Wil je als HR-professional binnen de Vlaamse overheid meer weten over remediëren? Op deze pagina krijg je alle nodige informatie. Leer wat remediëren inhoudt, hoe je dit toepast en welke gevolgen hieraan gekoppeld zijn.
Voor wie?
- Je bent HR-professional bij de diensten van de Vlaamse overheid.
Wat?
Remediëren omvat acties die leidinggevenden tijdelijk ondernemen om de prestaties of het gedrag van een medewerker bij te sturen. Die acties komen er in overleg met de medewerker.
Het proces richt zich op ontwikkeling en wordt afgestemd op de behoeften van de medewerker. In een constructieve werkomgeving krijgen medewerkers zo extra kansen om inzetbaar te blijven. De personeelsregelgeving beschrijft remediëring als onderdeel van de prestatiemanagementcyclus.
Basisprincipes van remediëring
Presteert een medewerker minder goed dan verwacht? Dan kan de leidinggevende door open dialoog en permanente feedback de medewerker coachen om het beste uit zichzelf te halen.
Is de gewone opvolging binnen prestatiemanagement onvoldoende? Dan kan de leidinggevende een formeel remediëringstraject starten. Zo wordt er vermeden dat de mindere prestaties de werkomgeving negatief beïnvloeden. Met een formeel remediëringstraject kan de leidinggevende snel en effectief ingrijpen.
Bij ernstige tekorten van een contractuele medewerker, die zouden kunnen leiden tot een ontslag of als een formele remediëring niet de gewenste resultaten heeft opgebracht, kan de leidinggevende een remediëring met het oog op een definitief ontslag opstarten. Dit soort remediëringstraject volgt altijd nadat de medewerker een schriftelijke waarschuwing van de leidend ambtenaar (of diens gedelegeerde) kreeg over het ongunstig functioneren.
Een remediëring met oog op een mogelijk ontslag houdt in dat een contractuele medewerker voor een periode van 10 jaar de kans krijgt om te remediëren onder tijdelijk gezag van een andere evaluator, en dit binnen of buiten de eigen functie.
- Stap 1
Remediëren begint altijd met een objectieve vaststelling van ongunstige prestaties of ongepast gedrag. Goede documentatie en een nauwkeurige beschrijving van de context helpt om discussies te vermijden.
- Stap 2
Afhankelijk van de ernst van het tekort zijn er 3 soorten remediëring:
- opvolging volgens de prestatiemanagementcyclus: remediëring sluit aan bij een cultuur van open dialoog en permanente feedback. In PLOEG-gesprekken, 1-op-1 gesprekken,… kan de leidinggevende informeel bijsturen wanneer dat nodig is.
- formeel remediëringstraject: bij ernstige feiten die het team, de organisatie of relaties beïnvloeden, wordt een formeel traject gestart om snel verbetering te realiseren. De eindbeoordeling wordt deel van het evaluatiedossier.
- remediëring met het oog op mogelijk ontslag (enkel voor contractuele personeelsleden): bij zeer ernstige tekorten zal deze remediëring volgen op de schriftelijke ontslagwaarschuwing door de lijnmanager van je entiteit. Dit remediëringstraject houdt in dat de medewerker binnen een periode van 10 jaar eenmalig de kans krijgt om een andere functie binnen dezelfde graad en rang, met dezelfde salarisschaal op te nemen of remediëring te starten in de eigen functie, onder tijdelijk gezag van een andere evaluator met de graad van directeur, afdelingshoofd of N-1 projectleider.
- Stap 3
De leidinggevende moet eerst de medewerker informeren over wat er minder goed gaat voordat de remediëring start. De verwachtingen verduidelijken is een 1ste stap. Een luisterende en ondersteunende houding van de leidinggevende is belangrijk om belemmeringen te begrijpen. Medewerkers kunnen zelf ook oplossingen aandragen. Door dialoog en samenwerking kan remediëring een positief verhaal worden, gericht op de groei van de medewerker.
- Stap 4
Samen stellen de leidinggevende en de medewerker een concreet actieplan met duidelijke afspraken op. De leidinggevende bepaalt binnen welke termijn zichtbare vooruitgang verwacht wordt.
- Stap 5
De leidinggevende en de medewerker zetten al die afspraken duidelijk op papier. Zo verkleint de kans op miscommunicatie. Een geschreven actieplan maakt die afspraken ook dwingend.
- Stap 6
Remediëring is meer dan een eenmalig gesprek. Door regelmatig samen te zitten rond de gemaakte afspraken, ligt de slaagkans hoger. Soms is het ook nodig om afspraken te herzien door veranderende omstandigheden.
- Stap 7
De besluitvorming gebeurt in dialoog tussen de medewerker en de leidinggevende. Beide partijen bereiden het gesprek goed voor en blikken terug op gedeelde informatie, zoals verslagen van opvolggesprekken. Een duidelijke eindbeoordeling sluit het traject af.
Formeel remediëringstraject
Formele voorwaarden
Een leidinggevende kan voor zowel contractuele als statutaire medewerkers een formeel remediëringstraject starten. Het is cruciaal dat leidinggevenden alle stappen volgen zoals die zijn beschreven in het personeelsstatuut. Zo bouw je voldoende rechtszekerheid op voor de evaluatie- of ontslagprocedure. Maak dus duidelijke afspraken met de leidinggevende bij het begin van een formeel remediëringstraject.
Belangrijkste stappen samengevat:
- De leidinggevende en de medewerker bespreken de ongunstige feiten. De leidinggevende maakt een verslag van het gesprek voor het evaluatiedossier.
- Als een gesprek door overmacht niet mogelijk is, mag de leidinggevende een nauwkeurige beschrijving schriftelijk doorgeven.
- De leidinggevende beslist over de inhoud en de looptijd van het remediëringstraject en deelt die beslissing schriftelijk mee aan de medewerker.
- De leidinggevende kan kiezen voor een traject van minimaal 2 weken tot maximaal 3 maanden.
- Na afloop van het remediëringstraject bespreken de leidinggevende en de medewerker de resultaten. De leidinggevende beoordeelt of de tekorten voldoende zijn weggewerkt en voegt het verslag toe aan het evaluatiedossier.
- Was een gesprek door overmacht niet mogelijk? Dan onderbouwt de leidinggevende de conclusies en bezorgt ze via schriftelijke weg aan het personeelslid.
- Als het nodig is, kan het traject verlengd worden als zowel de leidinggevende als de medewerker akkoord zijn. De leidinggevende kan het traject ook vroegtijdig stopzetten wanneer het personeelslid de geboden kans niet benut.
- Loopt het remediëringstraject niet gunstig af? Check dan wat de procedurele mogelijkheden zijn aan de hand van de beslissingsboom(PDF bestand opent in nieuw venster). Ondersteun in dat geval de leidinggevende in de daaropvolgende stappen.
Remediëringstraject met het oog op mogelijk ontslag
Het gesprek over het ongunstig gedrag of de ongunstige prestaties die kunnen leiden tot ontslag, mag geen verrassing zijn voor de medewerker. In een ideaal scenario heeft de leidinggevende al geprobeerd om bij te sturen en heeft de medewerker al een remediëringstraject doorlopen. Vooraleer je overgaat naar remediëring met het oog op mogelijk ontslag moet de medewerker een schriftelijke waarschuwing met de beschrijving van diens ongunstig functioneren krijgen.
Formele voorwaarden
Een remediëringstraject met het oog op een mogelijk ontslag is een formele ontslagvoorwaarde voor een contractuele medewerker (zie verder). Een medewerker kan daarnaast slechts 1 keer per 10 jaar een remediëring met het oog op een mogelijk ontslag volgen.
Hiervoor kiest de medewerker tussen de volgende opties:
- Stap 1
Het personeelslid blijft in de huidige functie, maar werkt onder leiding en toezicht van minstens 1 andere evaluator met de graad van directeur, afdelingshoofd, of N-1 projectleider. Dat waarborgt objectiviteit tijdens het traject.
In de praktijk zal er meestal een andere eerste evaluator worden aangesteld. Zeker in de entiteiten die werken met Vlimpers PLOEG, omdat het systeem op die werkwijze is ingesteld. Maar er kan dus ook gewisseld worden van tweede evaluator. Meestal is dat de hiërarchische meerdere van de eerste evaluator.
- Stap 2
- Het personeelslid voert een andere functie uit van dezelfde rang, graad en salarisschaal, onder leiding van een andere N-1 mandaathouder of directeur.
- Bij keuze voor deze optie doen jij en de lijnmanager een concreet aanbod aan de medewerker (de lijnmanager kan die mogelijkheid ook delegeren aan de leidinggevende).
- De nieuwe functie kan zich binnen de eigen entiteit of een andere entiteit van de Vlaamse overheid situeren. Bij een wijziging van dienstaanwijzing naar een andere entiteit is het akkoord van beide lijnmanagers nodig. Stel daarvoor een afsprakennota op.
