De besturen van de eredienst stippelen hun financieel beleid uit aan de hand van verschillende rapporten: een 6-jarig meerjarenplan, een jaarlijks budget, eventuele wijzigingen aan beide documenten, interne kredietaanpassingen en een jaarrekening. De penningmeester maakt het ontwerp van (de wijzigingen van) het meerjarenplan en het budget en voor elk financieel boekjaar een jaarrekening.
Meerjarenplan
Het meerjarenplan is een cruciaal document in de financiële cyclus van het eredienstbestuur: het bevat alle financiële afspraken tussen de gemeente (of provincie) en het eredienstbestuur voor een periode van 6 jaar. Die periode gaat in op 1 januari van het 2e jaar van de gemeentelijke (provinciale) bestuursperiode.
Het rapport bestaat minimaal uit een strategische nota en een financiële nota:
In sommige gevallen moet een eredienstbestuur het meerjarenplan herzien en een gewijzigd meerjarenplan opmaken:
- als de oorspronkelijk voorziene gemeentelijke (provinciale) exploitatietoelage stijgt
- bij aanpassing van de afspraken van het meerjarenplan
- als het totaal van de uitgaven van 1 van de hoofdfuncties van de investeringen wordt vermeerderd (in het ministerieel besluit zijn wel een aantal uitzonderingen opgenomen)
- als de financieringswijze van een investering definitief wijzigt.
Het bestuursorgaan van het eredienstbestuur stelt binnen 6 maanden na de installatie van de gemeenteraad (provincieraad) een meerjarenplan vast.
- Eredienstbesturen die op gemeentelijk niveau zijn georganiseerd en wiens eerstelijnstoezichthouder de gemeente is moeten hun meerjarenplan opmaken voor 2 juli van het eerste jaar van de bestuursperiode.
- Eredienstbesturen op provinciaal niveau moeten hun meerjarenplan een maand vroeger vaststellen omdat de provinciale bestuursperiode een maand vroeger start.
Het centraal bestuur dient het meerjarenplan gelijktijdig in bij:
- de gemeenteraad of de provincieraad (ter goedkeuring)
- het representatief orgaan (ter advies).
- de provinciegouverneur (tweedelijnstoezichthouder).
Afzonderlijke besturen van de eredienst stellen de meerjarenplannen op. Het centraal bestuur coördineert het overleg met het gemeente- of provinciebestuur over die meerjarenplannen. Het centraal bestuur kan daarbij niet zelf de meerjarenplannen van de individuele kerkfabrieken wijzigen. Uiteraard kan uit het overleg wel blijken dat bepaalde aanpassingen wenselijk zijn, maar dan moet het centraal bestuur aan de individuele kerkfabrieken vragen om hun meerjarenplannen in die zin aan te passen.
Het reglement bepaalt dat het centraal bestuur naast de afzonderlijke meerjarenplannen ook een overzicht moet indienen van de toelagen die in de meerjarenplannen werden opgenomen. Dat overzicht is dus het enige document dat het centraal bestuur zelf opmaakt naar aanleiding van de indiening van de meerjarenplannen. Voor dat overzicht is geen verplichte vorm vastgelegd.
Als er geen centraal bestuur is opgericht, dient het eredienstbestuur het document zelf in. Dezelfde procedure geldt voor wijzigingen van het meerjarenplan.
Budget
Het eredienstbestuur moet voor elk boekjaar een gedetailleerde planning opmaken onder de vorm van een budget (naast de ramingen van het langetermijnbeleid in het meerjarenplan).
Het goedgekeurde meerjarenplan is de basis van het budget. Het bestuur duidt eventuele afwijkingen van de cijfers van het meerjarenplan aan. Die vergelijking is belangrijk voor het verdere verloop van de planning.
Als het budget niet past binnen het laatst goedgekeurde meerjarenplan dringt een gewijzigd meerjarenplan zich op. Een budget past niet in het meerjarenplan als er voor die aanpassing een wijziging van het meerjarenplan nodig is. Wordt het meerjarenplan niet conform deze regels gewijzigd dan kan de gemeenteraad (provincieraad) alsnog het budget aanpassen aan het geldende, goedgekeurde, meerjarenplan.
De opbouw van het budget is analoog met die van het meerjarenplan (maar de strategische nota wordt hier een beleidsnota genoemd). De evenwichtsverplichting voor de exploitatie geldt enkel als er sprake is van een gemeentelijke (provinciale) exploitatietoelage. De evenwichtsverplichting bij de investeringen is wel op alle eredienstbesturen van toepassing.
Het eredienstbestuur bezorgt het budget vóór 30 juni aan het centraal bestuur, als die er is. Het centraal bestuur dient het budget, na advies van het erkend representatief orgaan, vóór 1 oktober in bij de gemeente (provincie). Als er geen centraal bestuur is, is dat een taak voor het eredienstbestuur.
De kredieten van een budget zijn begrenzend: het eredienstbestuur kan niet meer uitgaven doen dan de geraamde bedragen. Als de planning is achterhaald door de feiten maakt het eredienstbestuur een interne kredietaanpassing, een budgetwijziging of een gewijzigd meerjarenplan op.
De voorwaarden voor een interne kredietaanpassing en een budgetwijziging zijn, net als de voorwaarden voor een wijziging van een meerjarenplan, per ministerieel besluit vastgelegd.
In principe is het niet meer mogelijk om de kredieten aan te passen na afloop van het financieel boekjaar, dat samenvalt met een kalenderjaar. Er kan dan geen budgetwijziging of interne kredietaanpassing meer gebeuren.
Jaarrekening
De jaarrekening is de exacte weergave van de werkelijke ontvangsten en uitgaven in een boekjaar, in tegenstelling tot planningsdocumenten die ramingen bevatten.
De jaarrekening bestaat uit een financiële nota en een toelichting:
Eredienstbesturen kunnen de jaarrekening eventueel aanvullen met een verklarende nota (een toelichting van de werkelijke financiële toestand van de kerkfabriek). Het kan bijvoorbeeld om een duiding gaan bij het exploitatie- en investeringsresultaat of budgetoverschrijdingen die niet meer tijdig konden verwerkt worden, enzovoort.
Het bestuursorgaan van de eredienst stelt de jaarrekening vast en bezorgt het document vóór 1 maart volgend op het afgelopen boekjaar aan het centraal bestuur. Het centraal bestuur bezorgt de jaarrekening vóór 1 mei aan:
- het gemeentebestuur/provinciebestuur (voor advies)
- aan de provinciegouverneur (voor goedkeuring)
Als er geen centraal bestuur is, is dat een taak voor het eredienstbestuur zelf.
Eindrekening
De penningmeester moet bij de beëindiging van zijn functie een eindrekening opstellen. Het is aanbevolen om de functie te beëindigen op 31 december van het boekjaar. In dat geval valt de eindrekening inhoudelijk samen met de jaarrekening en moet de penningmeester geen afzonderlijk document opmaken. De eindrekening wordt volledig gelijkgesteld aan de jaarrekening en volgt als 1 document dezelfde procedure van een gewone jaarrekening. De titel van het document moet wel duidelijk die dubbele functie vermelden.
Als de penningmeester zijn functie op een ander tijdstip dan het jaareinde beëindigt, moet penningmeester of diens rechtverkrijgenden binnen een termijn van 2 maanden een eindrekening opstellen. De eindrekening stemt inhoudelijk en naar vorm overeen met de jaarrekening, maar bevat enkel de gegevens tot en met de dag van de beëindiging van het beheer van de penningmeester. De procedure verloopt niet volledig parallel met die van een jaarrekening.