Uniforme werkwijze

Het Verenigingsregister (opent in nieuw venster)is de nieuwe databron voor verenigingsgegevens. Om het registreren, bewaren en uitwisselen van deze gegevens tussen en door overheidsdiensten juridisch correct uit te voeren, is in de zomer van 2023 een decreetswijziging gestemd. De uitvoeringsbesluiten die de decreetswijziging verduidelijken, bepalen dat alle lokale besturen en Vlaamse overheidsdiensten hiervoor het Verenigingsregister moeten gebruiken tegen ten laatste 2027.

Uniforme verenigingsgegevens

Het Verenigingsregister heeft volgens OSLO-standaarden een datamodel opgesteld om de uniformiteit van deze data te garanderen. Dit datamodel moet ook worden toegepast door alle lokale besturen en Vlaamse overheidsdiensten voor hun eigen verenigingsdata.

Momenteel worden verenigingsdata beheerd volgens de noden en werkwijze van elke specifieke dienst of bestuur, bijgehouden in eigen Excel-lijsten of dergelijke. Hierdoor is er een enorme diversiteit aan datastructuur. De verenigingsdata verzamelen en uniformiseren is dan ook een uitdaging, zelfs binnen een bestuur. Om jullie hierbij te helpen is er een ‘standaardexcel(opent in nieuw venster)’ opgesteld die als basis kan dienen om je eigen verenigingsdata te verzamelen en uniformiseren.

Ook als je op korte termijn nog geen aansluiting op het Verenigingsregister plant, is het een goed idee om toch alvast te starten met het verzamelen en uniformiseren van je verenigingsdata. Het is immers een eerste en belangrijke stap op weg naar betere en vlottere communicatie met en dienstverlening aan je verenigingen!

Als jullie al een CRM of andere tool hebben waarin verenigingsdata op een uniforme en centrale manier wordt beheerd, is het niet zinvol om de oefening met deze standaardexcel te maken. Dan is het beter om jullie datamodel te vergelijken met het datamodel (opent in nieuw venster)van het Verenigingsregister.