Gedaan met laden. U bevindt zich op: Stappenplan Niet-openbare procedure Draaiboek

Stappenplan Niet-openbare procedure

Het plaatsen van een overheidsopdracht verloopt volgens strikte en vaak complexe regels. Ben je via de procedurewijzer uitgekomen bij een niet-openbare procedure, dan zijn dit de stappen die je moet volgen.

Begin op tijd. Een plaatsingsprocedure neemt heel wat tijd in beslag. Niet zeker welke procedure je moet kiezen? Lees meer: een procedure voorbereiden.

Stap 1: Maak de aankondiging op

Werk onderstaande punten uit en neem ze op in de aankondiging.

Opmerking: Bij zeer belangrijke/omvangrijke opdrachten en/of bij plaatsgebrek in het aankondigingsmodel kunt u een selectieleidraad opstellen.

Lees meer: Toelichtingstekst

  • De toegang tot de overheidsopdracht moet in principe ontzegd worden indien een uitsluitingsgrond van toepassing is op de kandidaat.

    Voor een opdracht geraamd onder de Europese drempels: maak gebruik van de impliciete verklaring op erewoord. Voor een opdracht geraamd vanaf de Europese drempels: maak gebruik van het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA).

    Vermeld dat u de attesten desgevallend via elektronische weg zal opvragen. Volgende gegevens zijn momenteel via Telemarc raadpleegbaar:

    • attest van BTW-hoedanigheid
    • RSZ-attest
    • attest van fiscale schulden
    • attest van niet-faling of soortgelijke toestanden
    • jaarrekeningen.
    • Formuleer de criteria, met opname van een minimaal niveau, overeenkomstig de beschrijving in de toelichtingstekst omtrent de kwalitatieve selectie.
    • Voor opdrachten voor werken kunt u zich beperken tot het eisen van de passende erkenning. Voor een opdracht geraamd vanaf de Europese drempels: maak gebruik van het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA).
    • Vraag uitdrukkelijk om de documenten in het kader van kwalitatieve selectie reeds bij de aanvraag tot deelneming te voegen. Geef ook aan welke documenten u via elektronische weg zal opvragen.
    • Geef aan of u een selectiebeperking zal doorvoeren, en op basis van welke objectieve en niet-discriminerende criteria of regels, alsook het minimum- en in voorkomend geval het maximumaantal kandidaten dat u voornemens bent uit te nodigen. Het minimumaantal kandidaten is vijf.

      Lees meer: Selectiebeperking

  • Formuleer de gunningscriteria (en hun gewicht of belang) op basis waarvan de inhoudelijke waarde van de offertes zal worden beoordeeld. Bij opdrachten vanaf de Europese drempelbedragen is een weging van de gunningscriteria in elk geval verplicht.

    Lees meer: Gunningscriteria

  • Omschrijf het voorwerp van de opdracht door de vereisten en de vereiste kenmerken van de werken, leveringen of diensten te beschrijven. Geef ook aan welke elementen van de beschrijving de minimumeisen zijn.

Stap 2: Maak de opdracht bekend

Stap 3: Selecteer de deelnemers

U selecteert de deelnemers aan de opdracht op basis van hun betrouwbaarheid en bekwaamheid. Afhankelijk van de gekozen plaatsingsprocedure gebeurt deze selectie informeel voor de uitnodiging, in een afzonderlijke fase van de procedure of bij de beoordeling van de offertes.

  • Stap 1

    De aanvragen tot deelneming worden geopend op het daarop voorziene ogenblik. Het proces-verbaal van opening wordt automatisch opgemaakt in e-tendering en kan zichtbaar of niet-zichtbaar voor de kandidaten worden gesteld.

    Lees meer: Artikel 83 KB Plaatsing(opent in nieuw venster)

    Opmerking: Vanaf de opening van de aanvragen tot deelneming tot en met de ondertekening van de selectiebeslissing bent u tot geheimhouding verplicht.

    Lees meer: Artikel 13 Wet Overheidsopdrachten(opent in nieuw venster)

  • Stap 2

    Vraag de attesten van sociale en fiscale schulden via elektronische weg (Telemarc) voor alle kandidaten op binnen twintig dagen na het uiterste tijdstip voor het indienen van de aanvragen tot deelneming. Indien een kandidaat zich beroept op de draagkracht van andere entiteiten in het kader van de kwalitatieve selectie, moet u ook de attesten opvragen voor de andere entiteiten waarop de kandidaat zich beroept.

