Toezicht op Vlaams Woningfonds
De afdeling Toezicht van Wonen in Vlaanderen controleert woonactoren op haar werking.
Hieronder vindt u meer informatie en aanbevelingen voor de rapportering, beheer en interne controle bij het Vlaams Woningfonds (VWF).
Richtlijnen voor de notulering van beslissingen
Inhoud rapportering
De manier waarop de toezichthouder op de hoogte wordt gebracht van beslissingen en andere informatie van de sociale woonactoren staat in artikel 4.239 BVR tot uitvoering van de Vlaamse Codex Wonen van 2021.
De woonactoren krijgen via de website sjablonen waarmee ze de gegevens op een systematische wijze aan de afdeling Toezicht kunnen bezorgen. Het bijhouden van deze gegevens met die sjablonen kan ook een nuttig instrument zijn voor het management en de beheersorganen van de woonactoren. De vermelde werkwijze wordt het best nauwgezet gevolgd.
Wij benadrukken nogmaals het belang van een volledige en duidelijke notulering.
Agenda’s en notulen
De agenda’s en notulen zijn aan de toezichthouder te bezorgen binnen vastgelegde termijnen.
Algemene en buitengewone algemene vergadering
- de agenda en de datum uiterlijk 15 kalenderdagen voor de vergadering;
- de notulen van de beraadslaging (inclusief aanwezigheidslijst) binnen 5 kalenderdagen na iedere vergadering.
Beheersorganen
- jaarlijks de vergaderfrequentie;
- de agenda uiterlijk 3 kalenderdagen voor de vergadering;
- notulen van beheersorganen worden aan de toezichthouder toegezonden binnen de hieronder vermelde termijn.
Agenda’s
Wanneer de derde kalenderdag voor de vergadering een zaterdag, zondag of wettelijke feestdag is, wordt die verplaatst naar de eerst voorafgaande werkdag voor het indienen van de agenda.
Beslissingen
De bestuursbeslissingen van de woonactoren zijn aan de toezichthouder te bezorgen (op basis van art. 4.239, §1 van het BVR tot uitvoering van de Vlaamse Codex Wonen van 2021). Dit zijn alle beslissingen over de verrichtingen krachtens boek 4, 5 en 6 van de Vlaamse Codex Wonen van 2021, zoals opgenomen in artikel 4.79 Vlaams Codex Wonen van 2021 en het BVR tot uitvoering van de Vlaamse Codex Wonen van 2021.
Als de notulen binnen vijf kalenderdagen na de beslissing klaar zijn, dan kunt u ze digitaal, binnen de voormelde termijn, aan de toezichthouder bezorgen. Als dit niet mogelijk is, dan bezorgt u binnen de vijf kalenderdagen na de beslissing een overzicht van de genomen beslissingen aan de toezichthouder.
Wanneer de vijfde kalenderdag een zaterdag, zondag of wettelijke feestdag is, wordt die verplaatst naar de eerstvolgende werkdag voor het indienen van de notulen.
Voor het opmaken van deze lijsten kan dit sjabloon gebruikt worden: beknopte omschrijving van beslissingen.doc(Word bestand)
Op basis van art. 4.239, §2 van het BVR tot uitvoering van de Vlaamse Codex Wonen van 2021 kan de toezichthouder op uitdrukkelijk verzoek een rapportering opvragen. Artikel 4.239, §3 van het BVR tot uitvoering van de Vlaamse Codex wonen van 2021 geeft ook een opsomming van documenten die systematisch aan de toezichthouder te bezorgen zijn.
Voor de organisatie van het “post factum” toezicht en in uitvoering van de beide voornoemde bepalingen zijn ook binnen vaste termijnen gegevens te bezorgen over:
- Overheidsopdrachten
Alle gunningsbeslissingen inzake werken, leveringen en diensten die het drempelbedrag van 30.000 euro overschrijden worden 3-maandelijks gerapporteerd via het tabblad ‘Overheidsopdrachten’ op de Portaalsite van afdeling Toezicht.
Praktisch
Tenzij anders bepaald vraagt Toezicht om de jaarlijkse rapportering in de eerste volledige werkweek van januari te bezorgen, de driemaandelijkse rapportering in de eerste volledige werkweek van elk nieuw kwartaal.
De gegevens zijn te bezorgen via het tabblad ‘Bestandsuitwisseling’ op de Portaalsite van afdeling Toezicht.