Resultaten project standaardbrieven en -mails
Vanaf 2021 werken alle organisaties van de Vlaamse overheid aan één gezamenlijke doelstelling voor Heerlijk Helder, namelijk de kwaliteitsverbetering van standaardbrieven en -mails voor externe communicatie. Eind 2023 heeft Team Taaladvies de organisaties gevraagd om een zelfevaluatie uit te voeren voor de doelstelling. Hieronder vind je de belangrijkste resultaten van die zelfevaluatie.
Doelstelling standaardbrieven en -mails
Standaardbrieven en -mails zijn brieven of mails die op herhaalde basis in dezelfde vorm verstuurd worden. Ze zijn een cruciaal middel om met burgers, bedrijven en andere organisaties te communiceren over de uitvoering van procedures. Daardoor vormen ze als het ware het visitekaartje van de Vlaamse overheid.
De organisaties van de Vlaamse overheid kregen in 2021 de opdracht om hun standaardbrieven en -mails te toetsen aan de criteria voor heldere en doeltreffende standaardbrieven en -mails, en om ze waar nodig te herwerken. Het doel was dat begin 2024 minstens 75% van de standaardbrieven en -mails van de organisaties zou voldoen aan de criteria.
Cijfers
- De organisaties gebruiken in totaal 10.939 standaardbrieven en -mails voor de externe communicatie. Dat zijn gemiddeld 267 brieven en mails per organisatie.
- Begin 2024 waren 4748 standaardmails en -brieven herwerkt en goedgekeurd voor gebruikt.
- Gemiddeld hebben de organisaties 67% van hun standaardbrieven en -mails aangepakt.
- Iets meer dan de helft van de organisaties heeft minstens 75% van hun brieven en mails herwerkt en heeft daarmee de vooropgestelde doelstelling bereikt.
- De organisaties gaven zichzelf gemiddeld 3,6 op 5 voor de doelstelling.
Verschillende organisaties rapporteren dat er grote stappen vooruit zijn gezet in de kwaliteitsverbetering van hun standaardbrieven en -mails. Het traject heeft daarnaast het bewustzijn over het belang van heerlijk heldere communicatie vergroot en in sommige organisaties geleid tot de verbetering van andere tekstsoorten. Als Team Taaladvies zijn we dan ook tevreden met het resultaat van deze doelstelling.
Succesfactoren
Organisaties die de doelstelling in grote mate hebben bereikt, schrijven dat vooral toe aan de volgende factoren:
- het grote draagvlak binnen hun organisatie
- de centrale aansturing door de communicatiedienst
- de goede samenwerking tussen verschillende medewerkers
- de ondersteuning van Team Taaladvies.
Hinderpalen
De organisaties rapporteerden ook een aantal factoren die het behalen van de doelstellingen bemoeilijkten, bijvoorbeeld:
- gebrek aan tijd
- te weinig medewerking binnen de organisatie
- de inhoudelijke complexiteit en techniciteit van sommige brieven en mails.
Verdere kwaliteitsbewaking van standaardbrieven en -mails
Heerlijk Helder moet ook in de toekomst een aandachtspunt blijven als er nieuwe standaardbrieven en ‑mails worden geschreven of als bestaande teksten worden aangepast. De organisaties willen de kwaliteit van standaardbrieven en -mails verder blijven bewaken door onder meer:
- nieuwe en aangepaste brieven en mails te monitoren
- ondersteuning te bieden vanuit de communicatiedienst
- feedback te vragen aan gebruikers
- opleidingen te geven aan (nieuwe) medewerkers.
Voorbeelden
In de rubriek ‘Voor en na’ vind je voorbeelden van standaardbrieven en -mails die herwerkt zijn volgens de criteria voor heldere en doeltreffende standaardbrieven en -mails.