Vanaf 2021 werken de organisaties van de Vlaamse overheid structureel aan de kwaliteitsverbetering van de standaardbrieven en -mails die ze gebruiken voor de externe communicatie. Standaardbrieven en -mails zijn brieven of mails die op herhaalde basis in dezelfde vorm verstuurd worden. Ze zijn een cruciaal middel om met burgers, bedrijven en andere organisaties te communiceren over de uitvoering van procedures, en ze vormen daardoor als het ware het visitekaartje van de Vlaamse overheid.