Occasionele gezamenlijke opdrachten

De gezamenlijke plaatsing van een opdracht kan verschillende vormen aannemen:

• een gecoördineerde plaatsing van gemeenschappelijke technische specificaties voor werken, leveringen of diensten door verschillende aanbestedende overheden die elk een afzonderlijke procedure volgen
• een gezamenlijke plaatsingsprocedure door verschillende aanbestedende overheden
  • die samen optreden
  • die 1 aanbestedende overheid belasten met het beheer van de plaatsingsprocedure.

De verdeling van de verantwoordelijkheden tussen de verschillende aanbestedende overheden is wettelijk geregeld.

• Als verschillende aanbestedende overheden gezamenlijk 1 plaatsingsprocedure doorlopen, zijn zij gezamenlijk verantwoordelijk voor het nakomen van de verplichtingen.
• Als de aanbestedende overheden de plaatsingsprocedure slechts voor bepaalde onderdelen gezamenlijk volgen, zijn zij alleen voor die onderdelen gezamenlijk verantwoordelijk. Elke aanbestedende overheid is alleen verantwoordelijk voor de procedures of onderdelen die zij zelf toepast.

De aanbestedende overheden leggen de modaliteiten van de samenwerking best vast in een samenwerkingsovereenkomst. In die overeenkomst kunnen ze onder andere aanduiden:

• welke entiteit als aanbestedende entiteit fungeert
• welke organen het bestek en/of de gunning zullen goedkeuren
• op welke manier ze de financiële kant van de opdracht regelen zal worden geregeld (eventueel aan de hand van een verdeelsleutel).

Voor de afzonderlijke aanbestedende overheden blijft de occasionele gezamenlijke opdracht een gewone overheidsopdracht. Dat betekent dat elke aanbestedende overheid afzonderlijk mee zal beslissen in elke fase van het dossier.

Voor de lokale besturen zijn de bevoegdheidsregels uit het Decreet over het lokaal bestuur van toepassing.

1. Elke raad spreekt zich afzonderlijk uit over de samenvoeging, de plaatsingsprocedure en de voorwaarden van de overheidsopdracht.
2. Op het einde van de plaatsingsprocedure beslist elk college van burgemeester en schepenen of vast bureau afzonderlijk aan wie ze de opdracht zullen gunnen.
3. Het college van burgemeester en schepenen of het vast bureau van de aanbestedende entiteit neemt een definitieve gunningbeslissing en deelt aan de gekozen inschrijver mee dat de opdracht aan hem is gegund.

De occasionele gezamenlijke opdrachten verschillen van de mogelijkheid om samen te werken via een aankoopcentrale:

• de occasioneel gezamenlijke opdracht heeft meestal alleen betrekking op één enkele overheidsopdracht.
• de aankoopcentrale heeft een duurzaam karakter (meerdere opdrachten gedurende een bepaalde periode).