Subsidieaanvraag voor verenigingen: stroomversnelling in de maak

Leuven, Brugge, Dendermonde en Kortrijk gingen in het voorjaar van 2023 van start met 1 doel voor ogen: een digitale toepassing bouwen om de aanvraag en het beheer van verschillende soorten subsidies voor verenigingen efficiënter, transparanter en gebruiksvriendelijker te maken.

Een project om generieke processen te bouwen met 4 verschillende steden, met elk hun eigen reglementen en digitale ervaring, met elk 5 tot 10 verschillende betrokken diensten, en elk 40 tot 50 verschillende soorten subsidies: het is ambitieus maar tegelijk erg verrijkend.

Jasper: “Tijdens een tweedaagse opleiding brachten we de betrokken lokale medewerkers samen: de departementen cultuur, jeugd, sport waarin veel verenigingen actief zijn, en ook ondersteunende diensten zoals IT, financiële en juridische dienst. Onze begeleidende consultant initieerde ons in service design, procesoptimalisatie, gebruikerstesten etc. Doorheen de twee dagen werd de dynamiek om samen een generiek proces in elkaar te steken steeds groter.

Vervolgens trok iedereen gewapend met kennis, tools en heel veel motivatie huiswaarts met de opdracht om een paar lokale procesflows te redesignen tegen de volgende workshop. De huidige aanpak tussen de initiatiefnemers mag dan wel erg uiteenlopen, de geoptimaliseerde processtappen bleken gelijkaardig over de steden heen.

Op die manier zullen we het proces voor de aanvraag en het beheer van subsidies inkorten van 9 à 12 maanden naar 1 à 2 maanden. Ook de toekomstige werklastvermindering voor lokale medewerkers en voor verenigingen is behoorlijk indrukwekkend.”

Opnieuw trokken de projectdeelnemers huiswaarts met een opdracht: hoe ervaren de lokale verenigingen de huidige aanvraagprocessen? Wat is hun mening over de principes van het nieuwe generieke proces?

Jasper: “Die bevragingen bevestigden wat we vermoedden: het proces moet sneller, transparanter en gebruiksvriendelijker. Verenigingen willen niet steeds opnieuw dezelfde info en documenten doorgeven. Als lokaal bestuur kunnen we sowieso heel wat gegevens ophalen uit het Verenigingsregister, een recente Vlaamse toepassing die dienst doet als centrale bron van data over verenigingen. Dat register is geïntegreerd binnen het Verenigingsloket dat functionaliteiten aanbiedt om bijvoorbeeld aan te melden en transacties uit te voeren. Met de feedback uit de gebruikersbevraging stelden we de user stories en mock-ups op die de implementatie aansturen.”

Het Vlaamse Verenigingsloket functioneert sowieso met tal van Vlaamse bouwstenen. Het vernieuwde proces dat nu gebouwd wordt binnen het GzG-project maakt onder meer gebruik van de bouwstenen Magda voor data-uitwisseling, ACM/IDM voor aanmelding, OSLO als datastandaard, IPDC/dosis voor de status van het dossier etc.

Jasper: “Bovendien is er de ambitie tot integratie met lokale, bestuursspecifieke bouwstenen zoals een CRM, een toegangsbeheersysteem, een besluitvormings- of notuleringssysteem en nog andere bouwstenen die we onder de loep houden. Het systeem is erg open.”

Het project zit op planning. Vanaf mei 2024 start de technische implementatie van een pilootproces in de lokale besturen.

Jasper: “De belangstelling van andere lokale besturen is groot. We houden onze klankbordgroep na elke grote fase op de hoogte. Ze kijken mee en geven feedback. Uiteraard kan iedereen onze vereenvoudigde procesflow hergebruiken als inspiratie voor eigen optimalisaties.“