Analyseer vooraf de risico’s van de stage. De wetgeving bepaalt dat de werkgever die stagiair tewerkstelt de risicoanalyse uitvoert.

• Laat je daarvoor bijstaan door de preventieadviseur toegewezen aan jouw entiteit.
• Lat je bijstaan door de arbeidsarts wanneer onderzoek van gezondheidsrisico’s nodig is.
• De risicoanalyse moet alle welzijnsaspecten onderzoeken. Niet alleen de arbeidsveiligheid, maar bij voorbeeld ook de gezondheid, de ergonomie, de psychosociale aspecten van de stage, het aandachts-, ontwikkelings- en ervaringsniveau van de stagiair, het taalbegrip en de taalvaardigheid van de stagiair.
• Besteed bij de risicoanalyse extra aandacht aan de gevaarlijke werken, stoffen, procedés en plaatsen uit bijlage X.3-1 van de Codex welzijn op het werk(Word bestand opent in nieuw venster).
• Als de stagiair werkt in een functie waarvoor al een functierisicoanalyse is uitgewerkt, kun je die als basis voor de specifieke risicoanalyse gebruiken.
• De onderwijsinstelling stelt doorgaans een eigen document voor de risicoanalyse van de stage ter beschikking. Dat document is vaak een combinatie van een risicoanalyseformulier en een werkpostfiche. Je dient ze soms digitaal in te vullen en te uploaden.

Bepaal op grond van de risicoanalyse vooraf welke preventiemaatregelen voor de stagiair je treft.

• Laat je ook hiervoor bijstaan door de preventieadviseur toegewezen aan jouw entiteit.
• Inspiratie kun je vinden in preventiemaatregelen die op grond van bestaande functierisicoanalyses voor jouw entiteit zijn getroffen.
• Houd bij de preventiemaatregelen rekening met:
  • het verbod voor stagiairs om sommige activiteiten uit te oefenen. Zie daarvoor: bijlage X.3-1 van de codex welzijn op het werk(Word bestand opent in nieuw venster). Afwijking van het verbod is mogelijk onder specifieke voorwaarden:
    • als de activiteit noodzakelijk is voor de beroepsopleiding en
    • met bijzondere omkadering zoals bewezen effectieve en gecontroleerde preventiemaatregelen en permanente bijstand van de stagiair door een ervaren werknemer.
  • Duid een ervaren, goed getrainde en bereikbare mentor aan die ook als praktisch aanspreekpunt voor de stagiair dient.
  • Bepaal of en waarom gezondheidstoezicht nodig is en welk type. Denk ook aan nodige inentingen en moederschapsbescherming (maatregelen bij zwangerschap en borstvoeding). Laat je bij het bepalen van het gezondheidstoezicht zo nodig bijstaan door de arbeidsarts.
• De preventiemaatregelen kun je noteren op het document dat de onderwijsinstelling doorgaans ter beschikking stelt en dat je soms digitaal invult en uploadt.

• Neem zelf vooraf kennis van de stagebepalingen of de stageovereenkomst van de onderwijsinstelling.
• Omschrijf duidelijk de werkinhoud en de werkpost van de stagiair en bezorg die informatie aan de onderwijsinstelling en de stagiair.
• Informeer de onderwijsinstelling over de werkinhoud, de werkpost, de risicoanalyse, de preventiemaatregelen, de werkpostfiche, het gezondheidstoezicht, de inentingen en de moederschapsbescherming.
• Geef zowel de onderwijsinstelling als de stagiair extra schriftelijke informatie als een type gezondheidstoezicht vereist is. Die schriftelijke informatie omvat ten minste:
  • een beschrijving van de functie of activiteit;
  • een beschrijving van het risico dat een specifiek gezondheidstoezicht vereist;
  • de toe te passen preventiemaatregelen;
  • de vereiste opleiding rond de preventiemaatregelen;
  • de verplichtingen die de stagiair moet naleven in verband met de specifieke risico’s die voor de werkpost of activiteit.
• Als gezondheidsbeoordeling nodig is: laat de arbeidsarts het formulier voor de gezondheidsbeoordeling van de stagiair aan de onderwijsinstelling sturen.
• Je kunt de vereiste informatie aan de onderwijsinstelling en de stagiair bezorgen via het document dat de onderwijsinstelling doorgaans ter beschikking stelt en dat je soms digitaal dient in te vullen en te uploaden.

