke toepassingen? Hergebruik gegevens in CRM, mid-office of back-end toepassingen, lokaal e-loket, ...

Meer info via de documentatie van het Verenigingsregister(opent in nieuw venster)

Digitale dienstverlening is essentieel voor een efficiënte overheid. Het biedt verenigingen directe toegang tot actuele informatie over diensten en ondersteuning, en stelt medewerkers in staat snel en accuraat op vragen te reageren.

Wat is de Lokale Producten- en Dienstencatalogus (LPDC)

Een centraal beheersysteem met beschrijvingen van lokale producten en diensten. Het is een lokale variant van sjablonen uit de Interbestuurlijke Producten- en Dienstencatalogus (IPDC). Als bestuur kan je eenvoudig een sjabloon uit IPDC hergebruiken en aanpassen volgens de lokale voorwaarden, contactgegevens, ...

Voordelen van centraal beheer(opent in nieuw venster) van dienstverleningsinformatie via LPDC:

• Eén centrale locatie: verenigingen vinden alle relevante overheidsdiensten op één plek, zonder websites van verschillende overheden te moeten doorzoeken.
• Toegankelijk voor alle overheden: deze centrale databank maakt informatie toegankelijk voor alle overheidsniveaus
• Altijd actueel: de beschrijvingen van de dienstverlening blijven up-to-date omdat deze uit één bron komt.

Gebruik je al de Lokale Producten- en Dienstencatalogus (LPDC) via het Loket Lokale Besturen? Dan kan je een heel aantal sjablonen van de productcatalogus(opent in nieuw venster) aanpassen voor je eigen lokaal bestuur.

• Volg deze stappen:

1. Ga naar de LPDC-module via Loket Lokale Besturen

2. Kies het sjabloon (concept) van het product dat je wil publiceren

3. Pas de voorwaarden en andere velden aan zodat ze overeenkomen met je lokaal reglement

4. Voeg de website toe waar de vereniging de aanvraag digitaal kan starten (bij ‘procedure’)

5. Duid de doelgroep ‘vereniging’ aan

6. Verzend dit product naar de Vlaamse Overheid

• Eén uur later zal dit product terug te vinden zijn op het Verenigingsloket

Is er een lokaal beheersysteem voor digitale diensten?

• Nee:
  • Beheer je dienstverleningsinformatie rechtstreeks via de LPDC-module(opent in nieuw venster) in het Loket voor Lokale Besturen.
  • Hergebruikt deze info in je dienstverleningsprocessen of op je website, via de API van IPDC.
• Ja:
  • Bepaal waar je de dienstverleningsinformatie beheert (als masterdata):
    • Optie 1 via het lokale systeem: stuur alle wijzigingen door naar de LPDC-module als gelinkte open data.
    • Optie 2 direct beheer in de LPDC-module (van het Loket Lokale Besturen): zorg voor een omgekeerde integratie met het lokale systeem.

Hoe de informatie hergebruiken?

• Optie 1 via het lokale systeem: de informatie wordt automatisch opgehaald voor gebruik in andere systemen.
• Optie 2 via de API van IPDC (dus niet van LPDC)

Aandachtspunten: Belangrijke velden moeten ingevuld zijn zodat je producten ook op het Verenigingsloket worden getoond:

• Doelgroep: selecteer ‘Vereniging’
• Procedure-link naar aanvraag: een link naar je lokale website waar de aanvraag van het product kan worden opgestart
• Status: ‘gepubliceerd’ zonder foutmeldingen
• Publicatiekanaal: ‘IPDC v3’ is aangevinkt

Digitale dienstverlening is ook voor Vlaamse entiteiten essentieel voor een efficiënte werking. Het biedt verenigingen directe toegang tot actuele informatie over diensten en ondersteuning, en stelt medewerkers in staat snel en accuraat op vragen te reageren.