    Goed om te weten: Gelet op het feit dat de gegevens m.b.t. de fiscale schulden dynamisch worden weergegeven en er niet voorzien is in een geïnformatiseerde archivering van de gegevens, moeten de attesten binnen de twintig dagen na het uiterste indieningstijdstip opgevraagd worden, anders is het niet meer mogelijk om de gegevens op te vragen.

    Bij technische problemen met het platform kan u zich richten tot de bevoegde centrale dienst: de FOD Financiën, Algemene Administratie Inning en Invorderingen, Comptabiliteitsinspectie: telemarc@minfin.fed.be(opent in uw e-mail applicatie).

    Lees meer: Artikels 62 en 63 KB Plaatsing(opent in nieuw venster)

  • Stap 3

    Het onderzoeken van de aanvragen tot deelneming verloopt in twee stappen. Eerst dient u de ontvankelijkheid van de aanvragen te beoordelen, waarna u kunt overgaan tot de controle van de uitsluitingsgronden en het onderzoek t.b.v. de kwalitatieve selectie.

    • Valideer ontvankelijkheid

      Onderzoek of de aanvragen tot deelneming ontvankelijk zijn, zie de toelichtingstekst over de ontvankelijkheid.

      • Elke kandidaat kan slechts één aanvraag tot deelneming indienen

      • Ga na of de aanvragen tot deelneming alle vereiste gegevens en bijlagen bevat. Ontbrekende documenten kunnen eventueel worden opgevraagd, mits inachtneming van beginselen van gelijke behandeling.

    • Controle uitsluitingsgronden en kwalitatieve selectie

      • Voor opdrachten vanaf Europese drempels:

        • Controleer attest sociale schulden + mogelijkheid tot bewijs van regularisatie binnen 5 werkdagen.

        • Controleer attest fiscale schulden + mogelijkheid tot bewijs van regularisatie binnen 5 werkdagen.

        • Controleer UEA + eventuele corrigerende maatregelen.

        • Onderzoek de kwalitatieve selectie o.b.v. de door de kandidaten aangeleverde documenten (en vraag indien nodig ontbrekende documenten op).

        • Vraag alle nodige documenten m.b.t. de uitsluitingsgronden op bij de te selecteren kandidaten, en onderzoek de uitsluitingsgronden o.b.v. de zelf geraadpleegde documenten en de door de kandidaten aangeleverde documenten.

          ​​​​​​​Lees meer: Artikel 73 Wet Overheidsopdrachten(opent in nieuw venster)

      • Voor opdrachten onder Europese drempels:

        • Controleer attest sociale schulden + mogelijkheid tot bewijs van regularisatie binnen 5 werkdagen.

        • Controleer attest fiscale schulden + mogelijkheid tot bewijs van regularisatie binnen 5 werkdagen.

        • Controleer de overige uitsluitingsgronden op basis van de bij de aanvraag tot deelneming gevoegde documenten, en op basis van de opzoekingen door de aanbestedende overheid zelf.

        • Controleer eventuele corrigerende maatregelen i.k.v. uitsluitingsgronden.

        • Onderzoek of de kandidaten voldoen aan de kwalitatieve selectiecriteria. Check bij opdrachten voor werken de erkenning.

          ​​​​​​​Lees meer: Artikel 39 KB Plaatsing(opent in nieuw venster)

  • Stap 4

    Stel bij voorkeur een selectieverslag op. Dit verslag is de schriftelijke weergave van het onderzoek van de aanvragen tot deelneming. Zie: Selectieverslag.

  • Stap 5

    Stel een ontwerp van gemotiveerde selectiebeslissing op, waarin u de geselecteerden vermeldt. Gebruik het model op de website van de afdeling. Zie: Selectiebeslissing.

  • Stap 6

    Leg uw ontwerp van gemotiveerde selectiebeslissing ter ondertekening voor aan de minister of de gedelegeerde.

    Opgelet: Controleer steeds de delegatiebesluiten van toepassing op uw entiteit.

  • Stap 7

    Informeer de niet-geselecteerde kandidaten onmiddellijk na het nemen van de selectiebeslissing. Gebruik de informatiemodellen op de website van de afdeling. Vermeld in elk geval de vernietigingsmogelijkheid en de modaliteiten van de vernietigingsvordering.

