Demande d’autorisation d’occupation par e-mail

Les régions sont compétentes

Vous introduisez les demandes :

• d’autorisation d’occupation (première demande et renouvellement) pour un futur travailleur venant travailler en Belgique pour un maximum de 90 jours ou 90/180 jours avec un visa Schengen
• d’autorisation d’occupation pour un au pair (12 mois), un stagiaire (12 mois) et un travailleur frontalier
• de permis unique à durée indéterminée

auprès de la région compétente:

• la Région flamande
• la Région wallonne
• la Région de Bruxelles-Capitale
• la Communauté germanophone

Les demandes de permis unique (single permit) pour employer un travailleur non européen en Belgique pendant plus de 90 jours doivent être introduites via le même guichet unique “Working in Belgium. La demande sera traitée par la région compétente.

Quelle région est compétente?

Pour un permis unique à durée indéterminée, il s’agit de la région où le demandeur est domicilié.

Pour toutes les autres demandes, il s’agit de la région dans laquelle se trouve l’unité d’établissement où le travailleur étranger est employé. Si l’employeur possède plusieurs unités d’établissement, la région où le travailleur est effectuera principalement employé le travail est compétente.

Si le lieu d’emploi principal ne peut pas être déterminé parce que, par exemple, le travailleur est employé à 50 % dans une région et à 50 % dans une autre, c’est la région où se trouve le siège social de l’entreprise et où elle est donc inscrite à la Banque-Carrefour des Entreprises (BCE) qui est compétente.

Si l’employeur ne possède pas d’unité sociale ou d’établissement en Belgique, la région où le travailleur exercera ses activités est compétente.

Quid si le lieu d’emploi change?

Vous devez alors demander une nouvelle autorisation d’occupation.

Régions compétentes si ce n’est pas la Flandre

Contactez l’un des services ci-dessous si vous devez y soumettre la demande:

Service compétent dans la Région de Bruxelles-Capitale

Bruxelles Économie et Emploi
Direction de la Migration économique
Place Saint-Lazare, 2
1035 Bruxelles
Tél. : 02 204 13 99 (de 9 h à 12 h)
Site web du service compétent à Bruxelles-Capitale (en néerlandais)(S'ouvrira dans une nouvelle fenêtre)

Service compétent en Wallonie

Direction générale de l’Économie, de l’Emploi et de la Recherche 
Direction de l’Emploi et des Permis de travail
Place de la Wallonie 1
5100 Jambes
Tél. 081 33 43 62
E-mail : permisdetravail@spw.wallonie.be
Site web du service compétent en Wallonie (en néerlandais)(S'ouvrira dans une nouvelle fenêtre)

Service compétent de la Communauté germanophone:

Ministerium der Deutschsprachigen Gemeinschaft
Abteilung Beschäftigung, Gesundheit und Soziales
Gospertstrasse, 1
4700 EUPEN
Tél. 087 59 64 86​​​​​​​
Site web du service compétent de la Communauté germanophone (en néerlandais)(S'ouvrira dans une nouvelle fenêtre)

Vous devez rassembler les documents requis en une seule demande dans l’ordre fixe suivant. Utilisez les intercalaires au dos du formulaire de demande pour séparer les différentes catégories de documents.

1. Formulaire de demande

Le formulaire rempli par l’employeur en cas d’autorisation à durée limitée:

Demande d’autorisation d’occupation à durée limitée avec un permis de travail (en néerlandais)(fichier Word s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre)

Le formulaire rempli par le travailleur en cas d’autorisation à durée illimitée:

Demande d‘autorisation d’occupation à durée illimitée avec un permis unique (en néerlandais)(fichier Word s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre).

2. Documents relatifs au séjour

• Document d’identification du travailleur, passeport en cours de validité ou document de voyage équivalent (données personnelles concrètes uniquement, pas de pages cachetées, vierges ou remplies). Choisissez la situation qui s’applique :
  • Le travailleur ne se trouve pas en Belgique au moment de la demande
    • Carte d’identité étrangère ou données personnelles figurant sur le passeport international.
  • Le travailleur se trouve en Belgique au moment de la demande
    • Carte d’identité étrangère ou données personnelles figurant sur le passeport international.
    • Permis de séjour belge prouvant la résidence légale en Belgique.
• Preuve(S'ouvrira dans une nouvelle fenêtre) que le travailleur dispose d’une assurance maladie couvrant tous les risques pour lui et les membres de sa famille.

3. Contrat de travail

S’il n’y a pas de contrat de travail : preuve d’autres revenus.

4. Preuve de l’identité de l’employeur : uniquement en cas de demande à DURÉE LIMITÉE

Ou de son mandataire.

