Het project ‘Open Proces Huis’ heeft als doel om alle informatie over processen van lokale besturen op een eenvoudige en efficiënte manier beschikbaar te maken voor hergebruik door mensen en machines.
Lokale besturen voeren in hun dagelijkse werking heel wat verschillende processen uit. Voor veel van die processen bestaan procesbeschrijvingen, -diagrammen en werkinstructies die vastzitten in de toepassing die gebruikt wordt om het proces (deels) digitaal of automatisch uit te voeren. Sommige informatie ligt zelfs in kasten en wordt niet actief gebruikt. Die informatie heeft nochtans een grote meerwaarde als besturen ze actief gebruiken en onderling uitwisselen. Met het project Open Proces Huis willen we de beschrijving en informatie over al die processen eenvoudig en efficiënt kunnen delen.
Rol van de Vlaamse overheid en de lokale besturen
Het Agentschap Binnenlands Bestuur (ABB) zorgt voor de nodige standaarden, afspraken en spelregels voor een Open Proces Huis. Het ABB zal de processen van lokale besturen niet gecentraliseerd uittekenen, optimaliseren of standaardiseren. Het is ook niet de bedoeling om nieuwe software vanuit de Vlaamse overheid te ontwikkelen om processen te beschrijven, digitaliseren of automatiseren.
Lokale besturen en hun leveranciers moeten zelf procesinformatie voorzien en met elkaar delen. Op die manier moeten besturen niet afzonderlijk investeren in de beschrijving, digitalisering of automatisering van processen, maar kunnen ze dergelijke investeringen eenvoudiger met elkaar delen, van elkaar hergebruiken of efficiënt inspiratie opdoen.
Projectaanpak
Het Open Proces Huis zet in op 4 verschillende sporen.
- Stap 1
In 2023 waren er verkennende gesprekken met lokale besturen, hun softwareleveranciers en projectgroepen van verschillende bouwstenen van de Vlaamse overheid om de behoeften, aandachtspunten, risico’s en opportuniteiten in kaart te brengen.
Die analyse leverde begin 2024 een high level plan van aanpak op voor de eerste mijlpalen en deliverables van het project.
- Stap 2
In 2023 startte de zoektocht naar de beste gelinkte open data standaard voor een succesvol traject op korte en lange termijn.
We gebruiken op korte termijn de BPMN Based Ontology om procesinformatie om te zetten naar gelinkte open data.
Bij de aanzet van het programma Lokaal Digitaal kwam naar voor dat standaarden voor de koppeling van toepassingen, de uitwisseling van data, het vermijden van een vendor lock-in en kennisdeling belangrijk zijn. Op lange termijn zoeken we daarom verder naar goede oplossingen om processen of processtappen te automatiseren. We bouwen daarvoor verder op de inzichten die opgedaan zijn binnen OSLO-STEPS en laten ons inspireren door de inzichten van het Nederlandse traject FLINT.
Het is de bedoeling om tot een heldere, werkbare gelinkte open data standaard te komen die de doelen van Open Proces Huis op lange termijn haalbaar maakt.
- Stap 3
Door de projecten van Gemeente zonder Gemeentehuis weten we dat er sinds 2023 een hoge nood is om procesinformatie met elkaar te kunnen delen.
Daarom zullen we al tegen de zomer van 2024 een eenvoudige procesbibliotheek beschikbaar maken voor lokale besturen die procesdiagrammen reeds willen delen voor hergebruik. Op die manier krijgen wij ook meer inzicht in de beschikbare informatie en hoe we dit project verder kunnen laten evolueren.
De ingave en het beheer van informatie zal gebeuren via een module in het Loket voor Lokale Besturen. De consultatie van de informatie zal, zeker in een eerste fase, open zijn.
Door een intensieve samenwerking met leveranciers van bestaande oplossingen willen we deelprocessen of processtappen geautomatiseerd herbruikbaar beschikbaar maken zodat ze meteen zo uitvoerbaar mogelijk zijn.
- Stap 4
Het is de bedoeling om alle inspanningen maximaal te laten renderen en hergebruiken. Het project rond Open Proces Huis zal daarop inzetten.
Meer info
Wil jouw lokaal besturen meewerken aan een Open Proces Huis? Bezorg ons testmateriaal!
Wil je meer weten over Open Proces Huis? Neem contact op met digitaalABB@vlaanderen.be(opent in uw e-mail applicatie).