• Uit de risicoanalyse kan blijken dat gezondheidstoezicht vereist is, met name als de stagiair hetzij:
  • een veiligheidsfunctie, een functie met verhoogde waakzaamheid of een activiteit met welbepaald risico uitoefent (dit zijn functies waarvoor ook voor gewone werknemers gezondheidstoezicht geldt);
  • minderjarig (jonger dan 18 jaar) is, niet is blootgesteld aan een ander risico en geen attest van medisch schooltoezicht minder dan 5 jaar oud, in het kader van de onderwijsreglementering kan voorleggen (de onderwijsinstelling kan dat attest leveren);
  • nachtarbeid (tussen 20u00 en 6u00) verricht;
  • normaliter verboden activiteiten verricht, met toepassing van de afwijkingsbepalingen.
• Normaliter oefent de arbeidsarts van jouw entiteit het gezondheidstoezicht uit. De stagebepalingen of de stageovereenkomst van de onderwijsinstelling kunnen echter bepalen dat de arbeidsarts van de onderwijsinstelling dit doet.
• De algemene regel is dat jouw entiteit de kosten voor het gezondheidstoezicht betaalt. Als de arbeidsarts van de onderwijsinstelling het gezondheidstoezicht uitoefent, neemt het federaal agentschap voor beroepsrisico’s (Fedris) de kosten voor de gezondheidsbeoordeling op zich en geldt een specifiek tarief. De preventiedienst van de onderwijsinstelling regelt de facturatie aan Fedris.
• Laat de arbeidsarts in alle gevallen het formulier voor de gezondheidsbeoordeling van de stagiair aan de onderwijsinstelling sturen. Die bezorgt het dan aan jouw entiteit en de stagiair.
• Blijkt gezondheidstoezicht nodig? Dan mag de stage pas starten als het formulier voor de gezondheidsbeoordeling de stagiair medisch geschikt verklaart.

• De onderwijsinstelling behandelt arbeidsongevallen van stagiairs via haar ongevallenpolis.
• De te volgen procedure bij een arbeidsongeval staat uitgelegd in de stageovereenkomst van de onderwijsinstelling en op de webpagina van de FOD WASO over arbeidsongevallen tijdens stages(opent in nieuw venster).

Analyseer de risico’s waaraan de jongere op het werk is blootgesteld. De wetgeving bepaalt dat de werkgever bij wie de jongere wordt tewerkgesteld de risicoanalyse uitvoert.

• Analyseer de risico’s vóór het begin van de tewerkstelling en hernieuw de risicoanalyse jaarlijks.
• Laat je hiervoor bijstaan door de preventieadviseur toegewezen aan jouw entiteit.
• Laat je bijstaan door de arbeidsarts als onderzoek van gezondheidsrisico’s nodig is.
• De risicoanalyse moet alle welzijnsaspecten onderzoeken. Niet alleen de arbeidsveiligheid, maar bij voorbeeld ook de gezondheid, de ergonomie, de psychosociale aspecten, het aandachts-, ontwikkelings- en ervaringsniveau van de jongere, het taalbegrip en de taalvaardigheid van de jongere.
• Besteed bij de risicoanalyse extra aandacht aan het principiële verbod voor jongeren om gevaarlijk werk te verrichten. Gevaarlijk werk houdt één of meer van deze aspecten in:
  • blootstelling aan gevaarlijke werken, stoffen, procedés en plaatsen uit bijlage X.3-1 van de codex welzijn op het werk(Word bestand opent in nieuw venster);
  • werk dat jongeren lichamelijk of psychisch niet aankunnen;
  • blootstelling aan giftige of kankerverwekkende stoffen, stoffen die erfelijke genetische veranderingen veroorzaken, stoffen die tijdens de zwangerschap schadelijke gevolgen hebben voor de foetus of die op een andere manier een voor de mens schadelijke chronische werking hebben;
  • blootstelling aan ioniserende stralingen;
  • risico’s voor ongevallen die jongeren vermoedelijk niet beseffen of niet kunnen voorkomen (nog niet veel inzicht in veiligheid, onervarenheid, onvoldoende opleiding, …);
  • blootstelling aan extreme koude, hitte, lawaai of trillingen.
• De analyse dient uit te maken of je voor de betreffende jongere niet/wel van het verbod op gevaarlijk werk kunt afwijken. De afwijkingscriteria(PDF bestand opent in nieuw venster) zijn per categorie jongere uitdrukkelijk bepaald. Voor land- en tuinbouwwerk gelden specifieke afwijkingscriteria(PDF bestand opent in nieuw venster).

Bepaal op grond van de risicoanalyse welke preventiemaatregelen je voor de jongere treft.

• Laat je ook hiervoor bijstaan door de preventieadviseur toegewezen aan jouw entiteit.
• Houd bij de preventiemaatregelen rekening met:
  • het principiële verbod voor jongeren om gevaarlijk werk te verrichten;
  • de voorwaarden om af te wijken van het principiële verbod voor jongeren om gevaarlijk werk te verrichten;
  • nodig onthaal en begeleiding: duid een ervaren, goed getrainde en bereikbare peter/meter aan die ook als praktisch aanspreekpunt voor de stagiair dient. Voor dit onthaal en begeleiding is volgens de wetgeving voorafgaand aan de tewerkstelling van de jongere het advies van de GDPB en van het bevoegde overlegcomité welzijn op het werk vereist.
  • eventueel nodig gezondheidstoezicht: bepaal of en waarom gezondheidstoezicht nodig is en welk type. Denk ook aan nodige inentingen en moederschapsbescherming (maatregelen bij zwangerschap en borstvoeding).
• Laat je bij het bepalen van het gezondheidstoezicht zo nodig bijstaan door de arbeidsarts.

