Digitale rapportering
Lokale besturen die de beleids-en beheerscyclus (BBC) toepassen, moeten daar ook digitaal over rapporteren. Dankzij de digitale rapporteringen kan de Vlaamse overheid de financiële situatie van de Vlaamse lokale besturen opvolgen, erover rapporteren en de informatie via verschillende publicaties en tools beschikbaar maken voor geïnteresseerden.
Soorten digitale rapporteringen
De gemeenten, provinciebesturen, autonome bedrijven en welzijnsverenigingen moeten in het kader van de Beleids- en BeheersCyclus (BBC) 3 soorten digitale rapporteringen aan het Agentschap Binnenlands Bestuur (ABB) bezorgen:
- de digitale rapportering over de beleidsrapporten (meerjarenplan, aanpassing meerjarenplan en jaarrekening)
- de digitale rapportering over de stand van het meerjarenplan na de overdrachten van de gedeelten van de kredieten voor investeringen en financiering die opgenomen waren voor het vorige boekjaar, maar die niet zijn aangewend
- de digitale kwartaalrapporteringen.
De rapporteringen van de gemeente omvat zowel de transacties van de gemeente als die van haar OCMW.
Welke digitale rapporteringen deze besturen minimaal voor BBC moeten aanleveren en welke parameters ze in het xml-bestand hiervoor moeten gebruiken vind je aan de hand van onderstaand chronologisch overzicht:
| Kalender -jaar | Lijn | Rapport- code | Status- code | Boek- jaar | Kwartaal | Oor- merk | Krediet- jaar | Volg- nr. | Eind- jaar | DLB |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
2022 | 1 | Meerjaren- | Her- | 2020 | - | Begin- | 2023 | X | 2025 | 250; |
2023 | 2 | Kwartaal- | Origineel | 2022 | 4 | - | - | - | - | 264 |
2023 | 3 | Meerjaren- | Her- | 2020 | - | Over- | 2023 | - | 2025 | 258 |
2023 | 4 | Kwartaal- | Origineel | 2023 | 1 | - | - | - | - | 264 |
2023 | 5 | Jaar- | Voor- | 2022 | - | - | - | - | - | 250 |
2023 | 6 | Jaar- | Origineel | 2022 | - | - | - | - | - | 250; |
2023 | 7 | Meerjaren- | Her- | 2020 | - | - | - | X+1 | 2025 | 250; |
2023 | 8 | Kwartaal- | Origineel | 2023 | 2 | - | - | - | - | 264 |
2023 | 9 | Kwartaal- | Origineel | 2023 | 3 | - | - | - | - | 264 |
2023 | 10 | Meerjaren- | Her- | 2020 |
| Begin- | 2024 | X+2 | 2026 | 250; |
Termijnen
Lokale besturen moeten onmiddellijk na de definitieve vaststelling van de beleidsrapporten hun digitale rapportering indienen. Bovenop die algemene regel gelden enkele specifieke richtlijnen.
Technische voorwaarden
De digitale rapportering moet voldoen aan bepaalde technische voorwaarden, vervat in de zogenaamde “taxonomieën”. Op dit moment zijn er 2 taxonomieën geldig:
- Normaal formaat BBC-gegevens (.zip): Formaat BBCDR(opent in nieuw venster)
- Afwijkend formaat voor de autonome bedrijven die een jaarrekening opstellen volgens het Wetboek van Economisch recht (.zip): Formaat BBCDR optie voor verzelfstandigden(opent in nieuw venster)
De eigen BBC-software moet de besturen in staat stellen om te voldoen aan de verplichtingen tot digitale rapportering.
Aanleveringswijzen
Lokale besturen kunnen op 2 manieren digitaal rapporteren aan ABB: :
- via het Loket voor Lokale Besturen
- rechtstreeks vanuit hun eigen BBC-software
Feedbackrapport
Na verwerking van een digitale rapportering ontvang je desgewenst een automatisch feedbackrapport. Het gaat om een e-mail met Excel-bijlage. Het Excel-bestand bevat een handige samenvatting van wat in de digitale rapportering werd doorgegeven, zowel op gebied van financiële informatie als van beleidsmatige informatie (doelstellingen, actieplannen, acties, rapporteringscodes).
De automatische e-mail biedt een overzicht van de belangrijkste parameters van de ontvangen digitale rapportering: de naam van het lokaal bestuur, het type beleidsrapport, het rapportjaar, de status en de datum waarop de aanlevering in onze databank verwerkt werd. Daarnaast is er bij sommige meerjarenplannen ook een volgnummer of oormerk met kredietjaar ingevuld.
Op het 1e tabblad “Aanleveringsoverzicht” vind je een overzicht van alle mogelijke parameters (= metadata) van de ontvangen digitale rapportering. Je kan via kolom D snel naar 1 van de 8 volgende tabbladen gaan.
Op het 2e tabblad “Budgettair overzicht” vind je een overzicht van alle belangrijke financiële rubrieken, samengesteld op basis van de individuele ontvangsten en uitgaven in de digitale rapportering.
Op het 3e tabblad “Beleid” vind je een overzicht van de volledige beleidscascade, met alle beleidsdoelstellingen > actieplannen > acties > externe rapporteringscodes en voor elke actie de jaarlijkse uitgaven, ontvangsten en saldo.
Ook beleid waar geen middelen aan verbonden zijn, is zichtbaar.
Wanneer er meer dan 4 externe rapporteringscodes aan dezelfde actie gekoppeld zijn, kan je de laatste rij van die actie verbreden om alle codes te zien.
Op het 4e tabblad “Functioneel overzicht” vind je een overzicht van alle door het bestuur gekozen beleidsdomeinen, met telkens de financiële hoofdrubrieken per boekjaar.
Op het 5e tabblad “Beleidsdoelstellingen overzicht” vind je een overzicht van alle beleidsdoelstellingen in de digitale rapportering, inclusief de lange omschrijvingen en commentaarvelden (die elk tot 4000 tekens kunnen bevatten). Ook de externerapporteringscodes, die aan de onderliggende acties werden gekoppeld, worden hier getoond. Als je in het tabblad “Beleid” op een beleidsdoelstelling van de cascade klikt, kom je meteen in dit tabblad op die welbepaalde doelstelling terecht.
Op het 6e tabblad “Actieplannen overzicht” vind je een overzicht van alle actieplannen in de digitale rapportering, inclusief de lange omschrijvingen en commentaarvelden (die elk tot 4000 tekens kunnen bevatten). Ook de externerapporteringscodes, die aan de onderliggende acties werden gekoppeld, worden hier getoond. Als je in het tabblad “Beleid” op een actieplan van de cascade klikt, kom je meteen in dit tabblad op dat welbepaalde actieplan terecht.
Op het 7e tabblad “Actie overzicht” vind je een overzicht van alle acties in de digitale rapportering, inclusief de lange omschrijvingen en commentaarvelden (die elk tot 4000 tekens kunnen bevatten). Ook de externerapporteringscodes, die aan de acties werden gekoppeld, worden hier getoond. Als je in het tabblad “Beleid” op een actie van de cascade klikt, kom je meteen in dit tabblad op die welbepaalde actie terecht.
Op het 8e tabblad “externe rapporteringscodes” vind je een overzicht van alle gebruikte externe rapporteringscodes, met daarnaast de acties waaraan elke code gekoppeld werd, het actieplan waarbinnen elke actie valt, en de doelstelling daarboven. Deze “omgekeerde beleidscascade” toont eveneens voor elk niveau de lange omschrijvingen en commentaarvelden (die elk tot 4000 tekens kunnen bevatten). Dit overzicht laat bijvoorbeeld toe om te filteren op welbepaalde externe rapporteringscodes en zo meteen het totaalplaatje voor die codes te zien
Op het 9e tabblad “Indicatoren” vind je een overzicht van alle gebruikte indicatoren, met daarnaast telkens de actie of actieplan of doelstelling die door middel van de indicator wordt opgevolgd (in geel).
De meetwaarden voor een indicator zijn weergegeven bij de betreffende indicator (in grijs). Een evaluatie van de meting verschijnt ook in grijs.