• VO1 (PV van voorlopige oplevering) (Word bestand opent in nieuw venster)
• VO2 (algemene samenvatting en financiële afrekening) (opent in nieuw venster)
• VO3 (termijn- en boeterekening) (opent in nieuw venster)
• VO4 (samenvatting VA1’s en/of VA2’s) *(opent in nieuw venster)
• VO5 (waardevermindering(en)) *(opent in nieuw venster)
• VO6 (slecht uitgevoerde werken) *(Word bestand opent in nieuw venster)
• VO7 (uitgestelde werken) *(opent in nieuw venster)
• Overzicht vorderingsstaten(opent in nieuw venster)

*enkel als deze niet nihil zijn op de VO2

Als de VO4, VO5, VO6 en VO7 nihil zijn, moeten deze documenten niet ingevuld en bijgevoegd worden.

• VO1bis(Word bestand opent in nieuw venster)

De aanbestedende overheid stuurt 1 (origineel) exemplaar van elk document VO via een aangetekende brief naar de aannemer of overhandigt het aan de aannemer in ruil voor een ontvangstbewijs. Zowel de aanbestedende overheid als de leidend ambtenaar houden 1 exemplaar bij.

Als de aannemer niet akkoord gaat, mag hij de documenten ‘onder voorbehoud’ ondertekenen. U leest in één van de blokjes hieronder meer over de situatie waarbij een aannemer niet akkoord gaat.

Rondgang vooraf

Vóór het verstrijken van de contractuele einddatum kunt u een rondgang met leidend ambtenaar, aannemer en aanbestedende overheid organiseren om een ‘voorlopige’ stand van zaken op te maken. Dit is zeker aan te raden, maar is ook afhankelijk van de grootte en het belang van de opdracht.

Tijdens deze rondgang kunt u via de laatste vorderingsstaten van de aannemer nagaan:

• of de aannemer nog werken in orde moet brengen;
• of er eventuele uitgestelde werken zijn;
• of alle verrekeningen VA1 en VA2 opgemaakt en overgemaakt zijn;
• …

De datum van de voorlopige oplevering vaststellen

De aanbestedende overheid neemt het initiatief om de datum van de voorlopige oplevering vast te stellen.

Als het bouwwerk op de daartoe vastgestelde datum wordt voltooid, wordt binnen 15 dagen na die datum een proces-verbaal van voorlopige oplevering (VO1 en zijn bijlagen) of weigering van oplevering (VO1bis) opgemaakt (artikel 92 § 2).

Het initiatief voor de voorlopige oplevering kan ook van de aannemer uitgaan, bijvoorbeeld als het bouwwerk voor of na de contractuele einddatum voltooid is. De aannemer laat dit via een aangetekende brief weten aan de leidend ambtenaar en vraagt hierbij ook de voorlopige oplevering aan. Binnen de 15 dagen na de datum waarop de leidend ambtenaar het verzoek van de aannemer ontvangt, moet de leidend ambtenaar een proces-verbaal van voorlopige oplevering of van weigering van oplevering opmaken.

De datum van de voorlopige oplevering is ook de startdatum voor de termijn van 90 dagen waarin de aannemer nog klachten en verzoeken bij de aanbestedende overheid kan indienen (zie pagina Klachten en verzoeken door aannemers).

Definitief nazicht en rondgang

Het nazicht en de rondgang voor de voorlopige oplevering van het bouwwerk gebeurt samen met de aanbestedende overheid, de leidend ambtenaar en de aannemer nadat hij ten minste 7 dagen voor de dag van de oplevering bij aangetekende brief werd opgeroepen (artikel 92 § 4).

Wat als de aannemer niet vertegenwoordigd is bij de voorlopige oplevering? Als de aannemer wel correct opgeroepen werd, dan heeft de oplevering sowieso plaats, zelfs als hij niet aanwezig is. U vermeldt dan op de VO1 of de VO1bis de datum van de naar de aannemer verstuurde oproepingsbrief.

De aannemer zorgt ervoor dat de aanbestedende overheid alle attesten van de controleorganismen (elektriciteit, gas, lift, centrale verwarming,…) bezit.

Elk document VO wordt ondertekend door de leidend ambtenaar, twee personen van de aanbestedende overheid en de aannemer (als die aanwezig is). De documenten VO worden na opmaak en ondertekening (van alle partijen) onmiddellijk naar Wonen In Vlaanderen voor nazicht verstuurd.