• Jongeren categorie d (leerlingen of studenten die een vorm van arbeid in een onderwijsinstelling verrichten) zijn in afwachting van nieuwe wetgeving niet onderworpen aan het gezondheidstoezicht.
• Voor de andere categorieën kan uit de risicoanalyse blijken dat gezondheidstoezicht vereist is, met name als de jongere hetzij:
  • een veiligheidsfunctie,- een functie met verhoogde waakzaamheid of een activiteit met welbepaald risico uitoefent (dit zijn functies waarvoor ook voor gewone werknemers gezondheidstoezicht geldt);
  • minderjarig (< 18 jaar) is;
  • nachtarbeid (tussen 20 uur en 6 uur) verricht;
  • normaliter verboden activiteiten verricht, met toepassing van de afwijkingsbepalingen.
• De arbeidsarts van jouw entiteit oefent het gezondheidstoezicht uit volgens de gebruikelijke regels.

• De Vlaamse overheid behandelt arbeidsongevallen van jongeren die via een (arbeids)overeenkomst zijn tewerkgesteld via haar ongevallenpolis.
• De te volgen procedure bij een arbeidsongeval staat beschreven op de webpagina ‘Arbeidsongeval’.

• Laat je hiervoor bijstaan door de preventieadviseur toegewezen aan jouw entiteit.
• Laat je bijstaan door de arbeidsarts als onderzoek van gezondheidsrisico’s nodig is.
• De risicoanalyse moet alle welzijnsaspecten onderzoeken. Niet alleen de arbeidsveiligheid, maar bij voorbeeld ook de gezondheid, de ergonomie, de psychosociale aspecten van het uitzendwerk, het aandachts-, ontwikkelings- en ervaringsniveau van de uitzendkracht, het taalbegrip en de taalvaardigheid van de uitzendkracht.
• De uitzendkracht werkt - nagenoeg per definitie - in een functie waarvoor al een functierisicoanalyse is uitgewerkt. Die kun je dus gebruiken.
• Vul op grond van de risicoanalyse de werkpostfiche in. Sjablonen vind je op de website ‘Werkpostfiche’(opent in nieuw venster).
• Vraag over de werkpostfiche het advies van het overlegcomité welzijn van jouw entiteit, als je dat niet deed bij stap 1 van de tewerkstellingsprocedure.
• Bezorg de ingevulde werkpostfiche aan het uitzendkantoor.

• Op basis van de verkregen informatie selecteert het uitzendbureau een geschikte uitzendkracht en brengt die ook op de hoogte van onder meer de werkpostfiche.
• Voorafgaand aan de tewerkstelling van de uitzendkracht heeft jouw entiteit deze taken:
  • Vergewis je van de nodige beroepskwalificatie van de uitzendkracht.
  • Stel de nodige werkkledij ter beschikking van de uitzendkracht.
  • Stel de nodige persoonlijke beschermingsmiddelen ter beschikking van de uitzendkracht.
  • Ga na of de uitzendkracht die onderworpen is aan gezondheidstoezicht medisch geschikt werd verklaard aan de hand van het formulier voor de gezondheidsbeoordeling of een afdruk uit de centrale gegevensbank voor de sector van de uitzendkrachten.
• Zorg voor het onthaal van de uitzendkracht: bezorg de nodige informatie, geef specifieke veiligheidsinstructies en regel voldoende en aangepaste opleiding.
• Pas tijdens de tewerkstelling de preventiemaatregelen die horen bij de functie van de uitzendkracht toe, net zoals voor gewone werknemers het geval is.
• Het uitzendbureau is verantwoordelijk voor de naleving van de bepalingen rond moederschapsbescherming. Jouw entiteit blijft wel verantwoordelijk voor
  • de tijdelijke aanpassing van de arbeidsomstandigheden of van de risico-gebonden werktijden van de betrokken werkneemster, op voorstel van de arbeidsarts;
  • de eventuele schorsing van de uitvoering van de arbeidsovereenkomst van de betrokken werkneemster of de vrijstelling van arbeid in bepaalde gevallen, op voorstel van de arbeidsarts.

• Het uitzendbureau gaat na of de uitzendkracht wel/niet arbeidsgeschikt werd verklaard en regelt de eventueel vereiste gezondheidsbeoordeling en inentingen.
• Jouw entiteit dient zich wel te vergewissen van de arbeidsgeschiktheid van de uitzendkracht (zie bij preventiemaatregelen).

• Het uitzendkantoor behandelt arbeidsongevallen van uitzendkrachten.
• De te volgen procedure staat hier.