• Formuleer het beleidsdoel zo helder mogelijk.
• Denk nog niet na over de communicatiedoelstellingen. Hou het beleidsdoel voor ogen.
• Formuleer het doel in de vorm: ‘Hoe kunnen we…’
• Maak het beleidsdoel concreet genoeg, maar verwerk geen oplossingen in de formulering.
• Welk effect wil ik bereiken? Tegen wanneer?
• Wanneer is mijn doel geslaagd en hoe zal ik dat meten?

Resultaat: Een helder beleidsdoel waarover het projectteam het eens is.

• Wat kan er fout lopen? Welke meevallers kunnen we hebben?
• Verken vooral de factoren waar je nog enigszins invloed op hebt.
• Probeer vooral de context van het beleidsvraagstuk beter te begrijpen.
• Overloop ten slotte de factoren uit de samenleving waar je zelf geen vat op hebt, maar sta er niet te lang bij stil.
• Hou ook rekening met bepaalde restricties of kansen die de timing en het budget met zich meebrengen.

Resultaat: Een overzicht van hefbomen en drempels die het project kunnen doen slagen of mislukken.

• Hou rekening met wie er betrokken is bij het beleidsvraagstuk en kijk verder dan de ‘usual suspects’.
• Denk na vanuit zoveel mogelijk relevante invalshoeken en noteer alle mogelijke betrokken organisaties, formele of informele netwerken en individuen.
• Heb zeker ook aandacht voor de personen die mee helpen communiceren of die goedkeuring moeten geven voor de communicatie-uitingen.
• Zijn er mensen in de samenleving waar je op het eerste zicht geen rekening mee hebt gehouden?
• Lijst de personen en organisaties enkel op, je hoeft nog niet te noteren hoe ze betrokken zijn of hoe de beïnvloeding gebeurt.

Resultaat: Een lijst van alle actoren.

Afhankelijk van de situatie kan je de vraag op verschillende manieren beantwoorden.

1. Zijn er veel verschillende standpunten en belangen?
   • Breng in kaart welke gemeenschappelijke belangen actoren met diverse standpunten koesteren en welke alternatieve oplossingen bespreekbaar zijn.
2. Zijn er grote verschillen in de invloed of het belang?
   • Breng in kaart wie invloed heeft of macht en in welke mate en hoe groot hun belang is in het project.
3. Zijn er veel tegenstrijdige belangen?
   • Breng in kaart voor wie het nieuwe beleid of project voordelen of nadelen biedt.
4. Zijn er zo veel actoren dat het praktisch niet mogelijk is om ze allemaal te betrekken bij het project?
   • Breng de onderlinge relaties van de actoren in kaart. Misschien kan je intermediairen vinden.

Resultaat:

• Bij 1, 2 en 3: een overzicht van hoe de actoren tegen het project aankijken
• Bij 4: een schema van hoe je eventueel bepaalde actoren kan bereiken via andere actoren.

• Verdeel de actoren over 4 rollen (actoren kunnen meerdere rollen hebben)
  • Beïnvloeders = Personen of organisaties die invloed willen uitoefenen op het project of beleidsvraagstuk.
  • Beslissers = Personen of organisaties die beslissingen nemen over het beleid of het project of die vanuit hun rol als beslisser de gevolgen van beleidsbeslissingen dragen.
  • Uitvoerders = Personen of organisaties die instaan voor de uitvoering van het beleid of project.
  • Gebruikers = Personen of organisaties voor wie het beleid bedoeld is of die de gevolgen van het project zullen dragen.
• De invulling zal waarschijnlijk nog veranderen naargelang het project vordert.

Resultaat: Een indeling om te bepalen welke actoren op welk moment in het project van belang zijn.

• Breng niet de huidige situatie, maar de gewenste situatie in kaart, waar je naartoe wilt werken. Blijf realistisch: de gewenste situatie moet haalbaar zijn.
• Geef voor alle actoren uit vraag 5 aan wie er moet meebepalen, meewerken, meedenken of meeweten.
  • Meebepalen = De actoren die mee beslissingen over het beleid of het project nemen. Ze vormen samen het projectteam of de stuurgroep.
  • Meewerken = De actoren die meewerken aan het beleidsproject. Ze staan dicht bij het projectteam.
  • Meedenken = In deze cirkel plaats je de actoren die het projectteam nuttige ideeën of suggesties kunnen geven. Ze leveren een noodzakelijke (externe) inhoudelijke inbreng.
  • Meeweten = De actoren die geen actieve maar een passieve rol spelen in het beleidsproject. Deze groep actoren heeft behoefte aan informatie. Het is dus van belang hen op de hoogte te houden.
• De invulling zal waarschijnlijk nog veranderen naargelang het project vordert.

