Gedaan met laden. U bevindt zich op: Betalingstermijnen gemeente en OCMW Financieel beleid en beheer (BBC)

Betalingstermijnen gemeente en OCMW

Het Agentschap Binnenlands Bestuur (ABB) organiseert 2 maal per jaar een algemene bevraging over de betalingstermijnen en de betalingsachterstand van de lokale besturen. De bevraging gebeurt in opdracht van de Europese Commissie om het betaalgedrag van alle publieke instanties binnen de lidstaten te verbeteren. 

Lokale besturen hebben 30 (of in welbepaalde gevallen tot 60) dagen om leveranciers, dienstverleners, aannemers… te betalen. Bij betalingsachterstand is er van rechtswege en zonder ingebrekestelling een verwijlinterest verschuldigd. Daarnaast moet automatisch een forfaitair bedrag van 40 euro worden toegekend aan de schuldeiser, zonder dat die daarvoor een verzoek moet indienen. Bekijk ook de informatie op de webpagina ‘Betaling overheidsopdracht’.

De bevraging peilt naar te betalen facturen aan de leveranciers. De factuurbedragen betreffen het bedrag betaald aan de leverancier. Dat is meestal inclusief BTW behalve bij bv. medecontractant of intracommunautaire BTW.

De rapportage gebeurt op basis van de ontvangstdatum van de factuur. Dat is de datum waarop een lokaal bestuur de factuur effectief ontvangt. De factuurdatum is daarbij niet van belang.

Wat neem je niet op in de rapportage?

  • betwiste facturen die nog open staan of waarvan de betwisting nog hangende is moeten niet opgenomen worden
  • betwiste facturen die betaald werden moeten gecorrigeerd worden voor de periode dat de betwisting hangende was (bv. als er 100 dagen zitten tussen de ontvangst en de betaling van de factuur, maar daarvan is 80 dagen betwisting, dan moeten er maar 20 dagen gerekend worden als betaaltermijn). Is dit niet mogelijk om technische redenen dan is de tweede beste optie om de betwiste facturen integraal uit de gegevens te verwijderen, dus zowel bij de openstaande als de betaalde facturen.
  • negatieve facturen of creditnota’s (bijvoorbeeld door desinvesteringen, terugvorderbare steun, uitbetaling van lonen,…)
  • uitbetaling van de lonen en eventuele toelagen.
  • een investeringsproject dat om contractuele redenen (gedeeltelijk) lang openstaat (omdat overeengekomen is met de leverancier om het laatste openstaande bedrag van de investeringsfactuur pas te betalen na het einde van de werken). In dit geval mag dit bedrag niet bij de nog openstaande bedragen gerekend worden. Dit zorgt er anders ten onrechte voor dat de termijn van de openstaande facturen de hoogte in gaat.

Bevraging 1: 2de semester vorige jaar (1 juli - 31 december)

De 1ste bevraging vindt in januari plaats en behandelt het 2de semester van het vorige jaar.

Het bestaat uit 3 onderdelen:

    • Aantal betaalde facturen in het 2de semester. Het moment van betaling is het moment van opname in het betaalbestand van de bank. Opgesplitste betalingen komen meerdere keren voor in de rapportering omdat we elke betaling apart bekijken.
      Bijvoorbeeld: 3
    • Totale bedrag van de betaalde facturen.
      Bijvoorbeeld: 1.000 + 500 + 100 = 1.600.
    • Aantal dagen tussen de ontvangst van de factuur en de betaling van het betaalde bedrag. Deze info heeft de Europese Commissie nodig om het gemiddeld aantal dagen tussen de ontvangst van de factuur en de betaling ervan te berekenen. De ratio berekent ABB zelf op basis van je antwoorden.
      Bijvoorbeeld: (25 dagen × 1.000 euro) + (65 dagen × 500 euro) + (12 dagen × 100 euro) = 58.700
    • Facturen betaald binnen de 15 dagen na ontvangst
    • Facturen betaald tussen 15 dagen en 30 dagen na ontvangst
    • Facturen betaald tussen 30 dagen en 60 dagen na ontvangst
    • Facturen betaald later dan 60 dagen na ontvangst
    • Denk je dat de betaaltermijn verbeterd of verslechterd is tegenover de voorbije 6 maanden? Indien verslechterd, wat is de reden?
    • Aantal openstaande facturen van het 2de semester op 31 december
      Bijvoorbeeld: 3
    • Totale bedrag van de openstaande facturen
      Bijvoorbeeld: 50.000 + 40 + 4.500 = 54.540
    • Aantal dagen tussen ontvangst van de factuur en 31 december × het bedrag van de openstaande factuur. Deze info heeft de Europese Commissie nodig om het gemiddeld aantal dagen tussen de ontvangstdatum van de factuur en 31 december te berekenen. De ratio berekent ABB zelf op basis van je antwoorden.
      Bijvoorbeeld: (40 dagen × 50.000 euro) + (10 dagen × 40 euro) + (60 dagen × 4.500 euro) = 2.270.400.
    • Denk je dat de betaaltermijn verbeterd of verslechterd is tegenover de voorbije 6 maanden? Indien verslechterd, wat is de reden?
    • Hoeveel facturen blijven na de afloop van de betalingstermijn (zie onderstaande verduidelijking) onbetaald? (30 dagen is de regel, 60 dagen indien dit expliciet is overeengekomen met de leverancier of indien het een overheidsopdracht betreft).
    • Indien van toepassing: Om welke reden(en) wordt in sommige contracten een langere betalingstermijn voorzien?

    Wat is de verificatieperiode en wat is de betalingstermijn?

    Voor handelstransacties tussen ondernemingen en overheidsinstanties waarop de wet van 2 augustus 2002 betreffende de bestrijding van de betalingsachterstand bij handelstransacties van toepassing is*, bedraagt de betalingstermijn in principe 30 kalenderdagen.

    Partijen kunnen afwijken van de betalingstermijn van 30 kalenderdagen en uitdrukkelijk een langere betalingstermijn overeenkomen. Deze mag maximaal 60 kalenderdagen bedragen en deze langere betalingstermijn moet objectief gerechtvaardigd worden door de bijzondere aard of door bepaalde elementen van de overeenkomst.

    Als de wet of de overeenkomst voorziet in een aanvaardings- of verificatieprocedure, maakt de verificatietermijn integraal deel uit van de betalingstermijn en heeft deze dus geen impact op het begin, het einde of de duur van de betalingstermijn van 30 (of 60) kalenderdagen.

    Voor overheidsopdrachten en concessies die onder het toepassingsgebied vallen van het KB van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten (hierna: KB Uitvoering), respectievelijk het KB van 25 juni 2017 betreffende de plaatsing en de algemene uitvoeringsregels van de concessieovereenkomsten, gelden de verificatie- en betalingsregels zoals vervat in deze KB’s. Hierop is de wet van 2 augustus 2002 niet van toepassing. In deze gevallen maakt de verificatietermijn geen deel uit van de betalingstermijn en zal de betalingstermijn in principe pas na de verificatietermijn beginnen lopen. Heel kort gesteld, zal in deze gevallen de totale termijn dus normaal gezien 60 bedragen i.e. 30 verificatietermijn + 30 (of 60) dagen betalingstermijn. Overheidsopdrachten waarvan het geraamd bedrag 30.000 euro niet bereikt (overheidsopdrachten van beperkte waarde) zijn uitgesloten van het toepassingsgebied van het KB Uitvoering, dus deze vallen wel binnen het toepassingsgebied van de wet van 2 augustus 2002 en hiervoor geldt dus de kortere termijn.

    Welke rentevoet betaalde je meestal aan de schuldeisers bij een betalingsachterstand?

    Lees meer over de bepaling van de wettelijke rentevoet(opent in nieuw venster) op de website van de FOD Financiën.

    Ontvangen benadeelde schuldeisers systematisch de minimale forfaitaire som van 40 euro?

    Lees meer op de bepaling van de forfaitaire som(opent in nieuw venster) in het Publicatieblad van de Europese Unie.

    Welke maatregelen nam je om de betalingen te verbeteren? Je krijgt de keuze uit 5 antwoorden:

    • Geen
    • Betere opvolging van de facturen
    • Engagement om sneller te betalen bij e-facturatie
    • Digitalisering van de facturen
      • Hoe ver staat jouw bestuur met de uitrol van een digitaal platform voor de registratie en verwerking van ontvangen facturen?
      • Hoe verloopt de digitale registratie en verwerking van ontvangen facturen in jouw bestuur?
    • Andere:

    Zowel de rente als het forfaitair bedrag moeten verplicht betaald worden volgens de Europese richtlijnen bij overschrijding van de betalingstermijn (hetzij na 30 dagen (na 60 bij overheidsopdracht), hetzij contractueel anders bepaald). Lees meer over de te betalen rente en het forfaitaire bedrag in het Publicatieblad van de Europese Unie(opent in nieuw venster).

Bevraging 2: 1ste semester huidige jaar (1 januari - 30 juni huidige jaar)

De 2de bevraging vindt tijdens de zomer plaats en behandelt het 1ste semester van het huidige jaar.

