Elke vereniging heeft een juridische vorm, wat veel implicaties heeft op juridisch, fiscaal en administratief vlak:

• Vereniging zonder rechtspersoonlijkheid: feitelijke vereniging
• Vereniging met rechtspersoonlijkheid: vzw of stichting

Je kiest op de startpagina van de registratieprocedure welk type vereniging je wil registreren. Bij twijfel kan je de checklist met de belangrijkste kenmerken per type doorlopen, je statuten nakijken of de beschrijving op het Verenigingsloket(opent in nieuw venster) nalezen.

Je moet (wettelijke) vertegenwoordiger zijn om een vereniging te kunnen registreren:

• Feitelijke vereniging
  Je bent één van de minstens twee vertegenwoordigers die de dagelijkse leiding van de vereniging opnemen (een vereniging bestaat per definitie uit minstens twee personen). Meld je dan aan met itsme of een andere authenticatiemethode waardoor jij gekoppeld wordt als vertegenwoordiger aan de vereniging die je registreert. Vul de basisgegevens van je vereniging in en vul de gegevens van minstens één andere vertegenwoordiger in. Deze persoon krijgt na het indienen van de registratie een e-mail met een uitnodiging om ook vertegenwoordiger te worden van de vereniging. Rond je registratie af zodat je verenging wordt opgenomen in de centrale databron.
• Vzw of stichting
  Je bent wettelijk vertegenwoordiger van de vzw of stichting en kent het KBO-nummer. Meld je aan met itsme of een andere authenticatiemethode en kies voor jouw vereniging. Je vereniging is al geregistreerd in de Kruispuntbank voor Ondernemingen, dus je hoeft deze niet meer opnieuw te registreren. De KBO deelt deze informatie met het Verenigingsloket. Je kan deze info verder aanvullen in de centrale databron van het Verenigingsloket.
  Als je vereniging nog niet is geregistreerd of gegevens wil wijzigen, moet je contact opnemen met de KBO want dit is een federale bevoegdheid.
  Als je zelf niet de wettelijke vertegenwoordiger bent, moet je contact opnemen met deze persoon.

Een (wettelijk) vertegenwoordiger hoeft niet meerderjarig te zijn om een vereniging te registreren, maar wel om bepaalde diensten aan te vragen zoals bijvoorbeeld de gratis vrijwilligersverzekering.

Een vereniging kan zich via het Verenigingsloket zelf registreren. Hierdoor worden het adres, activiteiten, contactgegevens … bekend gemaakt aan overheden en het ruime publiek.

Dit wil echter niet zeggen dat de vereniging ook erkend is. Een erkenning vraagt een aparte actie door een lokaal bestuur, federatie, departement, koepel … die de vereniging meestal zelf moet aanvragen.

Je krijgt bij registratie een vCode, een uniek 7-cijferig identificatienummer. Dankzij deze vCode hoef je niet telkens opnieuw jouw gegevens in te geven, kunnen overheden je vereniging uniek identificeren en kan je makkelijker dienstverlening aanvragen omdat de overheid in kwestie je verenigingsgegevens kan ophalen.

Bovendien creëer je door registratie op het Verenigingsloket een extra ruim communicatiekanaal voor je vereniging: potentiële leden maar ook andere verenigingen vinden je terug op een Vlaanderenbreed platform.

Bij registratie van je vereniging controleren we eerst of je vereniging nog niet is geregistreerd in onze centrale databron om een dubbele registratie te vermijden. Daarom tonen we gelijkaardige verenigingen met hun basisinformatie: naam, locatie, hoofdactiviteiten, … Er worden maximum 5 resultaten weergegeven. Als je vereniging niet in de lijst staat kan je onmiddellijk verdergaan met de registratie.

Als je vereniging al geregistreerd is kan je de informatie aanpassen of aanvullen indien nodig. Er is wel een verschil tussen een feitelijke vereniging en een vzw of stichting:

• Feitelijke verenigingen zijn soms al bekend bij (lokale) overheden omdat zij bijvoorbeeld al subsidies hebben aangevraagd of een evenement georganiseerd. Als de betrokken overheid aansluit bij het Verenigingsloket stroomt de data door naar de centrale databron. Via de rubriek ‘Mijn vereniging’ kan je de gegevens aanpassen.
• Vzw’s en stichtingen zijn al gekend in de federale Kruispuntbank voor Ondernemingen en worden niet automatisch in onze centrale databron opgenomen. Volgens het decreet dat de juridische basis biedt voor het Verenigingsloket en de bijhorende data-uitwisseling moet er eerst een interactie met de Vlaamse of lokale overheid zijn alvorens de gegevens van de vereniging mag worden opgeslagen. Deze “interactie” kan breed geïnterpreteerd worden maar het aanvragen van een subsidie is een voorbeeld hiervan. Via de rubriek ‘Mijn vereniging’ kan je aanvullingen doen in de centrale databron van het Verenigingsloket, maar wijzigingen van vertegenwoordigers of adres of dergelijke moeten via de Kruispuntbank voor Ondernemingen.

In de rubriek “Verenigingen” kan je zoeken naar verenigingen op basis van zelf gekozen zoektermen en tekst. Of je kan gebruikmaken van de reeds voorziene filters zoals de hoofdactiviteiten van een vereniging of locatie.

Door zoektermen en filters te combineren kan je de resultaten verfijnen of net uitbreiden.

Het kan zijn dat je je eigen vereniging niet vindt omdat:

• Jouw vereniging ervoor heeft gekozen om niet publiek zichtbaar te zijn.
  Dit kan de vertegenwoordiger van de vereniging zelf beslissen en wijzigen. Contacteer dan de vereniging zelf voor meer informatie

• Jouw vereniging nog niet bestaat in onze centrale databron
  Dit wil zeggen dat je jouw vereniging kan registreren als jij één van de vertegenwoordigers bent. Dit kan via de registratiepagina op het Verenigingsloket.

• Feitelijke vereniging: je kan er voor kiezen om je gegevens niet te delen met het grote publiek. Dit wil zeggen dat jouw vereniging niet in de zoekresultaten zichtbaar is op het Verenigingsloket of bij andere entiteiten.
  Jouw gegevens blijven wel altijd beschikbaar in de centrale databron voor lokale besturen en overheidsdienstverleners omdat zij verplicht zijn deze informatie te hergebruiken en het niet nogmaals aan jou te vragen.
• Vzw of stichting: je kan niet uit de publieke stroom worden verwijderd omdat je al gekend en zichtbaar bent in een andere publieke databank op federaal niveau, namelijk de Kruispuntbank voor Ondernemingen.

Om je vereniging bekend te maken bij potentiële leden, andere verenigingen en overheden is de algemene info over je vereniging voor iedereen zichtbaar op het Verenigingsloket na registratie. Hiervoor hoef je niet aangemeld te zijn.

Je kan dit ook zelf nakijken in je ‘publiek verenigingsprofiel’

• Contactgegevens van je vereniging, zoals telefoonnummer, e-mailadres, website of sociale media.
• Basisgegevens zoals het juridisch statuut (feitelijke vereniging, vzw, stichting) en indien relevant KBO-nummer. Elke vereniging krijgt ook een uniek volgnummer in de centrale databron, de zogenaamde vCode.
• De hoofdactiviteiten van je vereniging. Dit zijn de activiteiten waar je vereniging zich hoofdzakelijk mee bezighoudt. Je kan er maximum drie aanduiden.
• Korte omschrijving geeft weer wat de vereniging doet en wat je kan verwachten bij bijvoorbeeld activiteiten. De doelgroep leeftijd geeft aan of er een minimum- en/of maximumleeftijd van toepassing is voor deze vereniging.
• Locaties waar de vereniging actief is en waar ze bijvoorbeeld regelmatig activiteiten of bijeenkomsten organiseert.

Als vertegenwoordiger van je vereniging kan je alle info die de overheid van je kent nakijken, aanvullen en aanpassen via de rubriek ‘Mijn vereniging’. Je vindt er je:

• Dossiers:
  een overzicht van alle lopende en afgesloten dossiers bij verschillende overheden afgesloten - handig om zaken op te zoeken of informatie te hergebruiken bij een nieuwe aanvraag
• Verenigingsgegevens:
  een overzicht van je beschrijving, contactgegevens en locaties - je kan er eenvoudig wisselen naar het ‘publieke profiel’ om na te kijken wat het brede publiek kan zien en indien nodig aanpassen
• Vertegenwoordigers:
  een overzicht van de personen die voor jouw vereniging dienstverlening mogen aanvragen en de gegevens van je vereniging beheren - de contactgegevens van deze vertegenwoordigers zijn enkel zichtbaar voor overheden, tenzij je dat zelf anders instelt
• Logboek:
  een overzicht van alle acties en wijzigingen met betrekking tot je verenigingsgegevens, zowel door jezelf via het Verenigingsloket als door overheden via de centrale databron - je kan dus steeds nakijken wie welke wijziging wanneer heeft uitgevoerd
• Instellingen:
  Sommige verenigingen willen niet zichtbaar zijn voor het brede publiek op het Verenigingsloket. Dat beheer je via deze optie.

In de rubriek ‘Aanbod’ kan je zoeken naar diensten en producten op basis van zelf gekozen zoektermen en tekst. Of je kan gebruikmaken van de reeds voorziene filters zoals bijvoorbeeld locatie of thema.

Enkel producten die relevant zijn voor verenigingen worden getoond, dus niet het volledige aanbod van een bepaalde overheid.

Het kan zijn dat de diensten van jouw gemeente nog niet zichtbaar zijn, dit wil mogelijks zeggen dat jouw gemeente nog niet de nodige aanpassingen heeft gedaan om de diensten zichtbaar te maken in het Verenigingsloket → contacteer dan jouw gemeente zelf voor meer informatie

Het kan zijn dat je de diensten van je (lokale) overheid niet vindt omdat:

• Jouw gemeente, stad of Vlaamse entiteit nog niet de nodige aanpassingen heeft gedaan om hun diensten zichtbaar te maken via het Verenigingsloket
  Neem contact op met je gemeente, stad of Vlaamse entiteit voor meer informatie

• Jouw gemeente, stad of Vlaamse entiteit de nodige aanpassingen aan het voorbereiden is zodat op korte termijn hun diensten zichtbaar worden via het Verenigingsloket
  Kijk de website of andere communicatie van je gemeente, stad of Vlaamse entiteit na i.v.m. nieuws hierover of neem contact op voor meer informatie

Elke dienst of product wordt in detail beschreven met de informatie die beschikbaar is gesteld door de betrokken overheid. Deze informatie kan dus zeer uitgebreid zijn met duidelijke voorwaarden, beschrijving, aanvraagprocedure … maar ook zeer minimaal.

Er is ook steeds een link of blauwe aanvraagknop om de dienst rechtstreeks aan te vragen bij de aanbiedende overheid zelf. Het Verenigingsloket treedt hierbij op als verzamel- en doorgeefluik, maar biedt zelf geen dienstverlening aan.

Aanmelden in naam van jouw vereniging via de navigatiebalk bovenaan de site, de zogenaamde ‘global header’:

• Klik op aanmelden en bewijs dat jij het bent via itsme of een andere identificatiemethode
• Je ziet de verenigingen die gelinkt zijn aan jouw rijksregisternummer.

Ben je vertegenwoordiger van een feitelijke vereniging?
Dan moet je ofwel door een andere vertegenwoordiger worden uitgenodigd en jezelf toevoegen met je rijksregisternummer, ofwel zelf je vereniging registreren (op voorwaarde dat deze nog niet bekend is in de centrale databron).

Ben je wettelijke vertegenwoordiger van een vzw of stichting?
Dan ben je gekend in de Kruispuntbank voor Ondernemingen. Deze informatie stroomt door naar de centrale databron voor verenigingen dus je kan je automatisch aanmelden. Dan moet je geen extra stappen ondernemen om gekend te zijn bij deze vereniging.

Het is wel mogelijk dat je er verschillende rechten zijn toegekend aan verschillende vertegenwoordigers waardoor jij misschien niet alles of niet hetzelfde als een collega kan doen.

Vzw’s en stichtingen hebben een ondernemingsnummer, waardoor deze ook als economische actor kan verschijnen in je overzicht bij het aanmelden. Je merkt dit aan het ondernemersicoon.

Wanneer jouw feitelijke vereniging geregistreerd is of vzw/stichting gekend is in het Verenigingsregister krijgt deze een vCode, een unieke 7-cijferige code die start met een V. Dan staat er een verenigingsicoon voor de naam van je vereniging.

Als vereniging vraag je bij verschillende overheden diensten aan. De opvolging van je kampvergunning, subsidie, premie … kan via de rubriek ‘Mijn vereniging’ zodra je aangemeld bent.

Het kan zijn dat niet (alle) dossiers zichtbaar zijn. Dan is de betrokken overheid nog niet aangesloten op het Verenigingsloket. Stapsgewijze zullen meer overheden en diensten echter aansluiten waardoor er steeds meer informatie kan worden getoond.

Het Verenigingsloket biedt ‘basisinformatie’ over thema’s die leven bij veel verenigingen zoals:

• keuze van het type verenigingen en de juridische implicaties (feitelijke vereniging versus vzw)

• administratieve verplichtingen zoals uitreiking attesten, aanstelling bestuurders, …

• fiscale verplichtingen zoals btw, patrimoniumtaks,

• organisatorische vragen rond Sabam en auteursrechten, evenementen, kampen, …

Voor meer info en details verwijzen we telkens door naar de departementen, steunpunten en andere organisaties die gespecialiseerd zijn in dat thema.