Wat is de Interbestuurlijke Producten- en Dienstencatalogus (IPDC)

Een centraal beheersysteem met beschrijvingen van producten en diensten die alle overheden (dus ook federaal, provinciaal en lokaal) aanbieden op het Vlaamse grondgebied. Als entiteit kan je eenvoudig een sjabloon uit IPDC hergebruiken en aanpassen volgens de eigen voorwaarden, contactgegevens, …

Voordelen van centraal beheer(opent in nieuw venster) van dienstverleningsinformatie via IPDC:

• Eén centrale locatie: verenigingen vinden alle relevante overheidsdiensten op één plek, zonder websites van verschillende overheden te moeten doorzoeken.
• Toegankelijk voor alle overheden: deze centrale databank maakt informatie toegankelijk voor alle overheidsniveaus
• Altijd actueel: de beschrijvingen van de dienstverlening blijven up-to-date omdat deze uit één bron komt.

Gebruik je al de redactieomgeving van het Vlaamse webplatform om je dienstverlening digitaal te beheren? Kijk dan na welke dienstverleningsproducten ook voor de doelgroep ‘vereniging’ van toepassing zijn. Vaak is een dienst of product immers voor meerdere doelgroepen relevant.

• Volg hiervoor deze stappen:

1. Ga naar de redactieomgeving
2. Zoek het product dat je wil aanpassen
3. Duid de doelgroep ‘vereniging’ aan
4. Zorg ervoor dat ook de velden ‘link naar de aanvraag’ en ‘uitvoerende organisatie’ zijn ingevuld voor het product
5. Sla de wijzigingen op

• Eén uur later is dit product terug te vinden op Verenigingsloket

Invoeren en updaten van productinformatie:

• Enige methode: gebruik de redactieomgeving van het Vlaamse Webplatform om dienstverleningsinformatie in te voeren en bij te werken in IPDC

Belangrijk aandachtspunt:

• Tijdelijke dubbele inspanning: als je informatie lokaal beheert, is automatische doorstroming naar IPDC nog niet mogelijk. Voorlopig moet je de informatie op beide plaatsen onderhouden.

Hergebruik van Informatie:

• Via API: Haal de beheerde informatie op via de API van IPDC voor gebruik in dienstverleningsprocessen of op je eigen website

Rechten en opleiding:

• Toegang: medewerkers moeten gebruiksrechten hebben om in de redactieomgeving te werken.
• Opleiding: nieuwe redacteurs krijgen training van Digitaal Vlaanderen om hen te ondersteunen.

Op deze wijze kunnen vertegenwoordigers van verenigingen zich aanmelden op alle overheidswebsites en je eigen applicaties via hetzelfde beveiligde systeem.

Er zijn twee methoden:

1. Eenvoudige navigatiebalk (global header met basis toegangsbeheer):
   - Een vaste navigatiebalk bovenaan overheidswebsites.
   - Een veilige manier om in te loggen op je site en van daaruit te navigeren naar algemene overheidssites zoals Mijn Burgerprofiel of het Verenigingsloket.
   - Inloggen namens een vereniging is op deze manier nog niet mogelijk.
   
2. Uitgebreide navigatiebalk (global header met gekoppeld toegangsbeheer of single sign-on):
   - Een vaste navigatiebalk bovenaan overheidswebsites.
   - Een veilige manier om in te loggen op je site en toegang te krijgen tot andere beveiligde functionaliteiten (zoals je lokale evenementenloket, reserveringssysteem, etc.).
   - Hiermee kan een vertegenwoordiger van de vereniging navigeren naar andere overheidssites zonder opnieuw in te loggen.

Voor de implementatie van de tweede optie is het noodzakelijk om gebruik te maken van de bouwsteen ‘toegangsbeheer’ (ACM)(opent in nieuw venster). ACM garandeert de identiteit van gebruikers bij het inloggen op online diensten via betrouwbare bronnen zoals het Rijksregister, KBO of Verenigingsregister. Speciaal voor het Verenigingsloket en ondersteunende overheidswebsites maakt ACM inloggen namens verenigingen mogelijk. Daarom wordt dit geavanceerde toegangsbeheer sterk aanbevolen.

Stappen die je kan zetten als er geen uitgebreide navigatiebalk met ACM-koppeling is:

• Maak een lijst van de verschillende toepassingen/platformen/applicaties waartoe verenigingen toegang moeten hebben

• Controleer per toepassing welke aanmeldprocedure momenteel wordt gebruikt

• Beoordeel de toegevoegde waarde en impact van het toestaan van aanmelden als vereniging voor elke toepassing.