Resultaat: Je weet welke actoren je nauwer of minder nauw bij het project moet betrekken.

• Breng de interactieplaatsen in kaart waar je actoren zich bevinden.
• Ga op zoek naar de interactieplaatsen waar over het beleidsonderwerp gediscussieerd wordt. Dat kunnen zowel reële als virtuele interactieplaatsen zijn, bijvoorbeeld blogs, vaste vergaderingen, media, de koffieruimte, de schoolpoort, Facebookgroepen …
• Probeer zicht te krijgen op wie wat waar zegt over het onderwerp en pik zo goed mogelijk alle signalen op, ook zwakke signalen.

Resultaat: Je weet waar de actoren nu al over het onderwerp praten en wie wat zegt.

• Formuleer een gezamenlijke kernboodschap die onzekerheid of verwarring voorkomt bij al degenen die op het project werken en die de communicatie verzorgen, van beleidsmakers tot onthaalmedewerkers.
• Zorg dat de kernboodschap een antwoord biedt op de zaken waar de actoren van wakker liggen. Grijp terug naar je antwoord op vraag 4.
• Maak de kernboodschap niet te lang. Voorzie per actor een aanvulling als dat nodig blijkt, maar hou de kernboodschap helder.
• Door het formuleren van de kernboodschap kunnen er zwakkere of weinig uitgewerkte elementen van het beleidsidee naar boven komen. Het projectteam moet die onder ogen zien en oplossen.
• Gebruik woorden die alle actoren begrijpen.
• Hanteer een toon en sfeer die bij het project past.
• Formuleer als dat nodig is nieuwe kernboodschappen terwijl het project vordert.

Resultaat: Een heldere kernboodschap die ervoor zorgt dat iedereen met dezelfde stem spreekt en die een antwoord biedt op de belangrijkste vragen van de actoren.

• Bepaal op welk moment welke actoren van belang zijn. Grijp terug naar je antwoord op vraag 5 en vraag 6. Aandachtspunten:
  • Beïnvloeders: willen vanaf de start nauw betrokken worden en zijn vaak sterk georganiseerd. Beschouw hen als volwaardige gesprekspartners en houd rekening met hun argumenten.
  • Beslissers: hebben nood aan volledigheid en overzicht. Ze hebben meestal veel voorkennis waardoor ze niet altijd realistisch omgaan met de kennis van andere actoren.
  • Uitvoerders: hebben vooral nood aan duidelijke taakinformatie en overzicht. Er moet ook voldoende communicatie en coördinatie zijn tussen uitvoerders onderling.
  • Gebruikers: willen vooral weten wat de gevolgen van een beleid voor hen betekenen. Ze hebben nood aan tijdige, duidelijke, relevante en praktische informatie.
• Bepaal de manier waarop de actoren op dat moment moeten betrokken moeten worden bij het project. Grijp terug naar je antwoord op vraag 6.
• Bepaal welke interactieplaats hiervoor geschikt is. Grijp terug naar je antwoord op vraag 7.
• Bepaal de inhoud van de boodschap. Grijp terug naar je antwoord op vraag 4 en vraag 8.
• Bepaal de vorm van de boodschap. Grijp terug naar je antwoord op vraag 6. Mogelijke vormen:
  • Meedenken:
    • praatcafé / focusgroepen
    • (online) enquête
    • brainstormsessies
    • klankbordgroep
    • expert- of burgerpanel
    • excursie of plaatsbezoek
  • Meebepalen
    • werkgroep
    • ontwerpatelier
    • brainstorming
    • (e-)participatiemomenten
  • Meewerken
    • stuurgroep- of projectgroepvergadering
    • bewonersbudget
    • stemming
    • randvoorwaarden
  • Meeweten
    • brief
    • mail
    • brochure
    • infokrant
    • website /intranet
    • redactionele aandacht
    • informatievergadering
    • persoonlijk gesprek
    • video
    • infotentoonstelling
• Naarmate het beleidsproces of het project vordert, kun je het overzicht aanpassen en kun je eventueel vorige stappen bijwerken.

Resultaat: Een communicatieplan.