Toegang tot bestuursdocumenten aanvragen: procedure

U kunt bestuursdocumenten opvragen door een e-mail of brief te sturen naar de overheidsinstantie die het bestuursdocument bezit, of via een webformulier als dat beschikbaar is. Bestuursdocumenten telefonisch aanvragen is niet mogelijk.

Inhoud aanvraag

Vermeld in uw aanvraag

over welke bestuursdocumenten het gaat (omschrijf het document zo exact mogelijk)
wat u precies wilt:
- inzage van de documenten
- uitleg bij de documenten
- een kopie of afschrift van de documenten.
uw naam en postadres. De vermelding van alleen uw e-mailadres is onvoldoende.
Als het gaat om informatie van persoonlijke aard, moet u aantonen dat u rechtstreeks en persoonlijk in uw rechtssituatie geraakt wordt. Voor alle andere bestuursdocumenten hoeft u geen belang aan te tonen.

Verder verloop aanvraag

Stap 1
Registratie van uw aanvraag
U krijgt geen ontvangstmelding van uw aanvraag. Uw verzoek wordt wel onmiddellijk in een register genoteerd bij de overheidsinstantie, met de datum van ontvangst.
Stap 2
Beslissing over uw aanvraag
U krijgt een schriftelijk antwoord via e-mail of brief binnen 20 kalenderdagen na de ontvangst van uw aanvraag. De betrokken instantie kan die termijn verlengen tot 40 dagen als dat nodig is om uw aanvraag te toetsen aan de uitzonderingen.
Als de betrokken dienst maar een deel van de door u gevraagde documenten openbaar maakt, dan moet die dienst:
dat uitdrukkelijk vermelden en motiveren
zo veel mogelijk aangeven op welke plaatsen informatie is weggelaten in de documenten
Als de betrokken dienst uw aanvraag (gedeeltelijk) afwijst, dan wordt daarbij vermeld dat u in beroep kunt gaan.
Stap 3
Uitvoering van uw aanvraag
Na een positieve beslissing krijgt u zo snel mogelijk toegang tot de gevraagde informatie: uiterlijk 20 kalenderdagen na de ontvangst van uw aanvraag. De betrokken dienst kan die termijn verlengen tot 40 kalenderdagen als dat nodig is om de gevraagde informatie te verzamelen.
Inzage en uitleg
Om documenten in te kijken spreekt u een plaats en tijdstip af met de betrokken dienst. U hebt het recht op voldoende tijd om de documenten te raadplegen. De inzage van documenten en de bijbehorende uitleg zijn altijd gratis.
Kopieën
Bij de Vlaamse administratie zijn kopieën altijd gratis. Andere overheidsdiensten kunnen een vergoeding vragen, op voorwaarde dat:
het bedrag vooraf is vastgesteld, bijvoorbeeld door een:
beslissing van de gemeenteraad
besluit van de raad van bestuur van een agentschap.
het een redelijke kostprijs is, waarbij personeelskosten niet mogen worden aangerekend.