Toezicht op Erkende Kredietmaatschappijen
De afdeling Toezicht van Wonen in Vlaanderen controleert woonactoren op haar werking.
Hieronder vindt u meer informatie en aanbevelingen voor de rapportering, beheer en interne controle bij Erkende Kredietmaatschappijen (EKM’s).
Inhoud rapportering
Artikel 4.239 Besluit Vlaamse Codex Wonen van 2021 regelt de manier waarop de toezichthouder in kennis wordt gesteld van beslissingen en andere informatie van de sociale woonactoren.
Artikel 4.79 van de Vlaamse Codex Wonen bepaalt dat de toezichthouder toezicht uitoefent op alle verrichtingen van de erkende kredietmaatschappijen.
De erkende kredietmaatschappijen dienen dan ook, analoog aan de toezichtsregeling uitgewerkt voor de erkende sociale huisvestingsmaatschappijen en huurdiensten, bepaalde beslissingen of documenten systematisch te bezorgen aan de toezichthouder.
Om de verwerking van de gegevens en de organisatie van het toezicht vlot te laten verlopen werd er gezocht naar een manier van werken die rekening houdt met de werklast voor de woonactoren en die tegelijk een objectief toezicht op deze actoren mogelijk maakt. Er wordt u dan ook gevraagd om de hieronder vermelde werkwijze nauwgezet te volgen.
Agenda’s en notulen algemene en buitengewone vergadering
De agenda’s en notulen worden aan de toezichthouder bezorgd:.
- de agenda en de datum uiterlijk 15 kalenderdagen voor de vergadering;
- de notulen van de beraadslaging binnen 5 kalenderdagen na iedere vergadering.
Agenda’s
Wanneer de derde kalenderdag voor de vergadering een zaterdag, zondag of wettelijke feestdag is, wordt die verplaatst naar de eerst voorafgaande werkdag voor het indienen van de agenda.
Wanneer de vijfde kalenderdag een zaterdag, zondag of wettelijke feestdag is, wordt die verplaatst naar de eerstvolgende werkdag voor het indienen van de notulen.
Maak gebruik van het sjabloon beslissingen toegekende sociale leningen.xlsx voor rapportering.
De ontvangst van de beslissingen levert de kennisname door de toezichthouder op zoals bepaald in artikel 4.85 van de Vlaamse Codex Wonen van 2021.Praktisch
De gegevens zijn te bezorgen via het tabblad ‘Bestandsuitwisseling’ op de Portaalsite van de afdeling Toezicht van Wonen in Vlaanderen.
Interne controle
Interne procedures moeten schriftelijk worden vastgelegd en formeel bekrachtigd door de raad van bestuur, zodat ze tegenstelbaar kunnen zijn aan diegenen die ze moeten navolgen.
Voor een aantal procedures werden goede praktijkvoorbeelden opgesteld. Hierin is bepaald wat voor de toezichthouder zeer essentieel/essentieel is en bijgevolg zeker terug te vinden moet zijn in de procedures.
Via onderstaande linken kan je de goede praktijkvoorbeelden terugvinden:
- EKM - good practices bestellingen-aankopen.docx
- EKM - good practices debiteurenbeheer - ontleners.docx
- EKM - good practices inkomende facturen en betalingen.docx
- EKM - good practices kas en liquiditeitenbeheer.docx
- EKM - good practices loonadministratie en kostenvergoedingen.docx
- EKM - good practices gsm-policy.docx
- EKM - good practices car-policy.docx
- EKM - good practices procedure bescherming gegevens.docx
In elk van de goede praktijkvoorbeelden is respectievelijk in het rood en het geel aangeduid wat zeer essentieel en essentieel is.