Toelating, vergunning of huurovereenkomst voor de organisatie van een evenement op of langs een bevaarbare waterweg

De organisator moet altijd een aanvraag voor een evenement indienen in geval van één of meerdere van onderstaande situaties.

1. De organisator wil signalisatie plaatsen.
2. De organisator wil de afsluiting van het jaagpad aanvragen.
3. De organisator wil een stremming of beperking van het scheepvaartverkeer aanvragen.
4. De organisator verwacht hinder voor het scheepvaartverkeer en/of andere waterweggebruikers (zoals trager varen, uiterst stuurboordwal varen, …).
5. De organisator wil bijkomende bediening aanvragen van sluizen en/of beweegbare bruggen buiten de reguliere bedieningstijden of regelgeving.
   (In principe worden de bruggen en sluizen niet bediend buiten de reguliere bedieningsuren of regelgeving. Op VisuRIS vindt u de bedieningsuren van alle beweegbare bruggen en sluizen(opent in nieuw venster). In uitzonderlijke gevallen kan het echter wenselijk zijn om bediening buiten de reguliere bedieningsuren of regelgeving van een sluis of beweegbare brug aan te vragen.)
6. De organisator wil het gebruik van het terrein (grond) van De Vlaamse Waterweg nv aanvragen.
7. Er wordt een wedstrijd georganiseerd.

Als een activiteit wordt gepland met door spierkracht voortbewogen kleine schepen (kano, kajak, roeiboten, SUP) wordt de bovenstaande lijst uitgebreid met 2 bijkomende situaties:

8. de organisator wil de activiteit laten plaatsvinden op locaties waar binnen de geldende regels niet met ‘met spierkracht voorbewogen schepen’ gevaren mag worden, zoals bijvoorbeeld op de Beneden-Zeeschelde en in snelvaartvakken (zie Waar mag je kanovaren, kajakken, roeien of suppen?(opent in nieuw venster))
9. de organisator verwacht meer dan 20 deelnemende vaartuigen (met uitzondering van reguliere trainingen in eigen club).

Ten slotte moet elke activiteit die zwemmen omvat, aangevraagd worden, aangezien zwemmen in de regel verboden is.
Bij ‘Uitzonderingen’ hieronder staat opgelijst welke activiteiten niet als een ‘evenement’ worden beschouwd.

• Indien u voor de organisatie van het evenement ook een toelating voor het rijden op het jaagpad wilt aanvragen, dan kunt u dit meteen doen bij de aanvraag voor het evenement. U hoeft daarvoor dus geen aparte jaagpadtoelating aan te vragen. De jaagpadtoelatingen in het kader van een evenement worden tot een uiterst minimum beperkt.
• Als het een niet-commercieel evenement betreft, kan een toelating of vergunning verkregen worden, waarvoor geen retributie betaald moet worden. Aan een toelating of vergunning worden wel altijd een aantal algemene en specifieke voorwaarden verbonden. De algemene voorwaarden van een vergunning staan in het in het Retributiebesluit (art. 5-15)(PDF bestand opent in nieuw venster). In de vergunning worden, indien nodig, ook de nodige specifieke voorwaarden opgenomen.
• Als het een commercieel evenement betreft, kan een huurovereenkomst tussen de aanvrager en De Vlaamse Waterweg nv worden opgemaakt, waarin de voorwaarden worden opgenomen. Voor de tarieven, zie ‘Bedrag’.

Wat wordt verstaan onder ‘commercieel evenement’?

Een evenement wordt als commercieel aanzien wanneer (niet cumulatief):

• inkom of deelnamevergoeding wordt gevraagd
• drank, voeding of goederen worden verkocht

tenzij in het geval van een:

• benefietactie waarbij de winst van het evenement integraal aan een goed doel wordt geschonken
• evenement waarbij kan worden aangetoond dat de inkomsten uit eventuele verkoop of toegangsgeld volledig worden aangewend
  • voor de organisatie van het evenement zelf
  • en/of voor de dagelijkse werking van een sportieve of culturele vereniging.

• Dien uw aanvraag online in via het e-loket van De Vlaamse Waterweg nv(opent in nieuw venster).
• Doe de aanvraag het minimaal 3 maanden vóór het evenement.
• De Vlaamse Waterweg nv zal elke aanvraag onderzoeken en indien mogelijk
  • voor een niet-commercieel evenement een toelating of vergunning afleveren
  • voor een commercieel evenement een huurovereenkomst opmaken.

• Als De Vlaamse Waterweg nv oordeelt dat het een niet-commercieel evenement betreft, kan een toelating of vergunning verkregen worden, die vrijgesteld is van retributies.
• Als De Vlaamse Waterweg nv oordeelt dat het een commercieel evenement betreft, kan een huurovereenkomst afgesloten worden, waarbij volgende tarieven van toepassing zijn:
  

• De vermelde tarieven worden jaarlijks geïndexeerd.
• Op de website van de Vlaamse Waterweg nv vindt u meer informatie over de (gedeeltelijke) doorrekening voor de dagen van op- en afbouw.

Deze activiteiten worden niet beschouwd als een evenement:

• activiteit met besloten karakter (trouwfeest, bedrijfsfeest, …)
• foodtruck
• ijskraam
• opname voor film of tv
• tijdelijke plaatsing van kunstvoorwerpen.

Voor dit soort activiteiten moet u (minimaal 30 dagen op voorhand) een ‘vergunning voor privatief gebruik van openbaar domein’ aanvragen.