Afdeling 2. Theoretisch budget
Artikel 32
De raad kan in de rechtspositieregeling bepalen dat het personeelslid volledig of gedeeltelijk afstand kan doen van de volgende looncomponenten ten voordele van een theoretisch budget waarbinnen het andere voordelen kan kiezen:
- de eindejaarstoelage, vermeld in artikel 36;
- de fietsvergoeding, vermeld in artikel 40, §1, 2°;
- de vakantiedagen die per kalenderjaar boven het minimum van vierentwintig dagen jaarlijkse vakantie toegekend worden.
De toewijzing van het theoretische budget wordt opgenomen in een individueel akkoord tussen het hoofd van het personeel en het personeelslid.
Als er geen individueel akkoord is, behoudt het personeelslid het recht op voormelde looncomponenten.
De voordelen die het personeelslid kan kiezen en die gefinancierd worden met het theoretische budget, zijn maatschappelijk verantwoord en hebben geen betrekking op de aanvulling van het wettelijk pensioen. De raad bepaalt daarvoor in de rechtspositieregeling de nadere regels.
De bepalingen van dit artikel komen neer op een eerste aanzet tot het uitbouwen van een modern verloningsbeleid met individuele keuzes.
Het personeelslid heeft als zodanig geen recht op het theoretisch budget omdat het om een virtuele rekeneenheid gaat. Met “virtuele rekeneenheid” wordt een theoretisch budget bedoeld, een budget waarop de personeelsleden geen recht hebben (dat dus niet opeisbaar is ). Het personeel heeft wel recht op de voordelen die ze daarmee kunnen kiezen. De keuze gebeurt binnen de grenzen van een vooropgesteld budget.
Modaliteiten
Het uitwerken van de modaliteiten rond het theoretisch budget (bv. recht op tegenwaarde in geval van uitdiensttreding, wat bij overlijden,…) komt toe aan de lokale besturen (lokale autonomie). Voor het voordeel ‘fietslease’ kan dit in de fietspolicy worden geregeld.
De besturen respecteren daarbij de hiërarchie van de rechtsbronnen en opereren binnen de grenzen van de bestaande reglementering (bv. fiscale en sociaalrechtelijke regelgeving).
Maatschappelijk verantwoorde voordelen
De voordelen moeten maatschappelijk verantwoord zijn. Het kan bijvoorbeeld gaan om:
- terugbetaling van de premies voor de individuele gezondheidsverzekeringen die je betaalt aan erkende verzekeraars, zoals een verzekering tandzorg, oogzorgen, ambulante medische kosten of wachtverzekering;
- opleidingen, niet noodzakelijk verbonden aan de actuele functie maar ingezet als een investering voor de toekomstige loopbaan in het kader van levenslang leren;
- autodelen of fietsdelen (abonnementskosten);
- fietslease;
- extra vakantiedagen;
- loopbaansparen (cf. voorbeeldbepalingen bij artikel 52)(PDF bestand opent in nieuw venster). Zo ontlast men mogelijks ook de sociale zekerheid.
Deze lijst is niet-exhaustief. De besturen moeten zelf een afweging maken of de voordelen een maatschappelijke meerwaarde hebben. Hieronder kan ook een bedrijfswagen vallen waarbij we sterk aanraden meteen voor volledig elektrische bedrijfswagens te opteren, in lijn met de doelstellingen voor elektrificatie binnen het VEKP en het LEKP (2.0: 55% CO2 reductie tegen 2030 binnen de eigen vloot).
Hierbij moet worden opgemerkt dat het toekennen van een bedrijfswagen aan een personeelslid als sociaal voordeel en het kiezen van een bedrijfswagen door een personeelslid als maatschappelijk voordeel met het theoretisch budget als twee onderscheiden stelsels moeten worden beschouwd die niet bovenop het andere stelsel kunnen komen. Er kan worden gekozen voor één van deze stelsels en elk stelsel heeft zijn eigenheid.
Dit budget kan evenwel niet worden aangewend om de aanvullingen op het wettelijk pensioen (tweede en derde pijler of ook wel het individueel pensioensparen) op te bouwen.
Basisprincipes
Dit artikel creëert de mogelijkheid voor besturen (lokale autonomie) om te bepalen dat personeelsleden op vrijwillige basis volledig of gedeeltelijk afstand kunnen doen van looncomponenten ten voordele van een theoretisch budget waarbinnen personeelsleden andere voordelen kunnen kiezen.
De looncomponenten zijn:
- de eindejaarstoelage;
- de fietsvergoeding;
- vakantiedagen die per kalenderjaar boven het minimum van 24 dagen jaarlijkse vakantie worden toegekend.
Die mogelijkheid wordt vastgesteld op basis van de volgende premissen:
- het personeelslid heeft altijd de volledige vrijheid om gebruik te maken van zijn keuzemogelijkheid. Het kan niet, expliciet of impliciet, gedwongen worden tot een keuze. Het personeelslid moet ook de mogelijkheid hebben om zijn keuze na een bepaalde periode (bijvoorbeeld jaarlijks) te evalueren en te wijzigen;
- de lokale besturen werken het project zelf concreet uit en passen het toe;
- het project respecteert de hiërarchie van de rechtsbronnen en opereert binnen de grenzen van de bestaande reglementering.
De toewijzing van het theoretische budget wordt opgenomen in een individueel akkoord tussen het hoofd van het personeel en het personeelslid.
Als er geen individueel akkoord is, behoudt het personeelslid het recht op bovenvermelde looncomponenten.
Eindejaarstoelage (vermeld in artikel 36)
De raad (provincie, gemeente en OCMW) kan beslissen dat het personeelslid vrijwillig de eindejaarstoelage volledig of gedeeltelijk kan afstaan ten voordele van een theoretisch budget waarbinnen het personeelslid maatschappelijk verantwoorde voordelen kan kiezen.
Hoe het bedrag van de eindejaarstoelage concreet wordt afgestaan, bepalen de besturen zelf, met respect voor de beginselen van behoorlijk bestuur en zonder impact van het afstaan op de brutosalarissen van de personeelsleden.
De keuze om de eindejaarstoelage af te staan voor het theoretisch budget, moet in principe in ieder geval worden gemaakt vooraleer het recht op de toelage ontstaat. Het personeelslid maakt dus de keuze ten laatste in december van het voorgaande jaar (tenminste als het recht op de hele eindejaarstoelage wordt afgestaan). Vanaf januari van het huidige jaar begint het personeelslid immers al een recht op eindejaarstoelage op te bouwen.
De RSZ en de fiscus laten echter toe dat er een ander instapmoment – bijvoorbeeld 1 april - wordt gekozen. Die bevoegde federale diensten laten toe dat het voordeel maand per maand wordt opgebouwd. Dat heeft echter wel gevolgen wat betreft de sociale zekerheidsbijdragen voor de vastbenoemde personeelsleden. Kiezen die statutaire personeelsleden ervoor om afstand te doen van het recht op hun eindejaarspremie in de loop van de referteperiode, dan beschouwen de fiscus en de RSZ dat de eindejaarstoelage niet langer voldoet aan de voorwaarden, bepaald in artikel 30, §2, 4°, van het KB van 28 november 1969. De toekenningsmodaliteiten werden dan immers gewijzigd.
Er zullen bijgevolg socialezekerheidsbijdragen verschuldigd zijn op het volledige bedrag van deze premie. Voor contractanten rijst dit probleem niet. Voor contractanten zijn er sowieso bijdragen verschuldigd op het volledige bedrag. Om dit te vermijden is het aan te raden om het aantal instapmomenten te beperken tot 1 moment en dan te kiezen voor het instappen vóór 31 december, dus voor de start van de referteperiode op 1 januari.
Fietsvergoeding (vermeld in artikel 40, §1, 2°)
De raad (provincie, gemeente en OCMW) kan bepalen dat het personeelslid het bedrag van de fietsvergoeding op vrijwillige basis kan afstaan ten voordele van een theoretisch budget waarbinnen het personeelslid maatschappelijk verantwoorde voordelen kan kiezen.