Opgelet: Soms zult u werken voorlopig moeten opleveren, ook als bepaalde werken niet correct uitgevoerd zijn, in orde te brengen zijn of moeten uitgesteld worden. Dit moeten uitzonderingen zijn. U leest hierover meer in de rubrieken die formulier VO5, formulier VO6 en formulier VO7 bespreken. Er moet dan tussen de aanbestedende overheid en aannemer een akkoord zijn over deze eventuele bedragen waardevermindering VO5 en/of waarborgen VO6 en VO7.

Als de werken niet voltooid zijn op de dag van de voorlopige oplevering, wordt een proces-verbaal van niet-oplevering (VO1bis) opgemaakt.

Deze regel duldt geen enkele uitzondering. Na de contractuele einddatum moet altijd een proces-verbaal opgemaakt worden, van voorlopige oplevering (VO1, VO2, …) of van weigering van oplevering (VO1bis). U leest hierover meer in artikel 92.

Criteria voor de weigering

De oplevering kan alleen geweigerd worden om ernstige en belangrijke redenen. Kleine gebreken, ook al zijn ze talrijk, kunnen en mogen de voorlopige oplevering niet in de weg staan.

Er zijn twee essentiële criteria om de oplevering te weigeren:

• Een financieel criterium
  De financiële waarde van de aangevoerde bezwaren verhouden zich tot de totale waarde van het uitgevoerde werk.
  De Franse Raad van State oordeelde in een arrest van 19 november 1971 dat de oplevering niet geweigerd kon worden, omdat de waarde van de opmerkingen minder bedroeg dan 1 percent van de totale waarde van het werk (gepubliceerd in T. Aann. 1976, 105).
• Een finaliteitscriterium
  Kunnen de werken gebruikt worden voor het doel waartoe ze bestemd zijn? Als het gebouw bijvoorbeeld kan bewoond worden, ook al zijn er nog enkele gebreken, is aan dit criterium voldaan.

Voor voorlopige oplevering(en) onder voorbehoud van VO6 (slecht uitgevoerde werken) en/of VO7 (uitgestelde werken), leest u meer bij de bespreking van formulier VO6 en formulier VO7.

Wat gebeurt na de weigering?

Na een proces-verbaal van weigering, moet de aannemer een ‘nieuwe oplevering’ aanvragen.

Doet de aannemer dit niet?

Dan nodigt het bestuur zelf de aannemer via een aangetekende brief uit. Dit gebeurt nadat de ontwerper vastgesteld heeft dat de werken opgeleverd kunnen worden. Reageert de aannemer niet binnen de 15 dagen? Dan start de aanbestedende overheid de normale procedure van oplevering. De werken worden verondersteld voltooid te zijn op de datum van de uitnodigingsbrief van de aanbestedende overheid.

Brengt de aannemer de werken niet in staat van oplevering, na de weigering?

Dan maant de aanbestedende overheid de aannemer aan om de werken binnen een termijn van 15 dagen volledig in staat van oplevering te brengen. Dit gebeurt via een aangetekende brief. U kunt zich voor het opmaken van deze brief baseren op de modelbrief van de VMSW (doc - 30 kB).(Word bestand opent in nieuw venster) Bij deze ingebrekestelling voegt de aanbestedende overheid de niet-beperkende lijst van de niet-conform bevonden of van de te voltooien werken.

Welke procedures u eventueel verder kunt volgen, zijn gelijk aan de procedures beschreven op de pagina Actiemiddelen van de aanbestedende overheid.

Formulier

VO1bis 2017: Proces-verbaal van weigering voorlopige oplevering (doc - 2.221 kB)(Word bestand opent in nieuw venster)

Een voorlopige oplevering kan worden toegestaan, ook al is de uitvoering niet volledig zoals in het bestek stond. De slecht uitgevoerde en/of uitgestelde werken worden dan opgenomen op een formulier VO6 en/of VO7 waarbij telkens een bedrag wordt ingehouden als garantie voor de aanbestedende overheid.

De aanbestedende overheid heeft er natuurlijk alle belang bij dat die werken correct en tegen het vastgestelde tijdstip worden uitgevoerd. De leidend ambtenaar moet leiding geven en toezicht houden op de werken die opgenomen zijn op de VO6 en VO7.

