Neerpelt en Overpelt

Eén voet op het gaspedaal, de andere op de rem

Hilde Vandervelden: “Ikzelf vond het moeilijk dat we als administratie zo hard aan die fusie werkten, maar dat alleen het nieuwe fusiebestuur het mandaat had om de eindbeslissing te nemen. Denk aan nieuwe contracten voor de gebouwen, aankopen en nieuwe posities voor het personeel. We werkten met de ene voet voluit op het gaspedaal, maar vlak voor de eindmeet moesten alle remmen dicht. En dat is lastig. Maar de wet laat geen andere manier toe. Hoe losten we het dan op? We stemden beslissingen onderling af en maakten zoveel mogelijk dezelfde keuzes. Er lagen ook heel wat voorbereide dossiers klaar om aan het nieuwe bestuur voor te leggen. Het was de enige manier om op 2 januari 2019 als ‘gemeente Pelt’ voor onze inwoners klaar te staan.”

Fusie is geen besparingsactie

Hilde Vandervelden: “Het gemeentepersoneel heeft de fusie nooit ter discussie gesteld en de voorbereiding verliep constructief. We hebben van bij het begin duidelijk gecommuniceerd dat de fusie geen besparingsactie was. Functies en taken konden verschuiven, maar er verdwenen geen jobs. We communiceerden ook eerlijk. Als we iets niet wisten, dan zeiden we dat ook. Doe je dat niet en zwijg je, dan maken mensen er een eigen verhaal van en dat moet je vermijden!”

Alle ballen in de lucht

“Dat het fusietraject zo vlot is verlopen, danken we aan de medewerkers die zich ‘gesmeten’ hebben. Dat was niet altijd makkelijk, want in de aanloop naar zo’n fusie komt er veel op je af. Je moet beleidskeuzes maken, de nieuwe gemeentestructuur vormgeven en de verhuis voorbereiden. We gebruikten het momentum om ons volledige archief te digitaliseren, maar tegelijk draait de ‘dagelijksedingenmolen’ door. De werkdruk lag dus hoog. Daarbij komt dat er in 2017 nog maar weinig informatie beschikbaar was en we veel zelf moesten uitzoeken.”

Nieuwe rol: meer organisatie- en kwaliteitsbeheer

“Als adjunct-algemeen directeur volg ik nog elke week het schepencollege. Ik vervang de algemeen directeur als hij afwezig is. Ik voel mij nog altijd verantwoordelijk voor wat er in de gemeente gebeurt, maar kreeg ook 2 fantastische, nieuwe opdrachten. Ten eerste: het dorpenbeleid. We zorgen ervoor dat de mensen zich goed en veilig voelen, en dat de gehuchten leven. Daarvoor deden we al in 7 dorpen een buurtanalyse. Daaruit kwamen ideeën en acties rond onder andere ontmoetingsplekken, buurtpreventie, schonere buurten en dorpsactiviteiten.”

“Een tweede opdracht is werken aan organisatie- en kwaliteitsbeheer. Dankzij de fusie hebben we als organisatie reuzenstappen gezet. We hebben nu meer mensen in huis, waardoor we meer expertise opbouwen. We pakken grote projecten veel gestructureerder aan. Dat proces van professionalisering zetten we nu verder. Zo verbeterden we de opvolging van burgermeldingen en klachten. We optimaliseerden ook de kennisdeling tussen de diensten met handleidingen en processen. Ondertussen onderzoeken we welke methodieken we bij grote projecten moeten volgen.”

Eén gemeentehuis vanaf dag 1

Hilde Vandervelden: “Als ik 1 tip mag geven aan collega’s die nog voor een fusie staan, dan is het deze: kies direct voor 1 centrale locatie. Door alle diensten voor de burger te centraliseren in het gemeentehuis van Overpelt, kwamen we van bij de start naar buiten als 1 organisatie. Het personeel zat ook direct bij elkaar en dat heeft de samenwerking vergemakkelijkt. In de eerste maanden besliste het nieuwe bestuur al om het gemeentehuis verder uit te breiden. Het andere gemeentehuis, dat van Neerpelt, kreeg een grondige renovatie. Daarin vind je de nieuwe bibliotheek, het Huis van het Kind en de ceremoniezalen. Ook de collega’s die instaan voor het beheer van de gebouwen en het openbaar domein kregen een nieuwe werkplek. Kiezen voor 1 gemeentehuis vanaf dag 1 was de beste beslissing die we ooit namen.”