5. Documents relatifs à l’emploi

Des documents de travail spécifiques sont requis pour chaque catégorie de travailleurs étrangers. Vous trouverez lesquels (naargelang uw aanvraag) en detail op de pagina “Maximaal 90 dagen en 90/180 dagen met Schengenvisum” of op de pagina “Onbepaalde duur”. Par exemple:

• Tous les bulletins de salaire ou fiches de paie de la période pour laquelle l’autorisation d’occupation expire (en cas de renouvellement/prolongation).
• Le compte individuel (relevé des prestations de travail et des salaires du travailleur) s’il a travaillé l’année civile complète.
• Diplôme (dans le cas de travailleurs hautement qualifiés).
• En cas de détachement : l’un des documents suivants :
  • déclaration selon laquelle la législation de sécurité sociale du pays du travailleur reste applicable pendant le travail en Belgique
  • s’il n’existe pas de convention internationale en la matière : déclaration de l’Office national de sécurité sociale selon laquelle le travailleur n’est pas soumis au régime belge des travailleurs salariés, parce que les conditions pour cela ne sont pas remplies.
• En cas de détachement : attestation signée par vous (employeur) avec :
  • la durée du détachement
  • les conditions de travail et de rémunération pendant le détachement.
• Preuve d’inscription au cadastre Limosa (en néerlandais)(S'ouvrira dans une nouvelle fenêtre) en tant que travailleur détaché dans le cadre du titre IV, chapitre 8 de la loi-programme (I) du 27 décembre 2006
• …

• Scannez la demande complète, y compris tous les documents connexes dans l’ordre requis.
• Regroupez tout dans un seul fichier au format PDF.
• Nommez le PDF avec la structure suivante :
  [noms de famille en majuscules] underscore [prénoms en majuscules] underscore
  [pays d’origine] et, si vous le connaissez, underscore [numéro ONSS, intégral en chiffres – numéro BIS ou numéro de registre national].
  Exemple fictif : MOHAMMED_AHMED YOUSSEF_Marokko_95470115388.pdf

Adresse e-mail

Envoyez votre dossier scanné par e-mail : aanvraag.arbeidskaart@vlaanderen.be.
Veuillez utiliser cette adresse e-mail uniquement pour l’envoi de demandes.
Toute autre communication se fait via l’adresse e-mail indiquée par le gestionnaire du dossier ou via arbeidskaart@vlaanderen.be.
Ne mentionnez pas d’autres noms en tant que (co-)destinataire, ni directement ni en Cc ou Bcc.

Pièce jointe en PDF

Pour chaque travailleur pour lequel vous demandez une autorisation d’occupation, vous devez envoyer un e-mail avec une pièce jointe au format PDF. Ce fichier PDF doit contenir le formulaire de demande et tous les documents dans l’ordre ad hoc. La taille des fichiers ne peut pas dépasser 20 mégaoctets (Mo). Si la taille de votre fichier de demande est supérieure à 20 Mo, veuillez le compresser dans un fichier zip de 20 Mo maximum.

Objet de l’e-mail

Dans la ligne d’objet, indiquez le nom complet du fichier PDF, suivi de la catégorie spécifique pour laquelle vous demandez l’autorisation d’occupation (par exemple, hautement qualifié, dirigeant ou formation entre sociétés d’un même groupe, comme indiqué sur le formulaire de demande), puis du type de demande (« première demande » ou « renouvellement »).

Exemple fictif : MOHAMMED_AHMED YOUSSEF_Maroc_95470115388.pdf - hautement qualifié - première demande;

Texte de l’e-mail

Le message électronique proprement dit mentionne toujours :

• • le travailleur (noms et prénoms)
  • l’entreprise belge concernée (employeur ou utilisateur en cas de détachement, nom et numéro d’entreprise)
  • pour un jeune au-pair : la famille d’accueil
  • le cas échéant, la société étrangère concernée (uniquement en cas de détachement : nom et adresse de l’entreprise)
  • intitulé de la fonction.

En plus de ces données obligatoires, vous pouvez, si vous le souhaitez, inclure des informations supplémentaires sur l’emploi en question.

Exemple fictif : MOHAMMED Ahmed Youssef, Janssen Pharmaceutica (0403.834.160), Marrakech Consultants (Avenue Ibn Sina, Marrakech), consultant senior.

Accusé de réception

Après avoir envoyé votre demande par e-mail, vous recevrez un accusé de réception automatique, contenant votre message original (sans pièce jointe). Le service Migration économique traite ensuite les demandes dans l’ordre chronologique de leur réception.