Digitale aangifte overlijden (innovatief concept)

Met dit innovatieve concept wilden de initiatiefnemers de haalbaarheid en gedragenheid van een digitaal uitwisselingsplatform voor de aangifte van een overlijden onderzoeken. Gezien de betrokkenheid van een groot aantal stakeholders was het cruciaal om iedereen op één lijn te krijgen rond een gedeelde strategische visie en een gemeenschappelijk proces.

Het overlijden van een persoon zet een omslachtige uitwisseling van papieren attesten in gang. Ontdek hoe Leuven, Aalst, Oostende, Lier en Gent dit manuele proces via een digitaal uitwisselingsplatform willen automatiseren. De datadoorstroom is gestoeld op korte, digitale processen en een standaard om de data rond het overlijden eenvormig te definiëren.

Lees meer

Na implementatie van het project worden nabestaanden op een kwetsbaar moment ontlast van alle administratieve verplichtingen met betrekking tot het overlijden van een naaste. Ze hoeven geen attesten meer op te vragen of door te geven en kunnen zich zo beter concentreren op rouwen en afscheid nemen. Door de snellere digitale informatiedoorstroom wordt het overlijden sneller geregistreerd. Doordat elke betrokken organisatie precies de informatie krijgt die ze nodig hebben, wordt privé-informatie met betrekking tot het overlijden beter beschermd.

De andere stakeholders zijn vertegenwoordigers van steden en gemeenten, de uitvaartsector, crematoria en begraafplaatsen, artsen en ziekenhuizen en notarissen enerzijds Agentschap Zorg en Gezondheid, Statbel, Vitalink-eHealth anderzijds.

Alle stakeholders hebben baat bij deze afgestemde digitale aanpak. Manueel invullen en doorsturen van attesten, opzoekwerk en andere administratieve rompslomp vallen weg. Na implementatie van het platform krijgen de betrokken organisaties sneller de gewenste informatie, precies op maat van hun noden, en in digitaal formaat. De informatiedoorstroom gebeurt in rechte lijn, van de bron naar de betrokken stakeholder. Niemand moet nog als postbode optreden voor een andere stakeholder, wat de snelheid en efficiëntie van het proces ten goede komt, en de kwaliteit en privacy van de data. Tot slot zorgt de digitalisering van de data ook voor meer mogelijkheden tot statistische analyse.

De haalbaarheidsstudie bestond uit 4 trajecten: een business traject, een architectuurtraject, een financieel traject en een juridisch traject.

De projectdeelnemers brachten onder andere in kaart:

• de conceptuele architectuur van het gemeenschappelijk uitwisselingplatform
• de high level informatiearchitectuur (OSLO)
• de bestaande applicaties die kunnen aansluiten bij het gemeenschappelijk uitwisselingsplatform
• de mogelijke risico’s en succesfactoren
• de juridische knelpunten en voorstel voor aanpassing van de wetgeving
• de budgettering en mogelijke verdienmodellen.

• De initiatiefnemers gaven de aanzet tot een nieuwe OSLO-standaard rond overlijden. Die standaard wordt verder uitgewerkt in de grootschalige transformatie die volgt op dit innovatieve concept. Die standaard zal na afwerking beschikbaar zijn voor alle Vlaamse lokale besturen (en andere partijen), wat een positieve impact zal hebben op de interoperabiliteit tussen verschillende ICT-systemen.
• Het digitale uitwisselingsplatform wordt ontwikkeld als een open platform waar alle lokale besturen gebruik van zullen kunnen maken.

• Een voorstel tot oplossing kan alleen slagen als het gedragen wordt door alle stakeholders en als dit voorstel er komt door co-creatie. Iedereen werkt mee en geeft feedback.
• Door de betrokkenheid van veel partners, op het kruispunt van Vlaamse en federale bevoegdheden, was de rol van een neutrale partner (Digitaal Vlaanderen) een sleutel in het succes en het bereiken van een consensus over de gewenste to be-situatie.
• Het is belangrijk dat de verschillende stakeholders inzicht krijgen in elkaars taken en werkwijzen en de hulpmiddelen en bronnen die hiervoor beschikbaar zijn. Zo ontstaat wederzijds begrip voor de situatie.
• Het project staat of valt met de aanpassing van bepaalde wetgeving.

Deze haalbaarheidsstudie heeft de basis gelegd voor een implementatieproject dat als grootschalige transformatie in GzG-oproep 6 uitgerold wordt.