Het bestaat uit 3 onderdelen:

    • Aantal betaalde facturen in het 1ste semester. Het moment van betaling is het moment van opname in het betaalbestand van de bank. Opgesplitste betalingen komen meerdere keren voor in de rapportering omdat we elke betaling apart bekijken.
      Bijvoorbeeld: 3
    • Totale bedrag van de betaalde facturen.
      Bijvoorbeeld: 1.000 + 500 + 100 = 1.600.
    • Aantal dagen tussen de ontvangst van de factuur en de betaling van het betaalde bedrag. Deze info heeft de Europese Commissie nodig om het gemiddeld aantal dagen tussen de ontvangst van de factuur en de betaling ervan te berekenen. De ratio berekent ABB zelf op basis van je antwoorden.
      Bijvoorbeeld: (25 dagen × 1.000 euro) + (65 dagen × 500 euro) + (12 dagen × 100 euro) = 58.700
    • Facturen betaald binnen de 15 dagen na ontvangst
    • Facturen betaald tussen 15 dagen en 30 dagen na ontvangst
    • Facturen betaald tussen 30 dagen en 60 dagen na ontvangst
    • Facturen betaald later dan 60 dagen na ontvangst
    • Denk je dat de betaaltermijn verbeterd of verslechterd is tegenover de voorbije 6 maanden? Indien verslechterd, wat is de reden?
    • Aantal openstaande facturen van het 1ste semester op 30 juni
      Bijvoorbeeld: 3
    • Totale bedrag van de openstaande facturen
      Bijvoorbeeld: 50.000 + 40 + 4.500 = 54.540
    • Aantal dagen tussen ontvangst van de factuur op 30 juni × het bedrag van de openstaande factuur. Deze info heeft de Europese Commissie nodig om het gemiddeld aantal dagen tussen de ontvangstdatum van de factuur en 30 juni te berekenen. De ratio berekent ABB zelf op basis van je antwoorden.
      Bijvoorbeeld: (40 dagen × 50.000 euro) + (10 dagen × 40 euro) + (60 dagen × 4.500 euro) = 2.270.400.
    • Denk je dat de betaaltermijn verbeterd of verslechterd is tegenover de voorbije 6 maanden? Indien verslechterd, wat is de reden?
    • Hoeveel facturen blijven na de afloop van de betalingstermijn (zie onderstaande verduidelijking) onbetaald? (30 dagen is de regel, 60 dagen indien dit expliciet is overeengekomen met de leverancier of indien het een overheidsopdracht betreft).
    • Indien van toepassing: Om welke reden(en) wordt in sommige contracten een langere betalingstermijn voorzien?

    Wat is de verificatieperiode en wat is de betalingstermijn?

    Voor handelstransacties tussen ondernemingen en overheidsinstanties waarop de wet van 2 augustus 2002 betreffende de bestrijding van de betalingsachterstand bij handelstransacties van toepassing is*, bedraagt de betalingstermijn in principe 30 kalenderdagen.

    Partijen kunnen afwijken van de betalingstermijn van 30 kalenderdagen en uitdrukkelijk een langere betalingstermijn overeenkomen. Deze mag maximaal 60 kalenderdagen bedragen en deze langere betalingstermijn moet objectief gerechtvaardigd worden door de bijzondere aard of door bepaalde elementen van de overeenkomst.

    Als de wet of de overeenkomst voorziet in een aanvaardings- of verificatieprocedure, maakt de verificatietermijn integraal deel uit van de betalingstermijn en heeft deze dus geen impact op het begin, het einde of de duur van de betalingstermijn van 30 (of 60) kalenderdagen.

    Voor overheidsopdrachten en concessies die onder het toepassingsgebied vallen van het KB van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten (hierna: KB Uitvoering), respectievelijk het KB van 25 juni 2017 betreffende de plaatsing en de algemene uitvoeringsregels van de concessieovereenkomsten, gelden de verificatie- en betalingsregels zoals vervat in deze KB’s. Hierop is de wet van 2 augustus 2002 niet van toepassing. In deze gevallen maakt de verificatietermijn geen deel uit van de betalingstermijn en zal de betalingstermijn in principe pas na de verificatietermijn beginnen lopen. Heel kort gesteld, zal in deze gevallen de totale termijn dus normaal gezien 60 bedragen i.e. 30 verificatietermijn + 30 (of 60) dagen betalingstermijn. Overheidsopdrachten waarvan het geraamd bedrag 30.000 euro niet bereikt (overheidsopdrachten van beperkte waarde) zijn uitgesloten van het toepassingsgebied van het KB Uitvoering, dus deze vallen wel binnen het toepassingsgebied van de wet van 2 augustus 2002 en hiervoor geldt dus de kortere termijn.

    Welke rentevoet betaalde je meestal aan de schuldeisers bij een betalingsachterstand?

    Lees meer over de bepaling van de wettelijke rentevoet(opent in nieuw venster) op de website van de FOD Financiën.

    Ontvangen benadeelde schuldeisers systematisch de minimale forfaitaire som van 40 euro?

    Lees meer op de bepaling van de forfaitaire som(opent in nieuw venster) in het Publicatieblad van de Europese Unie.

    Welke maatregelen nam je om de betalingen te verbeteren? Je krijgt de keuze uit 5 antwoorden:

    • Geen
    • Betere opvolging van de facturen
    • Engagement om sneller te betalen bij e-facturatie
    • Digitalisering van de facturen
      • Hoe ver staat jouw bestuur met de uitrol van een digitaal platform voor de registratie en verwerking van ontvangen facturen?
      • Hoe verloopt de digitale registratie en verwerking van ontvangen facturen in jouw bestuur?
    • Andere: