Gedaan met laden. U bevindt zich op: Melding indienen over het Gebouwenregister Gebouwen- en adressenregister

Melding indienen over het Gebouwenregister

Het Gebouwenregister is de authentieke gegevensbron voor gebouwen en gebouweenheden in het Vlaamse Gewest en wordt gebruikt bij de opmaak van EPC’s. In geval de informatie over de afbakening van een gebouw of eenheid niet correct is in het Gebouwenregister, moet een melding worden ingediend bij het VEKA. Hoe een melding moet worden opgesteld, leest u in het stappenplan hieronder.

Bevriezingsperiode in het Gebouwenregister

Tussen 2 december 2024 en 3 januari 2025 is er een ‘bevriezingsperiode’ voorzien voor het Gebouwenregister. Als u tijdens deze periode wijzigingen aanvraagt aan het Gebouwenregister, dan zullen die niet zichtbaar worden in de energieprestatiedatabank. EPC’s waarvoor deze wijzigingen noodzakelijk zijn, zal u daardoor pas na deze bevriezingsperiode kunnen indienen.

Het gaat het om de volgende wijzigingen:

  • Aanpassingen aan de intekening van gebouwen: gebouwen samenvoegen, splitsen of aanpassen van de contouren. Dit geldt voor alle gemeentes in Vlaanderen.
  • Aanpassing aan de gebouweenheden: toevoegen of verwijderen van gebouweenheden. Dit geldt alleen in gemeentes die vanaf januari 2025 deel zullen uitmaken van een nieuwe fusiegemeente.
  • Alle overige aanpassingen, zoals adressen toevoegen of koppelingen tussen adres en gebouweenheid aanpassen, zijn eveneens niet mogelijk in gemeentes die vanaf januari 2025 deel zullen uitmaken van een nieuwe fusiegemeente.

Tussen 2 december 2024 en 3 januari 2025 kunt u deze wijzigingen nog doorgeven via het aanvraagformulier, maar de wijzigingen zullen pas na deze periode zichtbaar worden in de energieprestatiedatabank.

Als u tijdens het plaatsbezoek vaststelt dat de indeling in gebouwen of gebouweenheden moet aangepast worden, mag u het EPC pas indienen nadat dit werd rechtgezet. Hou er dus rekening mee dat u door deze bevriezingsperiode bepaalde opdrachten pas definitief zal kunnen indienen vanaf januari 2025.

Ontbrekende gegevens of fouten in het Gebouwenregister?

Een EPC kan slechts opgemaakt worden voor een gebouweenheid als de eenheid beschikbaar is in het Gebouwenregister. Hetzelfde geldt voor appartementsgebouwen. Er moet dus steeds gecontroleerd worden of het Gebouwenregister strookt met de werkelijkheid, anders kan en mag het EPC niet opgemaakt worden.
De energiedeskundige gaat dit best na vooraleer op plaatsbezoek te gaan.

Als er gegevens ontbreken, adressen verkeerd gekoppeld zijn of gebouwen verkeerd afgebakend zijn, moet er contact opgenomen worden met het VEKA via het meldingsformulier.

Een melding kan pas behandeld worden als alle nodige gegevens worden overgemaakt. Volg het stappenplan hieronder om een correcte melding in te dienen.

Dien slechts 1 melding in
  • Soms dienen meerdere betrokken personen, zoals de energiedeskundige, de eigenaar of de immo-makelaar, gelijktijdig een aanvraag in voor een wijziging. Dit kan zorgen voor verwarring bij het doorsturen van informatie naar de gemeente. Maak dus duidelijke afspraken over wie de aanvraag indient en dien deze slechts eenmaal in.
  • Sommige personen nemen naast de aanvraag via het VEKA ook rechtstreeks contact op met de gemeente. Hierdoor kunnen er 2 procedures naast elkaar opgestart worden. Om dit te vermijden hebben het VEKA en de gemeenten afgesproken dat alle aanvragen via het VEKA verlopen.
  • Stap 1

    Vermeld het adres en de ontbrekende of foutieve gegevens

    Beschrijf de ontbrekende of foutieve gegevens zo volledig mogelijk:

    • welke busnummers ontbreken?
    • welke gebouwen/adressen moeten opgedeeld of samengevoegd worden?

    Licht ook toe waarom de gegevens niet correct zijn:

    Hoe duidelijker en vollediger de melding, hoe vlotter de behandeling van de aanvraag zal zijn.

  • Stap 2

    Voeg de nodige argumentatie toe

    • voor ontbrekende of een teveel aan gebouweenheden:
      een situatieschets of plan van elke verdieping met aanduiding van circulatie (toegangen, interne circulatie) en voorzieningen (bijvoorbeeld bij residentiële eenheden: keuken, badkamer, toiletten)
    • voor foutieve gebouwafbakening:
      plannen van de werkelijke indeling van de gebouwen.
  • Stap 3

    Voeg een foto van de voorgevel(s) toe

  • Stap 4

    Toewijzing van de melding

    De melding wordt door VEKA vervolgens via een uniform platform toegewezen aan de verantwoordelijke stad of gemeente of aan Digitaal Vlaanderen.