De in orde te brengen werken zijn uitgevoerd (VO6bis) of niet uitgevoerd (VO6ter)

De aannemer is in principe verplicht om de aanbestedende overheid via een aangetekende brief te melden dat die werken voltooid zijn. Maar, als de termijn uit het formulier VO6 (doc - 1.643 kB)(Word bestand opent in nieuw venster) verstrijkt, mag de aanbestedende overheid zelf het initiatief nemen om een proces-verbaal van vaststelling van uitvoering VO6bis (doc - 2.247 kB)(Word bestand opent in nieuw venster) of niet-uitvoering VO6ter (doc - 2.242 kB)(Word bestand opent in nieuw venster) op te maken. Vooraf controleert de aanbestedende overheid, met zijn leidend ambtenaar, de werken. De aannemer wordt vooraf via een aangetekende brief opgeroepen om daarbij aanwezig te zijn.

De werken zijn in orde/niet in orde

Zijn de werken in orde? Dan maakt u een formulier VO6bis op. Wat op het formulier VO6bis komt, leest u hieronder.

Zijn de werken niet in orde? Dan maakt u het formulier VO6ter op. Dit VO6ter geldt als een proces-verbaal van vaststelling van in gebreke zijn van de aannemer. De maatregelen die de aanbestedende overheid dan kan nemen, leest u op de pagina Actiemiddelen van de aanbestedende overheid. Als deze werken wel in orde gebracht zijn, start u opnieuw deze procedure.

Wat komt op het formulier VO6bis?

Data (verplicht in te vullen)

De VO6bis vermeldt duidelijk de datum van het proces-verbaal zelf en de datum van volledige voltooiing dat de aanbestedende overheid aanvaard heeft. Deze data zijn verplicht in te vullen. Hiermee kan een eventuele boeteberekening correct geverifieerd worden.

Berekening van vrij te geven bedrag

De VO6bis vermeldt duidelijk:

• de ingehouden waarborg (bij de voorlopige oplevering);
• eventuele boetes, geldstraffen en/of andere inhoudingen.

Zo kan het vrij te geven eindbedrag correct geverifieerd worden.

Als bij de voorlopige oplevering blijkt dat de aannemer te veel betaald werd, wordt dit afgetrokken van het saldo op de VO6 en/of VO7.

Elk bedrag dat aan de aanbestedende overheid is verschuldigd om de opdracht uit te voeren, wordt eerst ingehouden op de bedragen die de opdrachtnemer - om welke reden ook - kan opeisen (hier: waarborg VO6 en/of VO7) en dan op de borgtocht (artikel 72).

Zodra de aannemer het formulier VO6bis heeft ontvangen, mag hij een factuur opmaken en indienen voor dit vrij te geven bedrag.

De uitgestelde werken zijn uitgevoerd (oplevering VO7)

De aanbestedende overheid neemt het initiatief om de uitgestelde werken te laten starten.

Zodra de omstandigheden die de uitvoering beletten, verdwenen zijn, verwittigt de aanbestedende overheid de aannemer via een aangetekende brief. Vanaf dit moment heeft de aannemer 15 dagen voorbereidingstijd om de uitvoering te beginnen.

Opmaak VO1 en VO2

De einddatum is dus exact bekend en het verdere verloop van de procedure is volledig analoog aan de voorlopige oplevering van de ‘hoofdwerken’. Daarom gebruikt u voor de oplevering VO7 dezelfde documenten, namelijk minstens een VO1 en VO2.

Bij de oplevering VO7 wordt altijd een VO1 en VO2 opgemaakt op de datum dat de werken in orde zijn gebracht.

• Formulier VO1(Word bestand opent in nieuw venster) (doc - 2.222): vaststelling dat de uitgestelde werken in orde zijn gebracht en de datum van oplevering.
• Formulier VO2(opent in nieuw venster) (xlsm - 130 kB):
  • Rubriek I (opdrachtbedrag): het bedrag van de ingehouden waarborg VO7 (niet het bestelbedrag van de hoofdwerken).
  • Eventueel: verrekeningen, prijsherzieningen, waardeverminderingen, boetes, afhoudingen, enz. samen met de bijbehorende documenten VO3, VO4, VO5 (VO6 en VO7 moeten een uitzondering zijn).

Belangrijk: Een herhaling en/of een kopie van de voorlopige oplevering van de hoofdwerken is geen bewijs dat de uitgestelde werken al in orde zijn gebracht.

VO2: Verrekening VA en prijsherziening op uitgestelde werken

Zodra de uitgestelde werken opgeleverd zijn, wordt het bedrag van de ingehouden waarborg (al dan niet verhoogd met 20%) integraal vrijgegeven.