- De entiteit bepaalt zelf hoe de jobaanbieding eruit ziet: het kan gaan om 1 of meerdere jobaanbiedingen. Het personeelslid hoeft niet te solliciteren voor de nieuwe functie.
- Bij verdere escalatie beoordeelt het adviesorgaan de geschiktheid van het aanbod.
Dossier opbouwen en bewaren
Schriftelijk dossier
De verslagen van de gesprekken over de ongunstige feiten en het resultaat van het remediëringstraject maken deel uit van het evaluatiedossier. Dreigt er ontslag? Dan heb je de documenten later nog nodig om het ontslag te onderbouwen. Schriftelijke documentatie en een gepaste archivering zijn onmisbaar om procedureel sterk te staan.
Ontslag contractueel personeelslid
Een contractueel personeelslid dat 1 jaar ononderbroken in dienst is, kan bij ongunstige prestaties ontslagen worden als die de afgelopen 3 jaar:
- een schriftelijke waarschuwing ontving en
- die een remediëringstraject (met het oog op mogelijk ontslag) doorliep.
Een contractueel personeelslid maakt maar 1 keer per 10 jaar in diens loopbaan bij de Vlaamse overheid aanspraak op een remediëringstraject met het oog op mogelijk ontslag. De lijnmanager kan met andere woorden onmiddellijk de ontslagprocedure inleiden als het personeelslid:
- binnen het remediëringstraject met een andere evaluator diens tekorten onvoldoende heeft weggewerkt of binnen 3 jaar opnieuw ongunstige feiten stelt die tot ontslag kunnen leiden
- bij een wijziging van dienstaanwijzing, binnen 3 jaar opnieuw ongunstige feiten vertoont die tot ontslag kunnen leiden
- afziet van remediëring met het oog op een mogelijk ontslag.
Rol HR bij remediëring
Een formele remediëring is geen dagelijkse bezigheid voor leidinggevenden. Daarbij komt nog dat een medewerker soms een lange geschiedenis heeft van onderpresteren. Hulp van jou als HR-professional is dan meer dan welkom om juiste beslissingen te nemen.
Een ontslagprocedure starten na een remediëring is geen gemakkelijke taak. Je bent in dat geval een onmisbare partner voor de leidinggevende. Je belangrijkste verantwoordelijkheden:
- Informeer leidinggevenden over de formele aspecten van een remediëringstraject.
- Adviseer over de inhoud en duur van een persoonlijk verbeterplan.
- Geef advies en ondersteuning bij een remediëring met het oog op mogelijk ontslag.
- Help bij de voorbereiding en neem deel aan gesprekken over remediëring met het oog op mogelijk ontslag.
- Ondersteun de lijnmanager bij het opstellen van een schriftelijke waarschuwing voor ontslag.
- Regel een wijziging van dienstaanwijzing als de medewerker geen remediëring wil in de huidige functie.
- Volg de volledigheid van het dossier op.
- Zorg voor goede archivering van de belangrijke documenten.
Ondersteuning voor jou als HR-professional
Er zijn verschillende instrumenten die je als HR-professional kunt gebruiken om leidinggevenden en medewerkers zo goed mogelijk te informeren en te begeleiden.
- Een beslissingsboom (PDF bestand opent in nieuw venster)om je door de verschillende uitkomsten van remediëringstrajecten te loodsen.
- 3 procesmodellen: de modellen houden rekening met de rol van HR, leidinggevende en het Agentschap Overheidspersoneel binnen remediëring:
- begeleiding bij remediëring volgens artikel IV 4 (formele remediëring)(PDF bestand opent in nieuw venster)
- begeleiding bij remediëring volgens artikel IV 5 (remediëring met het oog op mogelijk ontslag)(PDF bestand opent in nieuw venster)
- afhandeling van ontslagintentie(PDF bestand opent in nieuw venster).
- Een checklist voor leidinggevenden(PDF bestand opent in nieuw venster) met betrekking tot remediëring (met het oog op mogelijk ontslag). Deze checklist is binnenkort beschikbaar.
- Een webpagina over remediëring voor leidinggevenden met informatie over het ondersteuningsaanbod vanuit AgO voor leidinggevenden.
- Een webpagina met uitleg over de afhandeling van de uitstroom van medewerkers.
- Een webpagina met uitleg over de bescherming van contractuele personeelsleden tegen willekeurig ontslag.