De rechtspositieregeling van het gemeente-/OCMW-/provinciepersoneel bepaalt de regels voor de toekenning van de fietsvergoeding en het bedrag van de fietsvergoeding.
Hoe de fietsvergoeding concreet afgestaan wordt, bepalen de besturen zelf, rekening houdend met de volgende voorschriften:
- Enkel een nettobedrag van de fietsvergoeding kan worden afgestaan tegen maatschappelijk verantwoorde voordelen.
- De ruil levert geen fiscaal en sociaalrechtelijk voordeel op.
- Het moet gaan om de persoonlijke fietsvergoedingen die worden toegekend op basis van effectief gereden fietskilometers. Het mag niet gaan om forfaitaire bedragen.
Vakantiedagen
De raad (provincie, gemeente en OCMW) kan beslissen dat het personeelslid vrijwillig vakantiedagen die per kalenderjaar boven het minimum van 24 jaarlijkse vakantie worden toegekend, kan afstaan ten voordele van een theoretisch budget waarbinnen het personeelslid maatschappelijk verantwoorde voordelen kan kiezen.
Het aantal dagen vakantie bedraagt voor een volledig kalenderjaar niet minder dan 30 en niet meer dan 35 werkdagen. Er kunnen dus maximum tussen de 6 en 11 dagen worden afgestaan.
Voor het voltallige personeel van de verzorgende, verplegende en dienstverlenende instellingen en diensten van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn (zoals bedoeld in artikel 186, §2, 3°, van het DLB) bedraagt het aantal dagen vakantie niet minder dan 26 werkdagen en niet meer dan 35 werkdagen. Deze personeelsleden kunnen dus maximum tussen 2 en 11 dagen afstaan.
Hoeveel dagen er effectief boven het vastgelegde minimum kunnen worden afgestaan en hoe dat concreet gebeurt, bepalen de besturen zelf, weliswaar met respect voor de beginselen van behoorlijk bestuur.
In overleg met het sociaal secretariaat bepaalt het bestuur hoe de waarde van een vakantiedag wordt berekend.
Het tijdstip om de keuze te maken om vakantiedagen af te staan ten voordele van een theoretisch budget, moet worden gemaakt in samenspraak met het bestuur.
Fiscale en sociaalrechtelijke aspecten
Een lokaal bestuur kiest binnen het besluit autonoom de modaliteiten van het afstaan van de bedoelde looncomponenten ten voordele van een theoretisch budget. Diverse maatregelen kunnen gevolgen hebben op fiscaal en sociaalrechtelijk vlak. Het is aanbevolen om bij de bevoegde federale diensten, de fiscus en de RSZ, na te gaan wat de gevolgen zijn van de gemaakte keuzes.
De contactgegevens van de RSZ vind je op de website van de RSZ(opent in nieuw venster).
De contactgegevens van de fiscus vind je op de website van de FOD Financiën(opent in nieuw venster).
Overheidsopdrachten
Bij het praktisch uitvoeren van het kader rond de mogelijkheden tot het afstaan van de bedoelde looncomponenten ten voordele van een theoretisch budget waarmee het personeelslid maatschappelijk verantwoorde voordelen kan kiezen, moet het bestuur de regelgeving over overheidsopdrachten naleven.
Indien fietslease tot de mogelijkheden behoort, kan het bestuur bv. niet zomaar aan de plaatselijke fietswinkel een opdracht geven om een fietslease op te zetten. De regelgeving over de overheidsopdrachten speelt hier. Het bestuur zal de markt moeten raadplegen. Het staat het bestuur uiteraard vrij lokale ondernemingen te informeren over de opdracht en de procedure en te motiveren om deel te nemen.
Informeren van personeelsleden
De besturen moeten hun personeelsleden voldoende informeren over de gevolgen van een afstand van looncomponenten ten voordele van een theoretisch budget. De personeelsleden moeten weten wat de gevolgen zijn van hun keuze op onder andere hun inkomsten en op fiscaal en sociaalrechtelijk vlak, evenals op hun jaarlijkse vakantie en hun pensioenopbouw.