    De informatieverstrekking verloopt verschillend voor opdrachten waarvan:

    • het goed te keuren bedrag hoger is dan € 143.000,- (exclusief BTW)

    • het goed te keuren bedrag niet hoger is dan € 143.000,- (exclusief BTW)

Stap 4: Maak de opdrachtdocumenten op

  • Ga na of een standaardbestek op uw opdracht van toepassing is.

    Betreft het een opdracht voor diensten, gebruik dan een van de modelbestekken.

    • Het bestek bestaat meestal uit aan aantal delen (administratief gedeelte, technische gedeelte en samenvattende opmeting of inventaris) en bijlagen (vb. modelofferteformulier, verbintenis terbeschikkingstelling middelen, UEA,...).

      Lees meer: Opbouw en structuur van het bestek.

    • Formuleer de gunningscriteria (en hun gewicht of belang) op basis waarvan de inhoudelijke waarde van de offertes zal worden beoordeeld. Bij opdrachten vanaf de Europese drempelbedragen is een weging van de gunningscriteria in elk geval verplicht. De gunningscriteria mogen niet afwijken van de in de aankondiging vermelde gunningscriteria.

      Lees meer: Gunningscriteria.

  • Leg uw ontwerpbestek voor advies voor aan de Inspectie van Financiën, indien u ook de keuze van de plaatsingsprocedure voor advies moest voorleggen.

    Lees meer: Artikel 45, § 1 en § 2, 2° BVCO 17/5/2019 (opent in nieuw venster)

    Als uw ontwerpbestek al eerder klaar is, kunt u dit gelijktijdig met uw ontwerp van principiële beslissing tot uitvoering van de opdracht en de keuze van de plaatsingsprocedure voor advies voorleggen.

  • Leg uw ontwerpbestek ter goedkeuring voor aan de minister of de gedelegeerde.

    • Controleer steeds de delegatiebesluiten van toepassing op uw entiteit
    • Indien uw ontwerpbestek al eerder klaar is, kunt u dit gelijktijdig met uw ontwerp van principiële beslissing tot uitvoering van de opdracht en de keuze van de plaatsingsprocedure ter goedkeuring voorleggen.

Stap 5: Nodig de geselecteerden uit om een offerte in te dienen

Nodig de geselecteerden gelijktijdig en schriftelijk uit tot het indienen van een offerte. Voeg het bestek bij de uitnodiging of verwijs naar de website in kwestie.

  • Nodig de geselecteerden gelijktijdig en schriftelijk uit tot het indienen van een offerte via het e-Procurementplatform. Voeg het bestek en eventuele bijlagen bij de uitnodiging. Voor meer informatie zie het.

    Lees meer: e-Procurement Helpcentrum(opent in nieuw venster).

    Bij gebruik e-tendering voor de indiening van offertes nodigt u de geselecteerden uit via e-notification. Voeg ook uw bestek toe aan de uitnodiging door het op te laden in e-notification.

    Lees meer: Handleiding e-notification(PDF bestand opent in nieuw venster).

  • Hou rekening met de minimum indieningstermijn (d.i. de termijn waarbinnen de offertes moeten worden ingediend).

    Lees meer: Overzicht indieningstermijnen.

    Opgelet:

    • De aanbestedende overheid kan de minimale ontvangsttermijn sowieso steeds met vijf dagen inkorten bij gebruik van het e-Procurementplatform voor het indienen van offertes.
    • De minimale ontvangsttermijn moet met vijf dagen worden verlengd indien alle opdrachtdocumenten niet kosteloos, vrij, volledig en rechtstreeks op het e-Procurementplatform worden ter beschikking gesteld.

Stap 6: Onderzoek en beoordeel de offertes

Na het verstrijken van de indieningstermijn ontvangt, opent en onderzoekt u de offertes.

  • De offertes worden ingediend via het e-procrurementplatform en worden geopend op het daarop voorziene ogenblik. Het proces-verbaal van opening wordt automatisch opgemaakt in het e-procrurementplatform.

    Vanaf de opening van de offertes tot en met de ondertekening van de gunningsbeslissing bent u tot geheimhouding verplicht.

    Lees meer: Artikel 13 Wet Overheidsopdrachten(opent in nieuw venster)

  • Het onderzoek van de offertes verloopt in verschillende fasen. Zo moeten de uitsluitingsgronden gecontroleerd worden en moet er een kwalitatieve selectie gebeuren. Daarnaast moeten de offertes gecontroleerd worden op regelmatigheid, om tot een finale evaluatie te komen, die eventueel tot onderhandelingen kan leiden.