Op uitgestelde werken kunnen er verrekeningen (in meer of in min) zijn. Voor wijzigingen op uitgestelde werken wordt in principe altijd een verrekening VA opgemaakt. Op die verrekening(en) kan ook een prijsherziening (in meer of in min) gebeuren.

• De aannemer kan dit nu vragen, als dit niet gebeurde bij de voorlopige oplevering van de hoofdwerken.
  Opgelet: Dit moet gestaafd worden met bijgevoegde vorderingsstaten en/of een bijlage bij de VO2. Het moet duidelijk zijn waarvan het totale bedrag aan prijsherziening op de VO2 komt.
• Was er bij de voorlopige oplevering van de hoofdwerken al een prijsherziening op de uitgestelde werken?
  Dan kan de aannemer het verschil in prijsherziening (in meer of in min) vragen tussen de prijsherziening toegekend bij voorlopige oplevering van de hoofdwerken en de prijsherziening op het moment van effectieve uitvoering van zijn uitgestelde werken.

Het eindbedrag (van de hoofdaanneming) wordt met deze eventuele verrekeningen, prijsherzieningen, boetes, geldstraffen en/of andere afhoudingen in dezelfde verhouding verminderd of vermeerderd.

Zodra de aannemer de oplevering VO7 heeft ontvangen, mag hij een factuur voor het te betalen bedrag opmaken en indienen.

Geen oplevering van uitgestelde werken?

Als de werken zich niet in staat van voorlopige oplevering bevinden, wordt een proces-verbaal van niet-oplevering (formulier VO1bis) opgemaakt. De aannemer moet de aanbestedende overheid verwittigen als hij de werken voltooid heeft.

Formulieren

VO6bis 2017: Proces-verbaal van vaststelling van uitvoering van de werken die bij de voorlopige oplevering niet in orde werden bevonden (doc - 2.247 kB)(Word bestand opent in nieuw venster)

VO6ter 2017: Proces-verbaal van vaststelling van niet-uitvoering van de werken die bij de voorlopige oplevering niet in orde werden bevonden (doc - 2.242 kB)(Word bestand opent in nieuw venster)

Door de voorlopige oplevering beschikt de aanbestedende overheid over heel het door de aannemer uitgevoerde bouwwerk.

Voordat de voorlopige oplevering plaatsvindt, mag de aanbestedende overheid (als ze dit wil) al over verschillende delen van het bouwwerk beschikken als die werken klaar zijn. Hiervan moet wel een plaatsbeschrijving opgemaakt worden.

Opgelet:

• De volledige of gedeeltelijke inbezitneming van het bouwwerk door de aanbestedende overheid kan niet gelden als voorlopige oplevering.
• Zodra de aanbestedende overheid het bouwwerk (geheel of deels) in bezit heeft, is de aannemer niet meer verplicht beschadigingen, die door het gebruik komen, te herstellen.

Een ‘proces-verbaal van vaststelling van de onmogelijkheid om tot de voorlopige oplevering over te gaan’ wordt opgemaakt, als de staat van het bouwwerk niet kan worden opgenomen tijdens de vastgestelde termijn van 15 dagen (bijvoorbeeld door slecht weer: sneeuw, overstroming, storm, …). U vindt onderaan deze pagina een link naar dit proces-verbaal.

Het proces-verbaal van oplevering of van weigering van oplevering wordt opgesteld binnen de 15 dagen na de dag waarop de onmogelijkheid is opgehouden.

Belangrijk: De aannemer kan deze omstandigheden niet inroepen om zich te onttrekken aan de verplichting het bouwwerk in goede staat van oplevering aan te bieden.

Formulier

Proces-verbaal van vaststelling van de onmogelijkheid om tot de voorlopige oplevering over te gaan (doc - 117 kB)(Word bestand opent in nieuw venster)

Behalve bij niet-conforme werken (VO6) en afhoudingen voor waardevermindering(en) (VO5) kan de aanbestedende overheid de afloop van een geschil niet afwachten om voorlopig op te leveren.

De voorlopige oplevering wordt dan ambtshalve afgesloten.