    De gemeente kijkt na of aanpassingen in het Gebouwenregister noodzakelijk en mogelijk zijn. Dit hangt o.a. af van interne reglementeringen, vergunde situatie…

    De gemeente doet het nodige en contacteert het VEKA.

    Er is afgesproken met de gemeenten dat zij deze aanvragen binnen de 10 werkdagen behandelen. Bij sommige gemeenten kan dit toch langer duren. Hou hier rekening mee en dien tijdig de aanvraag in.

  • Stap 5

    Het VEKA stuurt een melding aan de indiener van de melding

    Eenmaal de aanpassingen in het Gebouwenregister zijn uitgevoerd, zijn de wijzigingen ook beschikbaar in de Energieprestatiedatabank en ontvangt de indiener van de melding een bericht van het VEKA.

    • Werden de wijzigingen doorgevoerd, dan kan het EPC opgesteld worden.
    • Als de wijzigingen niet werden doorgevoerd, wordt de motivatie van de gemeente overgemaakt.

Aanvraag wijziging Gebouwenregister

Via deze knop komt u terecht op het meldingsformulier waar u het probleem kunt omschrijven en uw foto’s en plannen opladen.

Melding indienen opent in nieuw venster

Vaak voorkomende meldingen

  • Een busnummer ontbreekt voor een winkel op het gelijkvloers van een appartementsgebouw.
  • Twee gebouwen staan op de kaart aangeduid als één gebouw. Voor de opdeling in 2 gebouwen is er voldaan aan de indicatieve criteria en beslissingsregels, zoals moet worden aangetoond met schetsen.
  • Een herenhuis is opgedeeld in meerdere wooneenheden, maar er zijn geen aparte busnummers.

EPC Gemeenschappelijke Delen: wel of geen melding nodig?

Mogelijke situaties

  • Het adres ontbreekt.
    • De gemeente kent niet altijd een adres toe aan de gemeenschappelijke delen van een gebouw. Elk gebouw krijgt wel een gebouwID.
    • Er is geen melding nodig.
    • Werkwijze: U kunt het gebouw selecteren via de kaart. Bij de gebouweenheid wordt het gemeenschappelijk deel aangeduid.
  • Er zijn meerdere adressen gekoppeld aan één gebouw
    • Bijv. meerdere ingangen of hoekgebouwen.
      Alle adressen van eenzelfde gebouw hebben altijd eenzelfde uniek ID. Er is geen melding nodig (op voorwaarde dat de gebouwafbakening correct is).
    • Werkwijze: Bij de gebouweenheid selecteert u het laagste huisnummer (bij meerdere huisnummers) of één van de straatnamen.
  • De EPC software geeft aan dat er geen gemeenschappelijk deel beschikbaar is aangezien er slechts één gebouweenheid in het gebouw gekend is. U gaat na of er al dan niet meerdere gebouweenheden aanwezig zijn.
    • Is er slechts 1 wooneenheid aanwezig, dan moet er geen EPC GD opgemaakt worden en is er geen melding nodig.
    • Er is 1 wooneenheid en 1 kleine niet-residentiële eenheid. Er moet geen EPC GD opgemaakt worden. Er zijn echter wel 2 EPC’s nodig voor de residentiële en de (kleine) niet-residentiële eenheid. Er moet dus wel een melding gemaakt worden over de ontbrekende busnummers.
      Werkwijze: U volgt hiervoor bovenstaand stappenplan.
    • Indien er minstens twee wooneenheden aanwezig zijn, is een melding nodig. Er moet immers een EPC GD opgemaakt worden en aparte EPC’s voor de eenheden.
      Werkwijze: U volgt hiervoor bovenstaand stappenplan.
  • Er is een gemeenschappelijk deel aanwezig in de energieprestatiedatabank, maar het gebouw bevat slechts 1 wooneenheid en 1 kleine niet-residentiële eenheid.
    • Als er meer dan 1 gebouweenheid aanwezig is in een gebouw, wordt er automatisch ook een gemeenschappelijk deel aangemaakt, ongeacht de bestemming van deze eenheden en of er een EPC Gemeenschappelijke Delen nodig is.
    • Er is geen melding nodig.

Voor u op plaatsbezoek vertrekt, voert u dus best een vooronderzoek uit:

  • Ga na of het meerdere eenheden betreft: hebben de eenheden een eigen afsluitbare toegang en de nodige voorzieningen om zelfstandig te functioneren?

  • Controleer in de Energieprestatiedatabank welke adressen gekoppeld zijn aan de eenheden.

  • Vraag na bij de eigenaar of gemeente op welke manier de eenheden vergund zijn.

  • Zo vermijdt u dat u een woning ter plaatse inspecteert waarvoor u geen EPC kunt opmaken.