Nieuwe aansluiting

1. Global header met eenvoudig toegangsbeheer
   • Opgelet: hierdoor kan een vertegenwoordiger van een vereniging zich nog niet aanmelden namens een vereniging op je website of applicatie. Daarom is een aansluiting met gekoppeld toegangsbeheer altijd aangeraden.
   • Waar vraag je wat aan?
     • Vul het online formulier(opent in nieuw venster) in.
     • Je ontvangt per e-mail instructies over het toevoegen van de Global header en footer aan je website.
     • De websitebeheerder gaat aan de slag met deze instructies.
   • Doorlooptijd: de installatie-instructies voor de Global header worden enkele dagen na aanvraag verstuurd
2. Aansluiting van de Global header met gekoppeld toegangsbeheer
   • Via deze aansluiting kunnen vertegenwoordigers van een vereniging zich wel op je website of applicatie aanmelden namens een vereniging en gebruikmaken van je digitale dienstverlening. Ze kunnen ook zonder opnieuw aan te melden gebruikmaken van diensten op andere overheidswebsites die dezelfde aansluiting hebben (‘single sign-on’). Daarom is deze aansluiting sterk aanbevolen.
   • Waar vraag je wat aan?
     • Vul een online formulier(opent in nieuw venster) voor eenvoudig toegangsbeheer aan (zie stap 1)
     • Vul een online formulier(opent in nieuw venster) voor koppeling met ACM aan
     • Het aansluitingsteam van Digitaal Vlaanderen neemt contact op
     • De websitebeheerder voert de technische wijzigingen uit

Wijziging bestaande aansluiting

1. Aanpassing Global Header: van ‘eenvoudig’ naar ‘gekoppeld’ Toegangsbeheer
   • Stuur een e-mail naar aansluitingen.verenigingsloket@digitaal.vlaanderen.be
2. Uitbreiding Global Header: toevoegen doelgroep ‘Verenigingen’
   Heb je al een ACM-integratie maar kunnen gebruikers nog niet inloggen namens een vereniging?
   • E-mail naar integraties@vlaanderen.be om je aansluiting uit te breiden
   • Wijzig je ACM/IDM-integratiedossier bij het onderdeel ‘2.5 Uitgeleverde attributen’

DOSIS(opent in nieuw venster), wat staat voor Dossier Status Informatie Systeem, verzamelt en ontsluit informatie over de aanwezigheid en status van dossiers bij Vlaamse of lokale overheidsdiensten. Hoe meer toepassingen hun dossierstatussen naar DOSIS sturen, hoe beter verenigingen, burgers en bedrijven een helder overzicht krijgen van hun dossiers bij verschillende instanties.

Stappen die je kan zetten als nog geen digitale afhandeling van dossiers is:

• Maak een lijst van de verschillende diensten die nu al digitaal aangeboden worden aan verenigingen en duid aan welke dossiers digitaal kunnen opgevolgd worden
  • welke statussen gebruiken jullie nu? zijn deze duidelijk voor verenigingen?
  • wanneer is een dossier “afgerond”? Heeft elk proces een einde?

Dossiers voor verenigingen gebaseerd op vCode
Een dossier vloeit voort uit het aanvragen van een bepaalde dienst of product in naam van een vereniging. Elke vereniging heeft een unieke vCode. Nu ondersteunt de API ook de ID’s van verenigingen (de vCode). Dit is de unieke identificatiecode waarmee de vereniging bekend is in het Verenigingsregister, beginnend met de letter ‘V’ gevolgd door 7 cijfers (bijvoorbeeld V0001120).

Product gekoppeld aan een dossier
Elk dossier (en dus elke dossierstatus) is gekoppeld aan een bepaald IPDC- of LPDC-product dat is aangevraagd. Deze koppeling gebeurt via een API via dewelke de unieke ID van het betreffende IPDC- of LPDC-product wordt uitgewisseld.

Hoe sluit je aan bij DOSIS?

• Vul je het online formulier(opent in nieuw venster) in
• Daarna neemt het integratieteam van DOSIS contact op