Simulaties van verschillende mogelijkheden, met daarbij aandacht voor alle gevolgen, kunnen de personeelsleden helpen om een gefundeerde beslissing te nemen.
Het moet ook duidelijk zijn dat het personeelslid geheel op vrijwillige basis instapt in het systeem.
Fietspolicy
Indien een fietslease tot de voordelen behoort waaruit het personeelslid kan kiezen, kan er een fietspolicy worden opgemaakt.
Een fietspolicy (of fietsreglement) is een document waarin het bestuur de afspraken kan vastleggen bij het gebruik van de fiets door het personeelslid. In veel gevallen stelt de fietsleasemaatschappij die fietspolicy op. De policy moet het personeel ook beschermen in bepaalde omstandigheden en duidelijkheid scheppen over wat er met de fiets zal gebeuren bij ziekte, ontslag of lange afwezigheid.
De opmaak van een fietspolicy zit bij de meeste maatschappijen vervat in het contract en wordt in rekening gebracht bij de vaststelling van de prijs (managementfee).
Er zijn echter een aantal aandachtspunten die zeker in de onderhandeling mee moeten worden opgenomen.
Over het procedurele aspect, of de beschrijving van hoe een fiets kan worden aangevraagd en de voorwaarden om in aanmerking te komen voor de fietslease: het is de bedoeling om zo gedetailleerd mogelijk te omschrijven hoe de aanvraag tot fietslease verloopt, hoe afstand kan worden gedaan van bepaalde voordelen en welke aanvraagtermijnen er gelden.
Over het gebruik en het onderhoud van de fiets moet onder meer rekening gehouden worden met het volgende:
- de verplichting/het engagement om de fiets te gebruiken voor verplaatsingen woon-werkverkeer. Maak ook duidelijk hoe dat zal worden opgevolgd en welke de gevolgen zijn bij niet-naleving van de verplichtingen;
- de verplichting/het engagement van de gebruiker om als een voorzichtig en redelijk persoon zorg te dragen voor de fiets. Dat kan onder meer inhouden dat de fiets altijd op een correcte manier moet worden afgesloten en op een veilige plaats moet worden achtergelaten;
- de verplichting om de fiets te onderhouden en te herstellen. Het is de bedoeling dat de fiets in optimale staat blijft. Er kunnen afspraken gemaakt worden over waar het onderhoud en de herstellingen moeten plaatshebben, hoe een afspraak kan worden gemaakt en wat er moet gebeuren als er defecten aan de fiets worden vastgesteld;
- er worden best ook afspraken gemaakt over wat er moet gebeuren bij diefstal of ongeval;
- het kan nuttig zijn om te bepalen wie de boetes moet betalen bij verkeersovertredingen met de fiets. In de meeste gevallen zal de gebruiker hiervoor verantwoordelijk worden gesteld.
Over het gebruik van de fiets bij langdurige afwezigheid, zoals ziekte en lange onbetaalde afwezigheden, moeten onder meer de volgende vragen worden gesteld:
- wat zal er gebeuren bij een ontoereikend budget? Om discussies te vermijden wordt er best op voorhand bepaald welke bijdragen eventueel zullen worden doorgerekend aan de werknemer wanneer het budget plots ontoereikend wordt, zoals in geval van ziekte, schorsing, overgang van voltijdse naar deeltijdse job, …;
- wat zijn de gevolgen van een vroegtijdige beëindiging van de fietsleaseovereenkomst? Het is aangewezen om dat ook heel duidelijk te omschrijven.
De fietspolicy wordt op dezelfde manier goedgekeurd als het arbeidsreglement. De werkgever moet het personeelslid op de hoogte brengen van de fietspolicy. Bekijk een voorbeeld van fietspolicy(Word bestand opent in nieuw venster).
Theoretisch budget: maatschappelijk verantwoorde voordelen, lees het antwoord van minister Bart Somers op schriftelijke vraag nr. 299 van 11 mei 2023(opent in nieuw venster) van Brecht Warnez.