Algemene informatie over het gebruik van het modelformulier 'Redelijke aanpassingen'

Dit modelformulier verduidelijkt voor beide partijen dat er een aanvraag tot redelijke aanpassingen ingediend wordt. Het modelformulier brengt bovendien op een gestructureerde manier in kaart welke drempels de persoon met een handicap ervaart en welke redelijke aanpassingen die drempels wegwerken.

Redelijke aanpassingen kunnen gevraagd worden op de werkplek, in het onderwijs, in de gezondheidszorg, maar ook op vlak van mobiliteit of sportparticipatie.

Enkele concrete voorbeelden:

• Aangepaste ergonomische materialen.
• Een zitplaats in een afgesloten lokaal.
• Gespecialiseerde coaching.
• Een tolk Vlaamse gebarentaal.
• Meer tijd voor een activiteit.
• Een aangepast uurrooster voor medische behandelingen tijdens de werkuren.
• Een laptop met leessoftware of een spellingcorrector voor een leerling met dyslexie.
• Een toegankelijke toegang tot de bus of de trein.

Als dienst, onderneming of organisatie kan je dit modelformulier ter beschikking stellen op je website of via je communicatiekanalen bezorgen.

Je bent niet verplicht dit modelformulier te gebruiken. Als er in jouw organisatie al afspraken bestaan om redelijke aanpassingen aan te vragen, hoeft dat niet te wijzigen. Een aanvrager van redelijke aanpassingen kan ook een ander formulier dan dit modelformulier gebruiken. Zolang het duidelijk is dat het gaat om een verzoek tot redelijke aanpassingen moet je als ontvanger van het verzoek de procedure volgen.

Het modelformulier moet je verder verfijnen naar jouw specifieke context of aanvullen waar nodig als er een invulveld (met rode begeleidende tekst) staat.

Bij een verzoek tot redelijke aanpassingen is de dialoog tussen jou en de aanvrager belangrijk. Samen kunnen jullie de drempels die de aanvrager ervaart in kaart brengen en op zoek gaan naar aanpassingen om die te verlagen.

Als ontvanger van een aanvraag tot redelijke aanpassingen moet je de aanvrager zo snel mogelijk en in ieder geval binnen 30 dagen informeren over je beslissing. In complexe gevallen kan je die termijn tot 60 dagen verlengen. Je brengt de aanvrager op de hoogte van deze verlenging en waarom je een langere termijn nodig hebt.

Als je akkoord gaat met het verzoek voer je de gevraagde aanpassing zo spoedig mogelijk uit (ten laatste binnen de 60 dagen na de aanvraag). Die termijn kan verlengd worden tot 90 dagen als er meer tijd nodig is om de redelijke aanpassing uit te voeren. Je brengt de aanvrager op de hoogte van die verlenging. Als het gaat om ingrijpende of complexe aanpassingen, moet je binnen die termijnen kunnen aantonen dat je gestart bent met de uitvoering van de redelijke aanpassing.

Als een aanpassing geen onevenredige belasting betekent of als de bestaande maatregelen de belasting voldoende compenseren, mag je een aanvraag tot redelijke aanpassingen niet weigeren. Als je het verzoek volledig of gedeeltelijk afwijst of als je geen beslissing meedeelt binnen deze termijnen, kan de aanvrager klacht indienen bij het Vlaams Mensenrechteninstituut en een vordering instellen bij de rechtbank.

Het is belangrijk dat elke aanvraagprocedure het recht op gegevensbescherming van de betrokkenen eerbiedigt. Dit houdt onder meer in dat je de aanvraag vertrouwelijk behandelt, de persoonsgegevens van de aanvrager op een veilige manier bewaart en de persoonsgegevens niet langer bewaart dan nodig. Als een aanvrager de toestemming voor de verwerking van persoonsgegevens weigert of intrekt, kan je geen persoonsgegevens verwerken van de aanvrager.

Als je het modelformulier gebruikt en een verzoek tot redelijke aanpassingen ontvangt, ben je als werkgever, dienst of organisatie verantwoordelijk om het recht op gegevensbescherming van de betrokkenen te eerbiedigen. De Vlaamse overheid is niet aansprakelijk voor inbreuken op het gegevensbeschermingsrecht tijdens de verwerking van persoonsgegevens bij een aanvraag voor redelijke aanpassingen.