Gevallen van meertaligheid bij overheidscommunicatie

Het hoffelijkheidsprincipe houdt in dat bepaalde overheidsdiensten een particulier uit een ander taalgebied kunnen antwoorden in de taal van die particulier.

De Bestuurstaalwet(opent in nieuw venster) bevat het hoffelijkheidsprincipe enkel voor plaatselijke en gewestelijke diensten waarvan de werkkring enkel gemeenten zonder speciale taalregeling omvat uit het Nederlandse of het Franse taalgebied. Die diensten kunnen het hoffelijkheidsprincipe enkel gebruiken als:

• de particulier er uitdrukkelijk om vraagt; en

• het domicilie van de persoon in een ander taalgebied dan de overheidsdienst ligt. De diensten moeten dan een schriftelijk antwoord sturen naar de verblijfplaats buiten het taalgebied.

Die diensten mogen niet uit eigen beweging een andere taal gebruiken dan de voorgeschreven bestuurstaal. De toepassing van het hoffelijkheidsprincipe is een mogelijkheid, geen verplichting.

Gemeenten of steden die erkend zijn als toeristisch centrum, mogen de mededelingen voor toeristen in minstens 3 talen communiceren. De gemeenteraad van de erkende gemeente of stad neemt de beslissing om toeristische mededelingen in meerdere talen te verspreiden. De gemeente of stad moet de inhoud van de beraadslaging van de gemeenteraad binnen de 8 dagen aan de Vaste Commissie voor Taaltoezicht(opent in nieuw venster) meedelen.

In dat geval moet de gemeente meertalige toeristische berichten minstens in de 3 landstalen verspreiden. In het Nederlandse taalgebied betekent dit dat de gemeenten toeristische berichten minstens in het Nederlands, Frans en Duits (in die volgorde) moeten opstellen.

Internationale, Europese of specifieke regelgeving kan andere taalvoorschriften bevatten.

Dat is bijvoorbeeld het geval voor de Overeenkomst nr. 34 inzake de afgifte van meertalige en gecodeerde uittreksels uit en attesten van de burgerlijke stand, en bijlagen, Straatsburg op 14 maart 2014. De overeenkomst doelt op het verplicht gebruik (onder voorwaarden) van uniforme meertalige formulieren:

• voor uittreksels van akten van de burgerlijke stand;
• voor bepaalde attesten.

De meertalige uittreksels vereisen vervolgens geen vertaling of legalisatie meer tussen de landen die de overeenkomst ondertekenden.

Ook de verordening (EG) nr. 883/2004 van het Europees Parlement en de Raad van 29 april 2004 betreffende de coördinatie van de sociale zekerheidsstelsels(opent in nieuw venster) bevat bijvoorbeeld afwijkende taalregels. Die verordening geldt voor wetgeving over bepaalde takken van de sociale zekerheid, zoals bijvoorbeeld uitkeringen bij ziekte of ouderdom. De autoriteiten, organen en rechterlijke instanties van een lidstaat mogen volgens deze verordening geen toegezonden verzoekschriften of andere documenten afwijzen omdat zij opgesteld zijn in een officiële taal van de Europese Unie. Kortom, als deze verordening van toepassing is, kan een gemeente een document niet weigeren of afwijzen omdat het bijvoorbeeld in het Engels geschreven is.

Daarnaast is de verordening (EU) nr. 2016/1191 van het Europees Parlement en de Raad van 6 juli 2016 inzake de bevordering van het vrije verkeer van burgers door vereenvoudigde overlegging van bepaalde openbare documenten in de Europese Unie en tot wijziging van verordening (EU) nr. 1024/2012(opent in nieuw venster) relevant. Die verordening bevat een vereenvoudiging van (vertaal-)formaliteiten voor bepaalde openbare documenten die in een andere lidstaat overgelegd of gebruikt moeten worden.

De toezichtsinstanties, zoals de Vaste Commissie voor Taaltoezicht (opent in nieuw venster)(VCT), staan in uitzonderlijke gevallen toe dat naast het Nederlands ook andere talen gebruikt worden.

De Vaste Commissie voor Taaltoezicht(opent in nieuw venster) stelt in bepaalde adviezen dat er 4 cumulatieve voorwaarden zijn om het gebruik van een vreemde taal in berichten en mededelingen te rechtvaardigen.

1. De dienst of instantie gebruikt de vreemde taal niet systematisch, maar slechts uitzonderlijk of als overgangsmaatregel (dit wil zeggen tijdelijk) en in beperkte gevallen.

2. Een bijzonder doel verantwoordt het gebruik van de vreemde taal, zoals bijvoorbeeld integratiebevordering, bewustmaking van anderstaligen over het bestaan van een dienstverlening, gezondheid, veiligheid, …

3. De dienst of instantie gebruikt de anderstalige boodschap naast de voorgeschreven bestuurstaal. De boodschap is dus slechts een vertaling van de Nederlandse tekst. Er wordt niet méér of andere informatie gegeven in de vreemde taal dan in het Nederlands. De dienst of instantie vermeldt bovendien uitdrukkelijk dat de anderstalige tekst een vertaling is, zodat iedereen over dezelfde informatie beschikt.

4. De anderstalige tekst is bestemd voor een specifiek doelpubliek.

Aangezien het gebruik van vreemde talen enkel uitzonderlijk of als overgangsmaatregel kan worden gebruikt, zal dit gebruik aldus zoveel mogelijk beperkt dienen te worden in zowel omvang als tijd. Dit betekent onder meer dat dit gebruik van andere talen dient te worden beperkt tot de inwoners die zich in een eerste integratiefase bevinden en nog niet de gelegenheid hadden voldoende Nederlands te leren en te leren kennen.

Daarnaast moeten deze 4 cumulatieve voorwaarden zo begrepen worden dat ze een absolute noodzakelijkheid in het algemeen belang moeten dienen. Volgens de VCT heeft deze adviespraktijk immers als doel iedere uitzondering op de SWT te beperken tot hetgeen absoluut noodzakelijk is in het algemeen belang. Iedere uitzondering dient aldus zo veel mogelijk beperkt te worden in zowel omvang als tijd, aangezien het gebruik van vreemde talen enkel uitzonderlijk of als overgangsmaatregel kan worden toegestaan.

De Bestuurstaalwet(opent in nieuw venster) en de Gewone Wet van 9 augustus 1980 (opent in nieuw venster)tot Hervorming der Instellingen, geven geen informatie over de contacten met buitenlandse actoren.

De Vaste Commissie voor Taaltoezicht(opent in nieuw venster) stelde in enkele adviezen dat het taalgebruik met buitenlandse actoren daarom vrij is. De betrokken dienst moet de naam en het adres wel in de voorgeschreven bestuurstaal opstellen.