• De aannemer kan de betwiste eindafrekening ‘onder voorbehoud’ ondertekenen.
• Weigert de aannemer te ondertekenen, dan stelt de aanbestedende overheid een proces-verbaal op en neemt daarin akte van de punten die de aannemer betwist, van diens eisen en van de redenen waarom hij niet akkoord gaat.
  De aannemer krijgt dan een exemplaar van het proces-verbaal en een kopie van de ter ondertekening voorgelegde documenten in ruil voor een ondertekend en gedateerd ontvangstbewijs. Desnoods worden de documenten aangetekend opgestuurd.

De partijen ondertekenen in beide gevallen het proces-verbaal VO1 waarbij de voorlopige oplevering van de werken wordt toegestaan. Ook als de aannemer de VO1 niet kan (door afwezigheid) of wil ondertekenen (wegens betwisting(en)), is de voorlopige oplevering toch nog rechtsgeldig. Dit geldt natuurlijk alleen als de aannemer correct werd uitgenodigd en opgeroepen om de voorlopige oplevering bij te wonen.


De aannemer krijgt de sommen, verschuldigd volgens de ambtshalve afgesloten eindafrekening, uitbetaald zoals het bestek voorschrijft. Voor de betwiste punten (‘in beraad’) kan de aannemer zijn eventuele rechten doen gelden, zoals beschreven op de pagina Klachten en verzoeken door aannemers.

Voor een vertragingsboete kan de aannemer een kwijtschelding krijgen.

Wanneer kan een gehele of gedeeltelijke kwijtschelding?

• Geheel of gedeeltelijk
  Als de aannemer kan bewijzen dat de vertraging geheel of deels aan de aanbestedende overheid of aan onvoorzienbare omstandigheden te wijten was. Die feiten moeten zich wel voorgedaan hebben tijdens de contractuele uitvoeringstermijn.

• Gedeeltelijk
  Als er een wanverhouding is tussen het boetebedrag en het uitgevoerde bedrag tijdens de vertragingsperiode. Er is officieel een wanverhouding als het volume van de in vertraging uitgevoerde werken geen 5% bedraagt van het totale bedrag (inclusief verrekeningen dus). Dit kan alleen als de aannemer alles gedaan heeft om de vertraging te beperken.

• Bij een straf
  De aannemer kan ook op basis van diezelfde regels een kwijtschelding vragen als er tijdens de uitvoering een straf opgelegd geweest is (artikel 51).

Termijn om een kwijtschelding te vragen

De schriftelijke aanvraag tot kwijtschelding moet bij de aanbestedende overheid toekomen ten laatste 90 dagen na de dag dat het eindsaldo betaald werd. Het eindsaldo is het bedrag dat op het formulier VO2 staat.

De aanbestedende overheid neemt via de aangeduide motivatie een beslissing, eventueel na advies van haar ontwerpers, en meldt dit zo snel mogelijk aan de aannemer.

Gebeurt dit niet binnen deze termijn, kan de kwijtschelding vervallen.

De definitieve oplevering vindt plaats binnen de 15 dagen voor de dag waarop de waarborgperiode verstrijkt (artikel 92 § 3).

Voorbeeld:

• De voorlopige oplevering vond plaats op 1 juli 2013.
• De definitieve oplevering gebeurt op een dag tussen 15 juni 2014 en 1 juli 2014.

De aanbestedende overheid nodigt de aannemer uit voor de definitieve oplevering. Dit gebeurt via een aangetekende brief die minstens 7 dagen voor de vastgestelde datum van oplevering verzonden moet zijn.

De definitieve oplevering gaat dan rechtsgeldig door, ook al is de aannemer zelf niet aanwezig op de oplevering (artikel 92 § 4).

Op de dag van de definitieve oplevering wordt een proces-verbaal van definitieve oplevering (DO1) of een proces-verbaal van niet-oplevering (DO2) opgemaakt. Twee vertegenwoordigers van de aanbestedende overheid, de aannemer en de ontwerper ondertekenen het proces-verbaal DO1 of DO2.

Als een DO1 wordt opgemaakt,

• zijn de werken die bij de voorlopige oplevering in een proces-verbaal VO6 en/of VO7 stonden, al eerder in orde gebracht;
• is de aanbestedende overheid verplicht de resterende helft van de borgtocht vrij te geven (artikel 93 en 33).

Als een DO2 is opgesteld, moet de aannemer

• de lijst van gebreken in orde te brengen;
• daarna de aanbestedende overheid hiervan via een aangetekende brief verwittigen.

De aanbestedende overheid is dan verplicht om binnen de 15 dagen na ontvangst van die brief opnieuw een oplevering te organiseren.