Stap 7: Maak de gunningsbeslissing op

De gunning van de opdracht is de beslissing van de aanbesteder om de gekozen inschrijver aan te wijzen. De motivering van deze keuze vermeldt u in een gunningsverslag of in de gunningsbeslissing.

  • Stel bij voorkeur een gunningsverslag op. Dit verslag is de schriftelijke weergave van het onderzoek van de offertes.

    Lees meer: Het gunningsverslag

  • Stel een ontwerp van gemotiveerde gunningsbeslissing op.

    Lees meer:

  • Vraag het advies van de Inspectie van Financiën over uw ontwerp van gunningsbeslissing, indien u ook de keuze van de plaatsingsprocedure voor advies moest voorleggen.

    Lees meer: Artikel 45, § 1 en § 2, 3° BVCO 17/5/2019(opent in nieuw venster)

    Vraag steeds het advies van de Inspectie van Financiën, ongeacht het gunningsbedrag:

    • als u bij een openbare of niet-openbare procedure voorstelt de opdracht, met als enig gunningscriterium de prijs, niet aan de inschrijver met de laagste offerte te gunnen;
    • bij elke opdracht die de raming met meer dan 20% overschrijdt.

    Lees meer: Artikel 45, § 1, tweede lid BVCO 17/5/2019(opent in nieuw venster)

  • Leg uw ontwerp van gemotiveerde gunningsbeslissing ter ondertekening voor aan de minister of de gedelegeerde. De inschrijver aan wie de opdracht is gegund, is de gekozen inschrijver.

    Controleer steeds de delegatiebesluiten van toepassing op uw entiteit.

Stap 8: Informeer de inschrijvers en sluit de opdracht

Nadat de gunningsbeslissing is genomen, deelt u deze mee aan de betrokkenen en neemt u desgevallend een wachttermijn in acht. Door de sluiting van de opdracht komt de contractuele band tussen de opdrachtnemer en de overheid tot stand.

  • Informatie

    Informeer de inschrijvers onmiddellijk na het nemen van de gunningsbeslissing. Gebruik daarvoor de aangeboden de informatiemodellen. Vermeld in elk geval de vernietigingsmogelijkheid en de modaliteiten van de vernietigingsvordering.

    De informatieverstrekking verloopt verschillend voor opdrachten waarvan:

    Opmerking: Wanneer de minister of de gedelegeerde beslist om af te zien van het plaatsen van de opdracht of om een nieuwe plaatsingsprocedure uit te schrijven, moet u alle betrokken inschrijvers onmiddellijk deze beslissing meedelen. Verzend deze informatie onmiddellijk per fax, per e-mail of via de elektronische platformen bedoeld in artikel 14, §7 Wet Overheidsopdrachten, en dezelfde dag, per aangetekende zending.

    Wachttermijn

    Neem indien vereist of gewenst een wachttermijn van netto 15 dagen in acht vooraleer u tot sluiting over gaat.

    Lees meer: Wachttermijn

  • Voor de specifieke regels over de vastlegging en de procedure tot vastlegging, wendt u zich het best tot de bevoegde instanties binnen uw beleidsdomein.

  • Beteken binnen de verbintenistermijn de goedkeuring van de gekozen offerte aan de begunstigde. U doet dit per fax, e-mail of via de elektronische platformen bedoeld in artikel 14, §7 Wet Overheidsopdachten(opent in nieuw venster) en dezelfde dag ook per aangetekende zending. Gebruik daartoe het model.

    Als de verbintenistermijn dreigt te verstrijken: vraag aan de nuttigst gerangschikte inschrijvers om de geldigheid van hun offerte met x dagen te verlengen.

    Lees meer: De sluiting voor de situatie waarin u de verbintenistermijn hebt laten verstrijken zonder de opdracht te sluiten.

  • Maak inlichtingen over de opdracht bekend binnen 30 dagen na de sluiting ervan. Deze bekendmaking a posteriori is verplicht voor alle opdrachten.

    Vul daartoe het Europees bekendmakingsmodel online in via het e-procurementplatform van de federale overheid(opent in nieuw venster).

    Lees meer: Aankondiging van de gegunde opdracht.

Heb je vragen over onze dienstverlening? Contacteer dan Facilipunt.

Werk je bij de Vlaamse overheid en wil je op de hoogte gehouden worden van ervaringen, goede praktijken, instrumenten en het laatste nieuws over overheidsopdrachten binnen de Vlaamse overheid? Abonneer je dan snel!

Ik wil nieuws ontvangen