Boekhoudkundige richtlijnen

In de BBC wordt de boekhouding gevoerd op transactiebasis. Dat betekent dat een bestuur de opbrengsten boekt in het boekjaar waarin de transactie plaatsvindt en de ontvangsten budgettair aanrekent zodra het over een definitief verworven recht beschikt.

Dividenden en voorschotten op dividenden kan een bestuur als ontvangst boeken zodra het bestuur ze als definitief verworven kan beschouwen.

Een dividend is in principe maar definitief verworven op het moment van de beslissing tot toekenning door de algemene vergadering. De principes van IPSAS, ESR en BBC laten echter toe om de dividenden en de voorschotten daarop als definitieve ontvangst te boeken als uit de kennisgeving blijkt dat ze niet zullen worden teruggevorderd.

De boekhouding wordt gevoerd op transactiebasis. Het tijdstip waarop de transactie plaatsvindt, bepaalt aan welk boekjaar de kosten en uitgaven voor toegekende subsidies worden toegerekend. Een algemene werkingssubsidie wordt aangerekend aan het boekjaar waarin ze is opgenomen in het meerjarenplan. Dat geldt zowel voor het bestuur dat de subsidie verleent (bv. de gemeente) als voor het bestuur dat ze ontvangt (bv. het AGB).

De boekhouding wordt gevoerd op transactiebasis. Het tijdstip waarop de transactie plaatsvindt, bepaalt aan welk boekjaar de opbrengsten en ontvangsten uit subsidies worden toegerekend. Het moment waarop aan de voorwaarden voor het verkrijgen van de subsidie wordt voldaan bepaalt het transactiemoment van ontvangen specifieke subsidies.

Zodra de gesubsidieerde prestaties (de organisatie van de activiteit, het doen van een bepaalde uitgave, het halen van een bepaalde doelstelling of norm, enz.) geleverd zijn, is aan de voorwaarden voor het verkrijgen van de subsidie voldaan. Dat betekent dat het transactiemoment van ontvangen voorwaardelijke subsidies bepaald wordt door het ogenblik waarop de betoelaagde prestaties geleverd worden, ongeacht:

• het tijdstip van de effectieve inning van het subsidiebedrag
• eventuele ontvangen voorschotten
• eventuele nog te bezorgen verantwoordingen ex post
• het bedrag vermeld in het besluit of de overeenkomst vanwege de subsidiërende overheid.

Enkel het deel van de subsidie waarop het bestuur in een bepaald boekjaar een effectief recht heeft doen ontstaan door de gestelde voorwaarden na te leven, wordt dus in de opbrengsten en ontvangsten opgenomen.

In bepaalde gevallen is er een bijsturing van de boekhouding nodig bij de afsluiting van het boekjaar:

• als het reeds ontvangen subsidiebedrag groter is dan de uitgaven voor gesubsidieerde prestaties in een bepaald boekjaar, worden de ontvangsten en de opbrengsten verminderd tot het bedrag waarop het bestuur effectief recht heeft op basis van de geleverde prestaties. Het saldo wordt per einde boekjaar in de boekhouding tot uitdrukking gebracht als een schuld aan de subsidiërende overheid
• als het bestuur op basis van de geleverde prestaties in een bepaald boekjaar recht heeft op een groter bedrag dan wat het ontvangen heeft, wordt voor datzelfde bedrag een bijkomende ontvangst, opbrengst en vordering geregistreerd. Indien nodig, wordt daarvoor bij de afsluiting van de boekhouding op het einde van het boekjaar gebruik gemaakt van gefundeerde ramingen.

Bij een eventuele latere verantwoording, afrekening of inspectie (in een volgend boekjaar) kunnen zich 2 mogelijkheden voordoen:

• als (een deel van) de subsidie ten onrechte werd verkregen, wordt dat op dat moment beschouwd als een terugvordering van de ontvangen subsidie
• als het bestuur nog recht heeft op een bijkomend bedrag, wordt dat op dat moment als een opbrengst, ontvangst en vordering geregistreerd.

De boekhouding wordt gevoerd op transactiebasis. Het tijdstip waarop de transactie plaatsvindt, bepaalt aan welk boekjaar de kosten en uitgaven voor toegekende subsidies worden toegerekend. Het moment van de beslissing tot toekenning en betaling van de subsidie bepaalt het transactiemoment van toegestane specifieke subsidies.

De beslissing van het bestuur om, in uitvoering van een subsidiereglement of –overeenkomst, aan een bepaalde derde een subsidie of voorschot toe te kennen en uit te betalen, wordt beschouwd als een voldoende bewijs dat de gesubsidieerde de voorwaarden voor het verkrijgen van de subsidie vervulde. Dat betekent dat de aanrekening van het te betalen bedrag als kost en uitgave plaatsvindt op het ogenblik van de besluitvorming tot toekenning en betaling van de subsidie of het voorschot.

In dat geval volgen de aanrekeningen dus het ritme van de beslissingen tot betaling. Het bestuur dat de subsidie toekent, beschikt op het ogenblik van de toezegging immers niet altijd over de gedetailleerde informatie om te kunnen beoordelen of de begunstigde de prestaties werkelijk leverde. De effectieve realisatie van de concrete voorwaarden (bijvoorbeeld het doen van bepaalde uitgaven, het plaatsen van installaties, het organiseren van een activiteit...) om de subsidie te verkrijgen, is immers een element dat op dat moment vreemd is aan het subsidiërende bestuur.

Bij een eventuele latere verantwoording of definitieve afrekening (in een volgend financieel boekjaar) kunnen zich 2 mogelijkheden voordoen:

• als (een deel van) de subsidie ten onrechte werd toegestaan, of als een te groot bedrag aan voorschotten werd uitbetaald tegenover de bewezen gesubsidieerde prestaties, dan wordt dat op dat moment geregistreerd als een terugvordering van de toegekende subsidie;
• als blijkt dat nog een saldo moet worden betaald, dan wordt op dat moment een bijkomende kost, uitgave en schuld geboekt.

Interne facturatie wordt hoofdzakelijk toegepast voor kostencalculatie en financiële analyses. Die elementen maken deel uit van het managementinformatiesysteem (MIS).

Als het bestuur werkt met een systeem van interne facturatie, dan moet het langs de kostenzijde de algemene rekeningen gebruiken die behoren tot de groep ‘619 Interne facturering’. Langs de opbrengstenzijde moet het de algemene rekeningen van de groep ‘709 Interne facturering’ gebruiken.

Voor de interne facturatie tussen gemeente en OCMW kunnen alleen de algemene rekeningen 6190 en 7090 (‘Facturering tussen gemeente en OCMW’) worden gebruikt.

Voor de interne facturatie tussen diensten of afdelingen van dezelfde rechtspersoon kunnen alleen de algemene rekeningen 6191/9 en 7091/9 worden gebruikt (zie ook boekhoudfiches 8050(PDF bestand opent in nieuw venster) en 8051(PDF bestand opent in nieuw venster)).

Je kan interne facturatie tussen diensten van dezelfde rechtspersoon zowel in de algemene boekhouding als in de algemene én de budgettaire boekhouding gebruiken. Een bestuur kan er dus voor kiezen om dat enkel in de algemene boekhouding te boeken, of om dat zowel in de algemene als in de budgettaire boekhouding te boeken.

De interne facturatie komt niet in de officiële beleidsrapporten tot uiting. Ze gebeurt immers louter omwille van interne (managements-) informatiebehoeften.

Lees meer in boekhoudfiche 8050(PDF bestand opent in nieuw venster).