Volmachten voor ondernemingen
Vanaf 03/12/2019 werkt Portaal Fiscaliteit niet langer met volmachten in eigen beheer, maar met volmachten uit het Centraal Gebruikersbeheer (CGB). Dit volmachtensysteem is enkel van toepassing voor ondernemingen.
Stappenplan bij een eerste registratie:
Opmerking:
- Ondernemingen die al gekend zijn in het CGB moeten niet alle stappen doorlopen.
- Problemen met het aanmelden in naam van een organisatie worden afgehandeld door 1700 (het gratis infonummer van de Vlaamse Overheid).
- Stap 1
- ga naar csam.be en ga naar BEHEER DER TOEGANGSBEHEERDERS (BTB)
- enkel de wettelijke vertegenwoordiger van de onderneming (meestal is dit de zaakvoerder), zoals die gekend is in de KBO-databank, kan aan de hand van het ondernemingsnummer de onderneming registreren en zichzelf (of iemand anders) aanstellen als hoofdtoegangsbeheerder
- Stap 2
- op het einde van de registratie in BTB kan de wettelijke vertegenwoordiger doorklikken naar het CGB
- of men kan zich op een later moment aanmelden op gebruikersbeheer.vlaanderen.be
- de wettelijke vertegenwoordiger heeft onmiddellijk alle volmachten/rechten en kan dus gebruikmaken van Portaal Fiscaliteit (zie stap 3)
om iemand anders een volmacht te geven:
- de wettelijke vertegenwoordiger moet zichzelf opzoeken in het CGB en aan zichzelf (of iemand anders) het recht “hoofd lokale beheerder” toekennen
- de lokale beheerder zoekt vervolgens een andere gebruiker op (dit kan iemand binnen of buiten de onderneming zijn) en koppelt die aan de onderneming
- de lokale beheerder kent ten slotte het gebruikersrecht “Mijn dossier Vlaamse Belastingdienst Gebruiker” toe aan de gebruiker en selecteert de belasting(en) waarvoor het gebruikersrecht verleend wordt
- op het einde van de registratie in BTB kan de wettelijke vertegenwoordiger doorklikken naar het CGB
- Stap 3
- de wettelijke vertegenwoordiger of lokale beheerder en de gebruiker kunnen aanmelden op Portaal Fiscaliteit
- vanuit Portaal Fiscaliteit kan worden doorgeklikt naar het CGB
- het beheer van de volmachten gebeurt in het CGB
- de lokale beheerder kan voor de onderneming gebruikers toevoegen/verwijderen en gebruiksrechten toekennen/verwijderen
Startscherm
Klik op centraal gebruikersbeheer om als wettelijke vertegenwoordiger van een onderneming aan te melden op het Centraal Gebruikersbeheer en de volmachten te beheren:
- verschijnt de foutmelding dat u niet beschikt over de rechten om aan te melden, zie Volmachtensysteem
- problemen met aanmelden worden afgehandeld door 1700 (het gratis infonummer van de Vlaamse Overheid)
- Klik op zelfregistratiepagina om een volmacht te vragen voor een onderneming:
- Voor volmachten van een natuurlijk personen: ga naar Volmacht aanvragen en Volmacht toekennen.
Volmacht aanvragen
- Ga op de startpagina naar Mijn volmachten.
- Klik op Volmachten beheren.
- Klik op Volmacht aanvragen:
- geef de naam in van de volmachtgever
- selecteer de belastingen
- klik op Aanvraag versturen
Vraag toestemming aan de volmachtgever om zijn contactgegevens te delen.:
- klik op Verzend mail en verstuur de e-mail naar de volmachtgever
De volmachtaanvraag krijgt de status aangemaakt:
De volmachtgever ontvangt een e-mail.:
- de volmachtgever klikt op de link in de e-mail
- na aanmelding met eID moet hij de naam van de volmachtvrager invoeren en klikken op Aanvaarden en OK
De volmachtvrager krijgt een notificatie en moet de aanvraag voltooien.:
- ga naar Mijn notificaties en selecteer de volmachtaanvraag
- klik op Bevestigen
In het overzicht krijgt de volmachtaanvraag de status Bevestigd:
De volmachtgever krijgt voor elke belasting waarvoor een volmacht aangevraagd werd een notificatie.:
- dit is terug te vinden onder Mijn notificaties
- selecteer elke volmachtaanvraag individueel
- klik telkens op Bevestigen
Bij gekregen volmachten staat een overzicht van de aangemaakte en bevestigde aanvragen.:
- klik op v voor een detail van de volmacht
- klik op / om een volmacht te verwijderen of aan te vragen
- klik op x om alle volmachten en de toestemming om de contactgegevens te raadplegen te verwijderen
- de volmachtdrager krijgt hiervan een melding
Volmacht toekennen
- Ga op de startpagina naar Mijn volmachten.
- Klik op Volmachten beheren.
- Klik op Volmacht toekennen.:
- geef de naam in van de volmachtdrager
- selecteer de volmachten
- klik op Aanvraag versturen
Vraag toestemming aan de volmachtdrager om zijn contactgegevens te delen.:
- klik op Verzend mail
- de link wordt automatisch overgenomen in de te versturen e-mail
- verstuur de e-mail naar de volmachtgever en klik op Sluiten
In het overzicht heeft de volmachttoekenning de status Aangemaakt.
De volmachtdrager ontvangt de e-mail.:
- als de volmachtdrager de link in de e-mail aanklikt, moet hij zich aanmelden met zijn eID
- hierna moet de volmachtdrager zijn naam invoeren
- hiermee geeft de volmachtdrager toestemming om zijn contactgegevens te gebruiken
- de volmachtdrager klikt op Aanvaarden en op OK
De volmachtdrager geeft toestemming om contactgegevens uit te wisselen.:
- de volmachtgever krijgt hiervan een notificatie en moet de toekenning voltooien
- ga naar Mijn notificaties en selecteer de volmachttoekenning
- klik op Bevestigen
De volmachtdrager ontvangt hiervan een notificatie:
- ga als volmachtdrager naar Mijn notificaties
- selecteer elke volmachttoekenning apart
- klik telkens op Bevestigen
Bij gegeven volmachten staat een overzicht van de aangemaakte en bevestigde aanvragen.: